Każdy wykonawca, w tym także ten, który nie brał udział w postępowaniu, ma prawo żądać udostępnienia protokołu dokumentującego czynności wykonane w postępowaniu zamówieniowym oraz treści jego załączników. Z kolei korelatorem tych uprawnień po stronie zamawiającego jest obowiązek udostępnienia żądanych informacji.

Należy jednak rozróżnić protokół z otwarcia ofert zawierający wyłącznie informacje na temat kwoty zaproponowanej przez wykonawców oraz ich liczbę od protokołu dokumentującego całość procedury przetargowej. Drugi z tych protokołów może zostać udostępniony wyłącznie wykonawcom, którzy uczestniczyli w procedurze przetargowej. Oznacza to, że wykonawca, który chce uzyskać do niego wgląd musi wykazać interes faktyczny i prawny uzasadniający żądanie. Samo udostępnienie protokołu lub załączników może nastąpić poprzez:

● umożliwienie wglądu w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego lub też

● przesłanie kopii pocztą, faksem bądź drogą elektroniczną, zgodnie z wyborem wnioskodawcy wskazanym we wniosku.

Nie można natomiast w odpowiedzi na żądanie poinformować podmiotu ubiegającego się o protokół, że wszelkie dane zawarte są na stronie internetowej zamawiającego. Taka praktyka jest niezgodna z prawem.

Sama czynność udostępnienia niezbędnych protokołów powinna nastąpić niezwłocznie. Przesłanie zaś kopii protokołu w formie zaproponowanej przez wykonawcę będzie możliwe tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy zamawiający dysponuje odpowiednimi środkami technicznymi.

Niezbędne środki techniczne

Ustawodawca wskazuje dość swobodnie miejsca, w których możliwy jest wgląd do protokołu postępowania, jak też miejsca, w których zamawiający powinien umożliwić skserowanie protokołu wraz z załącznikami. Zamawiający ma również swobodę w wyborze drogi, jaką wykonawca poinformuje zamawiającego o potrzebie otrzymania protokołu. Do wyboru ma drogę pisemną, faksową lub elektroniczną. Należy jednak pamiętać, że żadne przesyłane przez zamawiającego dokumenty nie mogą pozostawać w sprzeczności z obiektywnymi możliwościami technicznymi, którymi dysponuje wykonawca. Odmienne postępowanie może narazić zamawiającego na negatywne konsekwencje wynikające ze środków ochrony prawnej wskazanych w prawie zamówień publicznych oraz zarzut naruszenia zasady uczciwej konkurencji.

Obowiązek sporządzenia protokołu

Obowiązek przygotowania protokołu powstaje z chwilą wszczęcia postępowania, bez względu na tryb postępowania np. z wolnej ręki czy w drodze przetargu nieograniczonego. Oznacza to, że każda podjęta czynność postępowania powinna się w nim znaleźć bezpośrednio po jej dokonaniu. Z kolei czynności wykonane przed wszczęciem postępowania (np. powołanie komisji przetargowej czy określenie wartości szacunkowej zamówienia) muszą zostać ujęte w protokole niezwłocznie po rozpoczęciu postępowania.

Udostępnienie protokołu możliwe jest dopiero w momencie, gdy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania. Wyjątek od tej zasady stanowią:

● oferty, które udostępniane są od chwili ich otwarcia,

● oferty wstępne, które udostępniane są od dnia zaproszenia do składania ofert,

● wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, które udostępniane są od dnia poinformowania o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu.