Stosunek podległości służbowej łączący pracownika z pracodawcą nie oznacza, że ten drugi może swobodnie dysponować danymi osobowymi tego pierwszego. Oczywiście są przypadki, gdy bez zgody pracownika przełożony może wykorzystać jego imię, nazwisko, określenie stanowiska służbowego lub adres poczty elektronicznej. Przykładowo zakład pracy ma prawo publikować wspomniane dane na stronie internetowej firmy. Te informacje o pracowniku są bowiem ściśle związane z jego życiem zawodowym i wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych. Inny przykład. Szef może zobowiązać pracowników przebywających na terenie zakładu pracy do noszenia imiennych identyfikatorów. Stosowne zapisy na ten temat mogą znaleźć się w wewnętrznych aktach prawnych wydanych przez pracodawcę.

Odnosząc się wprost do przykładu , trzeba zauważyć, że skoro przełożony może wysłać pracownika na szkolenie, to ma on również prawo przekazać firmie szkoleniowej dane podwładnego niezbędne do zrealizowania kursu, np. wystawienia zaświadczenia o jego ukończeniu. Jednak wyrażenie przez przełożonego zgody na przetwarzanie danych podwładnego w celach marketingowych, w tym przesyłanie informacji handlowych, wykracza poza zakres możliwego dysponowania informacjami o pracowniku bez zgody tego ostatniego. Oznacza to, że w opisanej sytuacji pracodawca uchybił przepisom. W konsekwencji naruszenia dopuszcza się również firma szkoleniowa, która przesyła do pracownika imiennie adresowane oferty swoich usług (patrz opinia eksperta).

Warto również zaznaczyć, że w opisywanej sytuacji firma szkoleniowa nie może się powoływać na prawo wykorzystania danych osobowych kursanta w celu marketingu własnych usług. Taka możliwość, bez zgody zainteresowanego, istnieje wówczas, gdy przedsiębiorstwo reklamuje usługi i produkty swoim klientom, z którymi łączą je umowy. Uprawnienie przysługuje przedsiębiorcy do czasu zgłoszenia przez drugą stronę kontraktu sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych. Problem polega na tym, że gdy to pracodawca wykupuje szkolenie dla swojego pracownika, to podwładny nie staje się stroną takiej umowy. Kontrakt zawierają bowiem zakład pracy i firma szkoleniowa. W efekcie ta ostatnia nie może posługiwać się danymi osobowymi kursanta w oparciu o przywołaną zasadę.

W opisanej sytuacji można domagać się od firmy szkoleniowej zaprzestania bezprawnego wykorzystywania informacji na jego temat. Przedsiębiorstwo powinno niezwłocznie wstrzymać przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych. Gdy to nie nastąpi, zainteresowany może zwrócić się o pomoc do generalnego inspektora ochrony danych osobowych, który jako organ administracji publicznej może zobowiązać firmę do respektowania przepisów. Dodatkowo, jako że dane osobowe są dobrem osobistym człowieka,pracownik na drodze sądowej ma prawo żądać za naruszenie swojej prywatności zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazaną inicjatywę społeczną, choć wywalczenie pieniędzy jest trudniejsze niż osiągnięcie pierwszego celu, ponieważ w dużej mierze zależy od oceny całej sytuacji przez sąd.

OPINIA EKSPERTA

Zgoda – na przetwarzanie danych osobowych, na otrzymywanie informacji handlowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej itp. – jest zawsze zgodą na ingerencję w prawnie chronioną sferę prywatności. Może ją więc wyrazić tylko ten, czyjej prywatności dotyczy; innymi słowy, dysponent chronionego dobra. Może to zrobić sam albo przez osobę lub osoby działające w jego imieniu: przez pełnomocnika lub przedstawiciela ustawowego (dzieci).

Pracodawca nie może więc wyrazić zgody na przesyłanie na służbowego e-maila pracownika przez firmę zewnętrzną ofert marketingowych dotyczących szkoleń, z wyjątkiem sytuacji, gdy podwładny go do tego upoważni. Fakt oddania pracownikowi do dyspozycji służbowego adresu poczty elektronicznej nie oznacza, że pracodawca może podejmować decyzje o ingerowaniu w prywatność tego pracownika – z wyjątkiem oczywiście sytuacji, w których interes pracodawcy przeważa nad interesem pracownika. Tak będzie np. w sytuacji kontroli przez pracodawcę służbowych e-maili pracownika – ale to jest związane z samym stosunkiem pracy, z prawem pracodawcy do kontrolowania pracownika. Jednak w przypadku ewentualnej zgody na otrzymywanie przekazów reklamowych na służbowy adres poczty elektronicznej taka sytuacja nie zachodzi.

Jeśli wbrew powyższemu pracodawca udzielił takiej zgody, to nie wywołuje ona skutków prawnych – nie istnieje w sensie prawa. Ten, kto wysyła e-maile na podstawie takiej zgody, robi to na własne ryzyko, a pracownik może dochodzić ochrony swoich dóbr osobistych nawet przed sądem powszechnym.

Podstawa prawna Art. 1, art. 7 pkt 5, art. 23, art. 26, art. 32, art. 35, art. 49 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 922). Art. 23, art. 24 par. 1, art. 448 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.).