Należy znowelizować kodeks postępowania administracyjnego (k.p.a.) w taki sposób, aby znalazły się w nim przepisy regulujące możliwość odtwarzania akt administracyjnych. Taki postulat znalazł się w wystąpieniu Ireny Lipowicz, rzecznika praw obywatelskich. Jego adresat, czyli Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, twierdzi jednak, że problemu nie ma.

Zniknięcia akt

Inne zdanie na ten temat mają petenci, których akta zostały zagubione lub zniszczone.

– Najczęściej problem braku akt odkrywamy w takich sprawach, w których należy sięgać do akt trochę starszych, sprzed reformy administracji publicznej z 1998 r. Wówczas bowiem następowało także fizyczne przenoszenie teczek aktowych pomiędzy budynkami poszczególnych urzędów – tłumaczy Katarzyna Sobańska-Laskowska, specjalista z biura RPO.

Dodaje, że wówczas przenoszone były akta dotyczące np. pozwoleń na budowę, pozwoleń na użytkowanie. Często ginęły one już w czasie transportu bądź nie były w należyty sposób archiwizowane. Ponadto zdarzały się takie sytuacje losowe, jak pożary czy powodzie, kiedy to archiwa były zalewane.

– Rzadko się zdarza, by po takich wypadkach akta były odtwarzane automatycznie, zwłaszcza gdy dotyczą spraw archiwalnych. Następuje to najczęściej na wniosek interesanta, o ile organ administracyjny uzna dopuszczalność takiej czynności – mówi Katarzyna Sobańska-Laskowska.

Zazwyczaj jednak wnioskodawcy są odsyłani z kwitkiem, a organy administracyjne, odmawiając odtwarzania dokumentów, powołują się właśnie na brak w k.p.a. stosownych przepisów. I – jak w piśmie do MSWiA wskazuje Irena Lipowicz – nie są to odosobnione przypadki.

Brak przepisów o odtwarzaniu akt administracyjnych może naruszać konstytucję

Skutki zaginięć

Tymczasem zaginięcie czy zniszczenie akt i niemożność ich odtworzenia może skutkować poważnymi kłopotami. Ich brak może np. uniemożliwić stronie uzyskanie odszkodowania za błędnie wydaną decyzję.

– Jeśli nie można zbadać prawidłowości jakiejś decyzji administracyjnej, ponieważ jej nie ma, albo nie ma akt jej dotyczących, to ciężko jest sądowi cywilnemu dochodzić, czy powód ma rację, czy nie – wskazuje Katarzyna Sobańska-Laskowska.

Duży problem powstaje również, gdy zaginie np. operat geodezyjny stanowiący podstawę decyzji o rozgraniczeniu czy podziale nieruchomości, a niemożliwe jest skontaktowanie się z geodetą wykonującym określone prace.

– Aby decyzja taka została wykonana, czyli zmiany z niej wynikające zostały ujawnione w ewidencji gruntów, konieczne jest, mimo formalnej decyzji rozgraniczeniowej czy podziałowej, zlecenie prac kolejnemu geodecie i oczywiście poniesienie kosztów z tym związanych – mówi Katarzyna Sobańska-Laskowska.

Problem zauważają także prawnicy.

– Utrata akt jest zawsze groźna. Ich zaginięcie czy zniszczenie może spowodować nie tylko naruszenie interesu strony, ale także interesu społecznego – mówi Marek Chmaj, profesor ze Szkoły Wyższej Psychologii Społecznej.

Podobnego zdania jest Irena Lipowicz. W piśmie do MSWiA zwraca uwagę, że brak przepisów dających podstawę do odtwarzania akt w postępowaniu administracyjnym może naruszać konstytucję. Chodzi o art. 2 ustawy zasadniczej, który mówi o demokratycznym państwie prawnym urzeczywistniającym zasady sprawiedliwości społecznej.