Czasem zdarza się, że decyzja administracyjna dotknięta jest wadą na tyle ciężką, że trzeba ją usunąć z obrotu prawnego w drodze stwierdzenia nieważności. Ustawodawca w art. 156 k.p.a. wskazał przypadki, w których to następuje. Zgodnie z tym przepisem organ administracji stwierdzi nieważność decyzji, która:

● została wydana z naruszeniem przepisów o właściwości;

● została wydana bez podstawy prawnej lub z rażącym naruszeniem prawa;

● dotyczy sprawy już poprzednio rozstrzygniętej inną decyzją ostateczną;

● została skierowana do osoby niebędącej stroną w sprawie;

● była niewykonalna w dniu jej wydania i jej niewykonalność ma charakter trwały;

● w razie jej wykonania wywołałaby czyn zagrożony karą;

● zawiera wadę powodującą jej nieważność z mocy prawa.

Jako przykłady naruszeń prawa przy wydaniu decyzji można podać w szczególności: brak prawidłowego powiadomienia stron o wszczęciu postępowania, rozpatrzenie odwołania wniesionego z uchybieniem terminu, rozstrzygnięcie o sytuacji prawnej osoby, która zmarła po wszczęciu postępowania, wymierzenie opłaty od czynności cywilnoprawnej, która opłacie nie podlega. Nie stwierdza się jednak nieważności decyzji, jeżeli od dnia jej doręczenia lub ogłoszenia upłynęło dziesięć lat, a także gdy decyzja wywołała nieodwracalne skutki prawne. Nie dotyczy to jednak przypadku, gdy wydana decyzja została wydana bez podstawy prawnej lub z rażącym naruszeniem prawa, była niewykonalna w dniu jej wydania albo gdy jej wykonanie wywołałoby czyn zagrożony karą.

Postępowanie o stwierdzenie nieważności decyzji wszczyna się na wniosek strony bądź z urzędu. Z urzędu postępowanie w sprawie stwierdzenia nieważności może zostać wszczęte z inicjatywy samego organu administracyjnego lub wskutek sprzeciwu prokuratora, osoby trzeciej albo wniesienia takiego żądania przez organizację społeczną lub inny podmiot upoważniony na podstawie przepisów szczególnych. Legitymację do żądania wszczęcia postępowania ma podmiot, który twierdzi, że decyzja wadliwa dotyczy jego interesu prawnego lub obowiązku prawnego.

Istotne jest, że jeśli z wnioskiem o stwierdzenie nieważności decyzji występuje strona, to wniosek taki może dotyczyć wyłącznie decyzji ostatecznej, czyli takiej, na którą nie przysługuje już żaden środek zaskarżenia. Właściwy do stwierdzenia nieważności decyzji jest organ wyższego stopnia, a gdy decyzja wydana została przez ministra lub samorządowe kolegium odwoławcze – ten właśnie organ. Należy pamiętać, że przepisy k.p.a. nie wprowadzają nieważności decyzji z mocy samego prawa, lecz jedynie wymieniają przyczyny pozwalające na wszczęcie postępowania administracyjnego o stwierdzenie nieważności. Oznacza to, że dopóki nie dojdzie do wyeliminowania wadliwej decyzji z obrotu prawnego, korzysta ona z ogólnego domniemania prawidłowości.