Przed ogłoszeniem konkursu kierownik zamawiającego zobowiązany jest określić organizację, skład i tryb pracy powołanego sądu konkursowego.

Zgodnie z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych za przygotowanie i przeprowadzenie konkursu odpowiada kierownik zamawiającego.

Do obowiązków kierownika zamawiającego w związku z przygotowaniem konkursu należy między innymi:

● powołanie sądu konkursowego,

● określenie organizacji, składu i trybu pracy sadu konkursowego.

Ustawa Prawo zamówień publicznych określa tylko podstawowe wymogi związane z funkcjonowaniem sądu konkursowego, pozostawiając kierownikowi zamawiającego znaczną swobodę w określeniu zasad działania powołanego sądu konkursowego. Na mocy Prawa zamówień publicznych, do obowiązków kierownika zamawiającego lub osoby przez niego upoważnionej należy sprawowanie nadzoru nad sądem konkursowym w zakresie zgodności prowadzonego konkursu z przepisami ustawy i regulaminem konkursu oraz zatwierdzenie wyników bądź unieważnienie konkursu.

Realizując dyspozycję wynikającą z art. 112 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych kierownik zamawiającego powołując Sąd konkursowy powinien określić jego organizację, skład i tryb pracy.

Ustalone przez kierownika zamawiającego zasady organizacji, składu i trybu pracy sądu konkursowego mogą być wprowadzone w formie stałego zarządzenia obowiązującego w przypadku wszystkich ogłaszanych w danej jednostce konkursów. W mojej ocenie bardziej racjonalnym rozwiązaniem wydaje się jednak ustalanie zasad organizacji, składu i trybu pracy odrębnie dla każdego z powoływanych przez kierownika zamawiającego sądów konkursowych.

Opracowując zasady należy pamiętać o wymogu, aby członkami sądu konkursowego były wyłącznie osoby posiadające kwalifikacje umożliwiające ocenę zgłoszonych prac konkursowych z tym, że jeżeli przepisy szczególne wymagają posiadania uprawnień do opracowania pracy konkursowej, aby co najmniej 1/3 członków sądu konkursowego, w tym jego przewodniczący, posiadała wymagane uprawnienia.

Powoduje to, iż zamawiający nie powinien ustalać stałego składu sądu konkursowego, jak jest to praktykowane w odniesieniu do komisji przetargowych.

Przykładowy regulamin organizacyjny sądu konkursowego

Zasady organizacji i trybu pracy sądu konkursowego powołanego do przeprowadzenia konkursu na.................................

1. Sąd konkursowy jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego powołanym do oceny spełniania przez uczestników konkursu wymagań określonych w regulaminie konkursu, oceny prac konkursowych oraz wyboru najlepszych prac konkursowych w konkursie dla którego został powołany.

2. Wykonując czynności o których mowa w zarządzeniu, sąd konkursowy stosuje przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, niniejsze zasady oraz reguły określone w regulaminie konkursu.

3. Członkowie sądu konkursowego, po ujawnieniu uczestników konkursu, składają pisemne oświadczenie, że nie podlegają wyłączeniu z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, o treści wymaganej przepisami art. 17 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.

4. W przypadku ujawnienia się w toku prowadzonego konkursu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych członek sądu konkursowego obowiązany jest niezwłocznie wyłączyć się z udziału w pracach sądu konkursowego, powiadamiając o tym na piśmie przewodniczącego.

5. Przewodniczący sądu konkursowego ma obowiązek powiadomić osobę wykonującą czynności kierownika zamawiającego o okolicznościach wskazanych w art. 17 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, jak również w przypadku nie wywiązywania się przez członka sądu konkursowego z obowiązków przewidzianych przepisami ustawy oraz postanowieniami niniejszych zasad.

6. Pracą sądu konkursowego kieruje przewodniczący.

7. Do zadań przewodniczącego sądu konkursowego należy w szczególności:

a) wyznaczanie terminów posiedzeń sądu konkursowego oraz ich prowadzenie.

b) podział prac między członków sądu konkursowego.

c) nadzorowanie przestrzegania warunków konkursu.

d) odebranie od członków sądu konkursowego oraz innych osób wykonujących czynności związane z konkursem, oświadczeń o treści wymaganej przepisami art. 17 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.

e) przedstawianie kierownikowi zamawiającego wniosków Sądu konkursowego

8. W okresie nieobecności przewodniczącego, pracami Sądu konkursowego kieruje zastępca przewodniczącego.

9. Sekretarz sądu konkursowego (powołany z pośród członków sądu konkursowego) dokumentuje prace sądu konkursowego oraz zapewnia formę pisemną konkursu według wymagań określonych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, a w szczególności:

a) przyjmuje wnioski o dopuszczenie do udziału w konkursie,

b) zwraca prace konkursowe,

c) prowadzi dokumentację dotyczącą konkursu,

d) protokołuje posiedzenia sądu konkursowego,

10. Dla skuteczności czynności podejmowanych przez sąd konkursowy wymagana jest obecność co najmniej połowy jej członków.

11. W sprawach spornych sąd konkursowy dokonuje rozstrzygnięć w głosowaniu zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów „za” i „przeciw”, rozstrzyga głos przewodniczącego a w przypadku jego nieobecności głos zastępcy przewodniczącego.

12. Członek sądu konkursowego nie może wstrzymać się od głosu.

13. Członek sądu konkursowego pełni swą funkcję w sposób bezstronny, z najwyższą starannością, kierując się przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem.

14. Zakończenie pracy sądu konkursowego następuje po ogłoszeniu wyników konkursu.

15. Członkowie sądu konkursowego zobowiązani są do nie ujawniania:

a) informacji, których ujawnienie naruszyłoby interes handlowy stron lub zasady uczciwej konkurencji,

b) informacji związanych z przebiegiem oceny prac konkursowych,

c) danych pozwalających zidentyfikować uczestników konkursu przed jego rozstrzygnięciem.

16. Do obowiązków sądu konkursowego należy w szczególności:

a) przygotowanie warunków konkursu i ogłoszenia o konkursie,

b) przygotowanie projektu wyjaśnień dotyczących treści regulaminu konkursu udostępnianego uczestnikom konkursu,

c) wnioskowanie do kierownika zamawiającego o wprowadzenie zmian do regulaminu konkursu,

d) dokonanie oceny spełnienia przez uczestników konkursu wymagań określonych w regulaminie konkursu,

e) wnioskowanie do kierownika zamawiającego o dopuszczenie do udziału w konkursie i zaproszenie do składania prac konkursowych uczestników konkursu spełniających wymagania określone w regulaminie konkursu,

f) dokonanie oceny prac konkursowych zgodnie z kryteriami określonymi w regulaminie konkursu,

g) sporządzenie informacji o pracach konkursowych i przygotowanie uzasadnienia rozstrzygnięcia konkursu poprzez wybór najlepszej pracy konkursowej lub najlepszych prac konkursowych, bądź wystąpienie z wnioskiem o unieważnienie konkursu,

h) dokonanie identyfikacji prac konkursowych, po wyborze najlepszej pracy konkursowej lub najlepszych prac konkursowych i zatwierdzeniu wyniku konkursu przez kierownika zamawiającego.