W jakich sytuacjach organ administracji publicznej zobowiązany jest umorzyć postępowanie?
Instytucja umorzenia może być stosowana wyłącznie w tych postępowaniach, w których powstały trwałe i nieusuwalne przeszkody uniemożliwiające jego dalsze prowadzenie. Obligatoryjne umorzenie postępowania przez organ administracji publicznej dokonywane jest w sytuacji, gdy stało się ono – w pełnym zakresie – bezprzedmiotowe. Oznacza to, że niezbędne do powstania obowiązku organu jest to, by w toku prowadzonego postępowania administracyjnego odpadł przedmiot tego postępowania.
Przedmiotem postępowania jest, w granicach określonych prawem administracyjnym formalnym i materialnym, sprawa administracyjna mająca być rozstrzygnięta w formie decyzji (art. 1 k.p.a.). Takiego charakteru nie mają sprawy niebędące administracyjnymi przed datą wszczęcia postępowania i status ten nie uległ zmianie (pierwotna niedopuszczalność postępowania), jak również te, których administracyjny charakter uległ zmianie – odpadł – dopiero w toku prowadzonego postępowania, tzw. wtórna niedopuszczalność postępowania (por. wyrok SN z 21 stycznia 1998 r., III RN 101/97, OSNAPiUS 1998/51/555).
Przesłanka umorzenia postępowania może istnieć jeszcze przed wszczęciem postępowania, co zostanie ujawnione dopiero w toczącym się postępowaniu, a może ona powstać także w czasie trwania postępowania, a więc w sprawie już zawisłej przed organem administracyjnym. Może być ona ujawniona także w trybach nadzwyczajnych a także w postępowaniu przed sądem administracyjnym.
W praktyce rodzaj niedopuszczalności dalszego prowadzenia postępowania, a więc obligatoryjność jego umorzenia przez organ, może być wynikiem niezliczonych sytuacji faktycznych bądź prawnych. Z racji obiektywnej niemożności wyczerpującego wymienienia wszystkich okoliczności obligujących do umorzenia postępowania warto wskazać te, które mają istotne znaczenie w powszechnym obrocie prawnym. I tak w orzecznictwie sądów administracyjnych wskazuje się wyraźnie, że bezprzedmiotowość postępowania może wynikać z przyczyn podmiotowych lub przedmiotowych, ale zawsze oznacza to brak przedmiotu postępowania (por. wyrok WSA w Lublinie z 4 listopada 2009 r., I SA/Lu 451/09, Lex nr 532454). Co więcej, konieczność umorzenia postępowania występuje także w sytuacji, gdy organ stwierdzi w trakcie postępowania, iż podmiot w nim występujący nie ma przymiotu strony (wyrok NSA z 25 września 2008 r., II OSK 1058/07, Lex nr 508475).
Obligatoryjność umorzenia postępowania zachodzi także w przypadku, gdy sprawa indywidualna nie podlegała i nie podlega załatwieniu w drodze decyzji administracyjnej, tj. na przykład celem postępowania było jedynie uzyskanie informacji bądź też inne niemające na celu rozstrzygnięcia sprawy stanowisko organu (wyrok NSA z 25 stycznia 1990 r., II SA 1240/89, ONSA 1990/1/16).
Inną niezwykle istotną przesłanką umorzenia postępowania jest utrata przez podmiot biorący udział w postępowaniu cech określonych w art. 28 k.p.a.
Przepis ten stanowi, że stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie, albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Ten sam skutek wywołuje śmierć strony postępowania, jeżeli sprawa administracyjna dotyczyła praw bezpośrednio z nią związanych, czyli praw osobistych niezbywalnych (por. wyrok NSA z 28 stycznia 2002 r., II SA 477/01, Lex nr 121854). Trudno na przykład prowadzić postępowanie w przedmiocie zmiany nazwiska, w stosunku do osoby, która zmarła. Stanowisko takie podkreślone zostało m.in. w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 22 września 1999 r. (IV SA 1722/98, LEX nr 47896), który wskazał, że postępowanie nie może zostać umorzone, jeżeli nie wystąpią przesłanki wymienione w art. 105 par. 1 k.p.a. (np. śmierć strony, gdy prawa i obowiązki mają charakter osobisty, żądanie wszczęcia postępowania zostanie cofnięte).
dr Mariusz Bidziński, wspólnik w Kancelarii Radcowskiej Chmaj i Wspólnicy
Podstawa prawna
Art. 105 par. 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).