Styczniowe rozporządzenie prezesa rady ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dotyczy wszystkich czynności związanych z urzędowymi dokumentami, zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. W zupełnie nowy sposób określa zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych wykazów akt oraz instrukcję w sprawie organizacji zakresu działania archiwów dla:

● organów gminy i związków międzygminnych,

● organów powiatu,

● organów samorządu województwa,

● organów zespolonej administracji rządowej w województwie.

Dotychczas obowiązujące przepisy nie bez przyczyny były uznawane za jedną z najskuteczniejszych barier blokujących zmianę tradycyjnego sposobu funkcjonowania urzędów. Archaiczna administracja, która działa na podstawie dokumentów papierowych, z powodzeniem opierała się próbom informatyzacji urzędów, bo miała za sobą argumenty prawne, trudne do podważenia. Teraz straciły one rację bytu.

Oznaczenia i hasła

Nowa instrukcja kancelaryjna wprowadza zmiany, które łamią bariery utrudniające zintegrowane zarządzanie dokumentami, czy to w postaci papierowej, czy elektronicznej. Dopuszcza ona wprost, a w przypadku posługiwania się przez urząd systemem elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD) narzuca, rezygnację z rejestrowania sprawy w kilku komórkach organizacyjnych. Do tej pory, zgodnie z obowiązującymi przepisami, istniały tzw. komórka macierzysta i komórki inne (pochodne). W efekcie dokumentacja konkretnej sprawy w komórce macierzystej mogła mieć kategorię archiwalną A (obowiązek trwałego zabezpieczenia), a w komórce pochodnej miała kategorię Bc (krótkotrwałe znaczenie praktyczne i możliwość brakowania). Taka sytuacja wprowadzała wiele niepotrzebnej biurokracji.

Baza dokumentów

Znak zaś jest kluczowym identyfikatorem każdego pisma czy sprawy. Nowa instrukcja kancelaryjna dotyczy też oznaczania dokumentów. W konsekwencji dojdzie do ujednolicenia sposobów oznaczania spraw przez wszystkie urzędy. Ma to kapitalne znaczenie dla budowania jednej bazy dokumentów i elektronicznego zarządzania nimi. Nowa instrukcja kancelaryjna dopuszcza w znaku sprawy wykorzystanie tylko jednego separatora – kropki. Dzięki temu możliwe będzie automatyczne przetwarzanie dokumentów w różnych podmiotach i szybka identyfikacja dokumentów „obcych”, wprowadzanych z zewnątrz do systemów funkcjonujących w urzędach. Jedynym odstępstwem od tej zasady jest możliwość wykorzystania znaku „minus” jako separatora oznaczającego komórki organizacyjne urzędu.

Nowe przepisy zlikwidowały także hasła klasyfikacyjne, dotąd chętnie wykorzystywane przez urzędników, np. dla gmin 0114 – sprawy organizacyjne. Stosowanie haseł klasyfikacyjnych skutkowało utratą dokumentacji będącej źródłem informacji o wartości historycznej, np. na temat działalności jednostek samorządu terytorialnego. Dla urzędów nowe jednolite rzeczowe wykazy akt (JRWA) oznaczają konieczność kompleksowego przyporządkowania wszystkich spraw do nowych haseł klasyfikacyjnych. Instrukcja kancelaryjna reguluje tryb postępowania z dokumentacją spraw zakończonych, jak i niezakończonych, wytworzoną i zgromadzoną w podmiotach przed dniem wejścia w życie rozporządzenia.