Najodpowiedniejszym trybem dla wyboru wykonawcy usług serwisu pogwarancyjnego jest tryb przetargu nieograniczonego (względnie również możliwe jest rozważenie zastosowania drugiego z trybów podstawowych tj. przetargu ograniczonego). Zamawiający nie powinien dla wyboru wykonawcy usług serwisowych dla sprzętu tak specjalistycznego jak kserokopiarki korzystać z trybu zapytania o cenę. Ze względu na wymagania tak dotyczące kwalifikacji jak i doświadczenia jakie powinien spełniać wykonawca, trudno racjonalnie uznać, że usługi serwisowe są powszechnie dostępne.

W odniesieniu do usługi serwisu kserokopiarek najczęściej spotykane są dwa zupełnie odmienne sposoby określenia zakresu przedmiotu zamówienia. Jednym z możliwych rozwiązań jest przyjęcie, że podmiot świadczący usługi serwisu pogwarancyjnego odpowiedzialny będzie za konserwację urządzeń oraz ich naprawę w przypadku zaistnienia awarii. Wynagrodzenie wypłacane jest najczęściej w formie stałego ryczałtu za konserwację urządzeń (np. w okresach miesięcznych) a w przypadku zaistnienia awarii zamawiający ponosi koszt naprawy wynikający z ceny wymienionych podzespołów oraz stawki roboczogodziny pracownika serwisu.

Zamawiający przyjmując taką formę rozliczenia powinien zastrzec w treści umowy, że naprawa nastąpi po zatwierdzeniu jej kosztu przez upoważnionego pracownika zamawiającego. Koszt naprawy ustalany jest w oparciu o cenę elementu jaki należy wymienić oraz pozostałych kosztów ponoszonych przez wykonawcę.

W mojej ocenie takie rozwiązanie nie jest w pełni korzystne dla zamawiającego. Przede wszystkim nie gwarantuje przejrzystego sposobu rozliczenia za wykonanie naprawy w ramach świadczonych usług serwisowych. Istnieje jednak możliwość innego określenia przedmiotu zamówienia i zasad rozliczania wynagrodzenia z tytułu jego realizacji.

Zlecając serwis pogwarancyjny sprzętu kserograficznego można określić wymogi aby wykonawca w ramach realizacji przedmiotu umowy świadczył usługi związane z konserwacją, naprawą oraz wymianą materiałów eksploatacyjnych (zwłaszcza tonera) niezbędnych dla prawidłowego działania sprzętu objętego serwisem.

Wynagrodzenie za realizację tak określonego zakresu prac ustalane jest jako ryczałt za jedną stronę wykonanej kserokopii. Liczba kserokopii wykonana w okresie rozliczeniowym razy cena za jedną kopię (ustalona w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego) stanowi kwotę jaką zamawiający wypłaca wykonawcy za świadczone usługi serwisowe.

Takie rozwiązanie zapewnia zamawiającemu przejrzyste rozliczenie kosztów serwisu pogwarancyjnego. Dodatkowo nie zachodzi konieczność przeprowadzania postępowania, którego przedmiot obejmuje dostawę materiałów eksploatacyjnych (przede wszystkim tonerów) do kserokopiarek pogwarancyjnych. Zapewnienie prawidłowych materiałów eksploatacyjnych jest zadaniem podmiotu prowadzącego serwis pogwarancyjny.

W przypadku gdy zamawiający dysponuje znaczną liczbą kserokopiarek wytworzonych przez różnych producentów, zalecane jest rozważenie dopuszczenia składania ofert częściowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu powstaje możliwość wybrania wykonawców wyspecjalizowanych w serwisowaniu kserokopiarek danego producenta.

Przyjmując, iż zamawiający zdecydował się ogłosić postępowanie na wybór wykonawcy serwisu pogwarancyjnego ustalając, iż wykonawca będzie otrzymywał wynagrodzenie wynikające z liczby wykonanych kserokopii na urządzeniach objętych serwisem, należy odpowiednio uwzględnić kwestię wyrażenia ceny w ofercie. Z praktyki wynika bowiem, iż ceny przedstawiane przez podmioty ubiegające się o uzyskanie zamówienia na serwis wyrażają się kwotami rzędu 0,008 zł. za jedną stronę wykonanej przez zamawiającego kserokopii. W związku z tym aby nie narażać się na zarzut naruszenia ustawy z dnia 11 września 2001 r. o cenach (Dz. U. z 2001 r. Nr 97 poz. 1050) należy postawić wymóg, iż do obliczenia ceny oferty będzie uwzględniona kwota np. za 100 sztuk wykonanych kserokopii.