Przedsiębiorcy startujący w przetargach coraz częściej dołączają takie wydruki do oferty na potwierdzenie, że nie podlegają wykluczeniu. Zamawiający nie zawsze wiedzą, jak traktować taki dokument – czy jako kopię, którą wykonawca powinien poświadczać za zgodność z oryginałem, czy jako dokument urzędowy, który takiego poświadczenia nie wymaga.

Zgodnie z opinią prawną Urzędu Zamówień Publicznych taki wydruk, o ile spełnia pewne wymagania, nie wymaga poświadczenia. Ma bowiem status dokumentu urzędowego. Wynika to z art. 4 ust. 4aa ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2007 r. nr 168, poz. 1186 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem pobrane samodzielnie wydruki komputerowe aktualnych informacji o podmiotach wpisanych do rejestru mają moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez Centralną Informację KRS, jeżeli posiadają cechy umożliwiające ich weryfikację z danymi zawartymi w rejestrze.

Cechy te wskazano z kolei w rozporządzeniu ministra sprawiedliwości w sprawie ustroju i organizacji Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz trybu i sposobu udzielania informacji z Krajowego Rejestru Sądowego i wydawania kopii dokumentów z katalogu, a także struktury udostępniania informacji o podmiotach wpisanych do rejestru oraz cech wydruków umożliwiających ich weryfikację z danymi w rejestrze (Dz.U. z 2011 r. nr 297, poz. 1760 ze zm.). Zgodnie z nim na wydruku musi się znaleźć adres strony internetowej i identyfikator wydruku, a jego forma ma być zgodna z załącznikiem.

Jeżeli zatem dokument dołączany do oferty ma te cechy, to przedsiębiorca nie musi poświadczać go za zgodność z oryginałem. Nie ma potrzeby składania na nim żadnych podpisów i pieczęci.

W razie jakichkolwiek wątpliwości zamawiający może samodzielnie sprawdzić, czy widniejące na nim dane odpowiadają tym, jakie znajdują się w bazie KRS.

Zaświadczenia o wpisie do rejestru mogą też mieć formę dokumentu elektronicznego wydawanego przez Centralną Informację KRS w formie PDF. Wydruk z takiego pliku jest już jednak traktowany jako kopia i wymaga poświadczenia za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę. Oryginałem w tej sytuacji jest dokument elektroniczny opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym przez Centralną Informację.

Z opinii UZP wynika więc, że posługiwanie się samodzielnym wydrukiem ze strony internetowej oznacza mniej formalności.

Na wydruku musi się znaleźć jego identyfikator i adres strony internetowej