W maju i czerwcu w zdecydowanej większości spółek z ograniczoną odpowiedzialnością odbywają się coroczne zwyczajne zgromadzenia wspólników. Jakie najczęstsze błędy popełniane są podczas przygotowywania tych zgromadzeń?

W praktyce częstym błędem jest zbyt późne zawiadamianie wszystkich wspólników spółki. Otóż zawiadomienia powinny być przesłane co najmniej dwa tygodnie przed planowanym terminem zgromadzenia. Zatem jeżeli zgromadzenie wspólników wyznaczono – przykładowo – na 16 czerwca, to minimalny dwutygodniowy termin będzie zachowany, gdy zaproszenia zostaną przesłane wspólnikom najpóźniej 1 czerwca (14 dni plus dzień zgromadzenia określony w zawiadomieniu). Niedotrzymanie terminu jest co prawda błędem formalnym, ale jego konsekwencje mogą być bardzo poważne. Stanowią bowiem powód do zaskarżenia do sądu podjętych na danym zgromadzeniu uchwał, a nawet do stwierdzenia ich nieważności. To zaś może mieć niekorzystny wpływ na bieżącą sytuację spółki i jej ewentualny dalszy rozwój.

Członkowie zarządu spółki, których obowiązkiem jest zwołanie zgromadzenia, na ogół wiedzą, że zawiadomić o terminie obrad można listem poleconym, przesyłką kurierską lub pocztą elektroniczną, gdy dany wspólnik wyrazi na to pisemną zgodę. Czy natomiast można zawiadamiać w sposób mniej formalny, czyli np. osobiście w mniejszych podmiotach?

Kwestią tą zajął się Sąd Najwyższy, który uznał, że zawiadomienie wspólnika dokonane w inny sposób niż wyżej wymienione – w tym osobiście – nie może być traktowane jako wadliwe (wyrok z 26 marca 2009 r., sygn. akt CSK 253/08). Takie osobiste zawiadomienie – przykładowo telefoniczne lub przekazane w bezpośredniej rozmowie – musi jednak pozwalać danemu wspólnikowi na powzięcie z określonym wyprzedzeniem informacji o terminie, miejscu i porządku obrad zwołanego zgromadzenia wspólników. Chciałbym jednak ostrzec, że w praktyce w spółkach powstają nieraz spory, czy osobiste zawiadomienie wspólnika rzeczywiście miało miejsce i było skuteczne. Dlatego aby uniknąć takich nieporozumień, lepiej wykorzystać w tym celu wspomniane już środki wymienione w kodeksie spółek handlowych. Wtedy zdecydowanie łatwiej będzie udowodnić prawidłowość zwołania zgromadzenia.

Ale przecież kodeks spółek handlowych dopuszcza też możliwość odbycia zgromadzenia nawet bez formalnego zwołania.

Tak, jednak jest to możliwe tylko wtedy, gdy na zgromadzeniu są obecni wszyscy wspólnicy spółki, a ponadto każdy z nich wyraża zgodę na przeprowadzenie obrad i podejmowanie uchwał w kwestiach należących do kompetencji zgromadzenia. O tym niekiedy zapominają członkowie zarządów spółek, którzy chcą niejako działać na skróty. Popełniają w ten sposób błąd, który w konsekwencji może spowodować unieważnienie uchwał takiego zgromadzenia zwołanego pospiesznie, bez spełnienia przewidzianych prawem wymogów.

Wspomnieliśmy już, że zaproszenie powinno informować wspólnika o terminie, miejscu i porządku obrad. Czy zdarzają się nieprawidłowości przy formułowaniu tych treści?

O ile prawidłowe oznaczenie dnia, godziny i miejsca raczej nie nastręcza trudności, o tyle często popełniane są błędy przy określaniu szczegółowego porządku obrad. Ponieważ nie jest możliwe stworzenie uniwersalnej definicji określającej, co jest szczegółowym porządkiem obrad, to można jedynie podać ogólną zasadę: otóż porządek obrad zgromadzenia wspólników należy formułować na tyle szczegółowo, na ile w danej sytuacji można to uczynić, zgodnie z najlepszą wiedzą na dzień zwołania zgromadzenia. Zatem z jednej strony nie można nadmiernie obarczać spółki koniecznością dołączania do zaproszenia projektów uchwał dotyczących wszystkich punktów porządku, z drugiej zaś strony wspólnicy muszą mieć pewność, czego dokładnie będą dotyczyć poszczególne punkty. Nazbyt ogólne sformułowanie porządku może bowiem wprowadzać wspólników w błąd i nie pozwalać im na obiektywną ocenę wagi uchwał, które mają być podjęte na zwyczajnym zgromadzeniu. W takim przypadku można postawić zarzut, że konkretna uchwała została podjęta w sprawie nieobjętej porządkiem obrad. Wspólnikowi, który będzie miał takie zastrzeżenie, przysługuje prawo wytoczenia powództwa o uchylenie danej uchwały.

Dlaczego tak ważne jest umieszczenie w zaproszeniu na zgromadzenie przyszłego porządku obrad?

Dlatego że co do zasady zwyczajne zgromadzenie wspólników nie podejmuje uchwał w sprawach, które nie zostały wyszczególnione w porządku obrad. Powinien on być zatem dobrze przemyślany. Tylko w drodze wyjątku można podjąć uchwałę niewyszczególnioną w porządku obrad: jedynie wtedy, gdy na zgromadzeniu są obecni wspólnicy reprezentujący cały kapitał zakładowy spółki i żaden z nich nie zgłosi sprzeciwu.

©?