Niezależnie od sytuacji, w których organ administracji jest zobowiązany zawiesić postępowanie z urzędu, strona ma możliwość wystąpienia z żądaniem zawieszenia postępowania. Nie musi być ono uzasadnione żadną obiektywną przyczyną. Żądanie można jednak zgłosić wyłącznie w przypadku wszczęcia postępowania na wniosek strony.

Postępowanie w toku

W doktrynie prawa i orzecznictwie wskazuje się, iż fakultatywne zawieszenie postępowania uzależnione jest od łącznego wystąpienia czterech warunków:

● postępowanie w danej sprawie administracyjnej toczy się,

● postępowanie to zostało wszczęte na wniosek strony, która występuje z żądaniem zawieszenia postępowania,

● w postępowaniu, w którym występuje wielość stron, pozostałe strony muszą wyrazić zgodę na zawieszenie postępowania,

● zawieszenie postępowania nie zagraża interesowi społecznemu.

Niespełnienie chociażby jednej z przesłanek warunkujących fakultatywne zawieszenie postępowania administracyjnego wymienionych w treści art. 98 k.p.a. powoduje, że organ nie może zawiesić postępowania w tym trybie (wyrok WSA w Warszawie z 15 czerwca 2007 r., I SA/Wa 544/07, Legalis).

Pierwszym warunkiem zawieszenia postępowania jest wymóg, aby postępowanie administracyjne było w toku (por. postanowienie SKO we Wrocławiu z 20 kwietnia 2007 r., SKO 4303/37/07, OwSS 2007/3/50). Można je więc zawiesić zarówno na etapie postępowania przed organem I instancji, jak i organem odwoławczym. Zawieszenie postępowania na szczeblu postępowania pierwszoinstancyjnego dotyczy okresu pomiędzy jego wszczęciem a wydaniem decyzji kończącej postępowanie. Natomiast na szczeblu postępowania drugoinstancyjnego obejmuje czas od przekazania w trybie art. 133 k.p.a. całości akt sprawy organowi II instancji po ustaleniu przez organ I instancji, że nie istnieją podstawy do zastosowania samokontroli, o której stanowi art. 132 k.p.a. Momentem końcowym, który umożliwia zawieszenie, jest okres przed zakończeniem postępowania decyzją ostateczną.

Z żądaniem zawieszenia może wystąpić jedynie strona, na wniosek której wszczęte zostało postępowanie. Strona, której żądanie spowodowało wszczęcie postępowania głównego, nie może wnosić o zawieszenie postępowania nadzwyczajnego, jeżeli zostało ono wszczęte przez organ z urzędu. Prawo do żądania zawieszenia postępowania nie przysługuje innym stronom postępowania ani też podmiotom uczestniczącym w postępowaniu na prawach strony.