Pomysł jest prosty. W przygotowanych przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji założeniach nowelizacji ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2005 r. nr 64, poz. 565 z późn. zm.) czytamy, że mechanizmy elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) będą wspierały dotychczasowy sposób prowadzenia akt w sprawach administracyjnych.

Sądy mają dostać dwa lata na wdrożenie systemu. Informatyzacja pozwoli m.in. uruchomić dostęp online do akt sprawy uczestnikom postępowania po ich wcześniejszym uwierzytelnieniu. Dzisiaj mogą je przeglądać jedynie na miejscu.

– Mechanizmy elektronicznych doręczeń pism sądowych to coś, co rzeczywiście mogłoby przyspieszyć postępowania i na co o wiele lepiej wydać pieniądze niż chociażby na nagrywanie rozpraw. Również wprowadzenie w przyszłości elektronicznych akt stanowiłoby znaczące ułatwienie zarządzania sprawą – chwali Bartłomiej Przymusiński ze Stowarzyszenia Sędziów Polskich „Iustitia”.

Nie ukrywa jednak wątpliwości, czy uda się to zrealizować.

– Wszystkie te zmiany w sytuacji, gdy pracujemy na dziesięcioletnich archaicznych laptopach, w których procesor jest pewnie wolniejszy niż w moim telefonie, a sekretariaty co miesiąc przez kilka dni liczą ręcznie statystyki dla Ministerstwa Sprawiedliwości, są tak futurystyczne, że wręcz niewyobrażalne – mówi Przymusiński.

Urzędy wciąż w tyle

Co gorsza, można zastanawiać się nad sensem wprowadzania EZD w sądach, skoro pierwszy etap postępowania administracyjnego nadal pozostaje papierowy. Zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. nr 14, poz. 67) od prawie dwóch lat niektóre urzędy mogą wybierać sposób zarządzania swoją dokumentacją.

Czynności kancelaryjne w samorządach i administracji rządowej na terenie województwa wykonuje się albo w systemie tradycyjnym, czyli papierowym, albo właśnie w EZD. 

W samorządach wciąż dominuje tradycyjne papierowe postępowanie

Ten ostatni to system teleinformatyczny, który pozwala załatwić wpływające do urzędu sprawy od początku do końca w formie elektronicznej, nawet jeśli obywatel składa dokument na papierze. Dokonuje się wówczas cyfrowego odwzorowania pisma i dalej sprawa jest procedowana jedynie z użyciem komputerów.

Wyboru między systemem tradycyjnym a EZD dokonuje kierownik urzędu w swoim zarządzeniu, z tym że raz wdrożonego EZD nie wolno wycofać. Jednocześnie decydując się na EZD, można ustanowić katalog spraw, które nadal będą załatwiane na papierze. I choć w myśl instrukcji kancelaryjnej ten drugi mechanizm ma być docelowy dla wszystkich ujętych w rozporządzeniu jednostek, to na razie jego wdrażanie idzie opornie. Przynajmniej w samorządach.

Okazuje się, że na pięćdziesiąt przepytanych przez nas urzędów miast na prawach powiatu tylko trzynaście wdrożyło u siebie EZD (ok. 26 proc.).

Jednak większość z tej grupy wykorzystuje system jedynie do części spraw prowadzonych w ich jednostkach. Na EZD nie postawiły jak na razie tak duże miasta jak Wrocław, Gdańsk czy Poznań. Można przypuszczać, że w gminach wiejskich ten odsetek jest jeszcze mniejszy.

Nie lepiej wygląda sytuacja w urzędach marszałkowskich. Spośród szesnastu tylko jeden wdrożył EZD.

Statystyki poprawiają nieco przedstawiciele zespolonej administracji rządowej w terenie. Trzynaście z szesnastu urzędów wojewódzkich posiada EZD. Do suchych liczb nie można jednak podchodzić bezkrytycznie. Rozwojowi informatyzacji towarzyszy bowiem niepokojące zjawisko, na które podczas ubiegłotygodniowej konferencji naukowej na UKSW „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” zwrócił uwagę Mariusz Madejczyk, dyrektor biura informatyki i rozwoju systemów teleinformatycznych w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim.

– Mimo wdrożenia EZD w urzędach większość spraw nadal załatwianych jest na papierze. Wszystko dlatego że ustanawia się szeroki zakres wyjątków procedowanych w systemie tradycyjnym. Do EZD spycha się sprawy rzadko wpływające do urzędów. Te najpowszechniejsze to wciąż domena papierowych akt – wyjaśniał prelegent.