Zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego w postępowaniu przed organami administracji publicznej, w tym jednostkami samorządu terytorialnego, obowiązuje zasada, że decyzja administracyjna wywiera skutki prawne od daty jej doręczenia lub ogłoszenia. Zatem z faktem doręczenia pisma stronie bądź uczestnikowi postępowania wiążą się doniosłe skutki prawne. To właśnie od daty doręczenia decyzja administracyjna staje się skuteczna. Innymi słowy z momentem doręczenia decyzji rozpoczynają swój bieg terminy procesowe, np. do złożenia skargi do organu wyższej instancji bądź do sądu. Zgodnie z powszechnie akceptowanym orzecznictwem Naczelnego Sądu Administracyjnego (wyrok NSA z 15 lipca 1999 r., sygn. akt SA/Rz 1982/98) decydujące znaczenie ma sam fakt doręczenia decyzji, natomiast nie jest istotne z punktu widzenia poprawności czynności procesowych i biegu postępowania, czy adresat zapoznał się z treścią pisma.

W przypadku odmowy przyjęcia pisma przez adresata przesłanego mu przez pocztę lub inny organ albo w inny sposób pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy. W takim przypadku uznaje się, że pismo doręczone zostało w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.

Strony mogą być również zawiadamiane o decyzjach i innych czynnościach organów administracji publicznej przez obwieszczenie lub w inny zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości sposób publicznego ogłaszania, jeżeli przepis szczególny tak stanowi. W tych przypadkach zawiadomienie bądź doręczenie uważa się za dokonane po upływie czternastu dni od dnia publicznego ogłoszenia.

Zygmunt Wielogórski, starosta siedlecki