Od momentu otrzymania przesyłanego dokumentu zaczynają bowiem biec terminy określone w ustawie Prawo zamówień publicznych (np. na wniesienie odwołania) prawidłowe ustalenie daty, kiedy wykonawca mógł zapoznać się z treścią przesyłanych dokumentów ma istotne znaczenie.

Przesyłanie faksem dokumentów ma przede wszystkim na celu przyspieszenie procedur związanych z udzieleniem zamówienia publicznego. Dlatego też zgodnie z art. 27 ust. 1 p.z.p., w postępowaniach o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną.

Zgodnie z utrwalonym w tym zakresie orzecznictwem zamawiający nie może ponosić skutków braku prawidłowego funkcjonowania urządzeń teletransmisyjnych w siedzibie wykonawcy.

Jeżeli zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamieści zapisy dopuszczające porozumiewanie się za pośrednictwem faksu, obowiązek zapewnienia prawidłowego działania posiadanego urządzenia ciąży na wykonawcy.

Tę zasadę potwierdza przykładowo wyrok zespołu arbitrów z 15 stycznia 2007 r., (sygn. akt UZP/ZO/0-12/07) w którym odrzucono odwołanie jako wniesione po terminie, gdyż wykonawca obliczał termin od dnia, kiedy otrzymał informację o wyborze konkurencyjnej oferty, a nie od dnia, kiedy mógł otrzymać tę informację, gdyby nie techniczne problemy z posiadanym przez wykonawcę faksem.

Zespół arbitrów w uzasadnieniu wyroku wskazał, iż odwołujący miał świadomość, że zamawiający może przekazać, zgodnie z art. 27 ustawy-Prawo zamówień publicznych, zawiadomienia i informacje faksem. Zatem do jego obowiązków należało zabezpieczenie prawidłowego funkcjonowania faksu. Z dokumentów przedłożonych przez zamawiającego wynika, iż odwołujący nie zabezpieczył prawidłowego funkcjonowania faksu. W tej sytuacji zespół arbitrów uznał, iż odwołujący uchybił terminowi do złożenia odwołania