Coraz częściej w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego do postępowania przystępują zagraniczni wykonawcy, czy to występujący samodzielnie, czy tworzący rozmaite konsorcja. Bardzo istotne w takim wypadku jest dokonanie prawidłowej analizy złożonego wraz z ofertą pełnomocnictwa. Krajowa Izba Odwoławcza uznała w wyroku z 19 sierpnia 2008 r., KIO/UZP/801/08 (LexPolonica nr 2276366), że wykonawca, który dostarcza pełnomocnictwo w języku obcym, nie musi wraz z nim przedkładać w procedurze przetargowej jego tłumaczenia. Oznacza to, że pełnomocnictwo może mieć formę kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. Zaznaczyć należy, że ustawodawca czyni odstępstwo od zasad dotyczących potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, gdyż co do zasady uprawnionymi podmiotami do tej czynności są bez ograniczeń notariusz, a w postępowaniu sądowym czynności takiej mogą dokonać adwokat oraz radca prawny.

Teza cytowanego orzeczenia powstała na kanwie stanu faktycznego, z którego wynikało, że zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) postawił wymóg, iż kopie pełnomocnictw muszą być podpisane przez osoby (podmioty) udzielające takiego pełnomocnictwa, zaś wszystkie pozostałe dokumenty powinny być składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność oryginałem przez wykonawcę. W odniesieniu do dokumentów składanych w języku obcym zamawiający wymagać powinien ich złożenia wraz z tłumaczeniem na język polski poświadczonym przez wykonawcę. W konsekwencji jeżeli zamawiającemu najkorzystniejszą ofertę przedłoży np. konsorcjum składające się ze spółek mających swe siedziby w różnych krajach, mają one obowiązek przedłożyć dokument pełnomocnictwa, który opatrzony zostanie klauzulą „za zgodność z oryginałem”. Nie ma zatem obowiązku, aby dokument pełnomocnictwa opatrzony został inną klauzulą, np. „za zgodność z tłumaczeniem”. Należy przy tym pamiętać, że kontroferenci mogą, mając na celu przedłużenie postępowania, podnosić zarzuty (które nie będą miały odbicia w obiektywnej rzeczywistości), z których wynikać może, że naruszone zostały zasady prowadzenia postępowania w języku polskim czy też niewłaściwego wezwania konsorcjum do uzupełnienia wadliwego pełnomocnictwa.

Zasady ogólne

Pełnomocnictwo w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego powinno być udzielone w formie pisemnej, dla zachowania której wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie. Powinno być ono złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza. Kiedy udział w postępowaniu bierze spółka zagraniczna pełnomocnictwo winno zostać udzielone w formie pisemnej i w formie oryginału w języku państwa, w którym spółka jest zarejestrowana. Wystarczające jest zatem załączenie do dokumentów kopii pełnomocnictwa opatrzonego klauzulą „za zgodność z oryginałem” bez potrzeby załączania oryginalnego tłumaczenia konkretnego dokumentu.

Zapisy w specyfikacji

Zamawiający muszą mieć świadomość, że większość nieprawidłowości związanych ze składanymi w procedurze przetargowej dokumentami wiąże się z mało precyzyjnymi czy wręcz wadliwymi zapisami zamieszczonymi w SIWZ przez nich samych. Zatem w części SIWZ, w której opisane zostają oświadczenia i dokumenty, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia warunków udziału w postępowaniu, należy bardzo szczegółowo podać te informacje. Brak takich zapisów lub ewentualna ich nieścisłość spowodują niepotrzebne ani wykonawcy, ani zamawiającemu wątpliwości, które w znaczny sposób mogą wpływać na przedłużenie postępowania o ewentualny czas potrzebny na złożenie środków odwoławczych.