Zamawianie usług pocztowych stanowi problematyczną sytuację w niemal każdej jednostce samorządowej. Wybór trybu zamówienia nastręcza niemal zawsze wątpliwości interpretacyjnych. Koniec roku to ostatni dzwonek dla samorządów, na wybranie operatora pocztowego na następny rok.

W pierwszej kolejności należy podkreślić, że zamawianie usług pocztowych jest jedną z tzw. usług niepriorytetowych wymienionych w załączniku II B do dyrektywy 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi. Jest ono również wymienione w załączniku XVII B do dyrektywy 2004/17/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 31 marca 2004 r. koordynującej procedury udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych.

Po drugie art. 1 pkt. 5 ustawy z 2 grudnia 2009 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 223 poz.1778) ograniczył możliwość wykorzystywania do zamawiania usług o charakterze niepriorytetowym trybów: negocjacji bez ogłoszenia oraz zamówienia z wolnej ręki. Przesądził także o niemożliwości zamawiania tego typu usług w trybie zapytania o cenę w sposób uprzywilejowany (z pominięciem przesłanek wyboru trybu). Należy zatem pamiętać, że zamawiający może wszcząć postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub w trybie zamówienia z wolnej ręki także w innych uzasadnionych przypadkach, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować co najmniej jedną z następujących okoliczności:

● naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków;

● naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;

● poniesieniem straty w mieniu publicznym;

● uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań.

Definicja usługi

Zgodnie z art. 47 ust. 1 ustawy z 12 czerwca 2003 r. – Prawo pocztowe (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 189, poz. 1159 z późn.zm.) operatorowi publicznemu (Poczta Polska) przysługuje wyłączność świadczenia zastrzeżonych usług pocztowych polegających na:

● przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu w obrocie krajowym:

a. przesyłek z korespondencją;

b. przesyłek reklamowych;

c. przesyłek innych – nadanych w sposób umożliwiający sprawdzenie zawartości o masie nieprzekraczającej 50 g

● przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu w obrocie zagranicznym przesyłek o masie nieprzekraczającej 50 g

● przyjmowaniu i doręczaniu w obrocie krajowym i zagranicznym przesyłek z korespondencją, o ile w procesie przyjmowania lub doręczania stają się one przesyłkami o masie nie-przekraczającej 50 g

Należy zaznaczyć, iż zgodnie z art. 47 ust. 2 prawa pocztowego nie narusza wyłączności świadczenia usług zastrzeżonych przyjmowania, przemieszczania i doręczania ww. przesyłek, w obrocie krajowym lub zagranicznym, za pobraną przez operatora opłatą, nie niższą niż 2,5 krotność opłaty za przesyłkę najniższego przedziału wagowego najszybszej kategorii okresowej w cenniku powszechnych usług pocztowych operatora publicznego.

Tryb postępowania

Nie ulega wątpliwości, iż powszechne usługi pocztowe są zamówieniami publicznymi. Jeżeli wartość takich zamówień przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 tys. euro – zawarcie umowy należy poprzedzić postępowaniem w trybie określonym w ustawie Prawo zamówień publicznych.

Właściwym trybem udzielenia zamówienia na omawiane usługi jest tryb zamówienia z wolnej ręki, jednakże pod warunkiem, iż usługi stanowiące przedmiot zamówienia mogą być z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze świadczone wyłącznie przez jednego wykonawcę – w praktyce Pocztę Polską.

Zamawiający musi zatem precyzyjnie ustalić, czy dany wykonawca w zakresie realizacji usług stanowiących przedmiot zamówienia jest na obszarze objętym działaniem zamawiającego faktycznym monopolistą.

Należy przy tym brać pod uwagę cały zakres przedmiotu zamówienia, a nie np. wyłącznie możliwość dostarczenia przesyłek na terenie określonego miasta. Powyższe można ustalić np. przez zbadanie rejestru operatorów pocztowych oraz obszaru ich działalności.

Pod żadnym pozorem nie jest możliwe zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt. 1 lit. b), tj. z powołaniem się na przyczyny związane z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów. Prawo pocztowe należy czytać jako to, które dopuszcza świadczenie usług zastrzeżonych na ściśle określonych w ustawie warunkach, których brak we wskazanym powyżej art. 47.