Przechowywanie przez wspólnotę mieszkaniową aktów notarialnych potwierdzających własność współwłaścicieli nieruchomości do poszczególnych lokali może naruszać zasadę adekwatności przetwarzania danych osobowych – uważa generalny inspektor ochrony danych osobowych.

– Zasada ta oznacza, że należy gromadzić i wykorzystywać dane osobowe tylko w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia zamierzonego celu – wyjaśnia Małgorzata Kałużyńska-Jasak, rzecznik GIODO.

Taka sytuacja z pewnością nie ma miejsca w przypadku działań podejmowanych przez zarząd wspólnoty mieszkaniowe, który często wymaga od właścicieli lokali wchodzących w skład określonej nieruchomości doręczania kopii aktów notarialnych potwierdzających ich prawo własności.

Każdy ze współwłaścicieli jest obowiązany do współdziałania w zarządzie rzeczą wspólną. Aby prawidłowo wykonywać swoje obowiązki, zarząd lub zarządca wspólnoty musi mieć więc dostęp do dokumentów wszystkich lokali wchodzących w jej skład. Zgodnie z art. 29 ust. 1e ustawy o własności lokali może też żądać od właścicieli lokali okazania dokumentów potwierdzających prawo własności lokali. Okazanie dokumentów nie oznacza jednak, że trzeba doręczyć ich kserokopię. Żaden przepis prawa, na podstawie którego działają wspólnoty mieszkaniowe, nie daje bowiem podstawy do przechowywania aktów notarialnych, w których zawarte są dane osobowe. Potwierdza to wyrok wojewódzkiego sądu administracyjnego z 1 grudnia 2005 r. (sygn. akt II SA/Wa 917/2005). Dlatego też GIODO uznał, że wspólnota mieszkaniowa nie ma prawa do gromadzenia i przechowywania aktów notarialnych, w których zawarte są dane osobowe właścicieli poszczególnych lokali.