Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, które musi zostać ustalone z należytą starannością. Nie można zapominać, że analiza ta powinna być wykonana dla każdego zamówienia, a podmioty publiczne, w tym jednostki samorządu terytorialnego, muszą obligatoryjnie wziąć pod uwagę kryterium:

● tożsamości przedmiotowej zamówienia (dostawy, usługi roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu),

● tożsamości czasowej zamówienia (możliwość udzielenia zamówienia w tym samym czasie),

● możliwości wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę.

Należy pamiętać, że jeżeli dane zamówienie nie jest możliwe do zrealizowania przez jednego wykonawcę, mamy do czynienia z odrębnym postępowaniem. Przykładowo, gdy w ramach realizacji projektu zakupiona ma być droga i specjalistyczna aparatura medyczna oraz dostępny u wielu wykonawców sprzęt biurowy, a wykonawca oferujący ten sprzęt nie jest w stanie złożyć również oferty na aparaturę medyczną, mamy do czynienia z zamówieniem odrębnym, które nie będzie łączyło się z zamówieniem na zwykły sprzęt biurowy.

Dla ustalenia, czy w danym przypadku mamy postępowanie z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami, konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku. W tym celu należy się posługiwać wskazanymi kryteriami tożsamości przedmiotowej zamówienia i tożsamości czasowej zamówienia oraz możliwością wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. Konieczne jest ustalenie, czy dany rodzaj zamówienia mógł być wykonany w tym samym czasie przez tego samego wykonawcę. Z odrębnymi zamówieniami będziemy mieli do czynienia w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia ma inne przeznaczenie lub nie jest możliwe jego nabycie u tego samego wykonawcy. W przeciwnym wypadku, gdy udzielane zamówienia mają to samo przeznaczenie oraz dodatkowo istnieje możliwość ich uzyskania u jednego wykonawcy, należy uznać, iż mamy do czynienia z jednym zamówieniem. Wartość tak określonego zamówienia należy oszacować zgodnie z przepisami prawa zamówień publicznych. Jeżeli zamówienia nie mogą zostać wykonane przez tego samego wykonawcę, nawet gdy należą do tej samej grupy kodów CPV, przyjmuje się, że są zamówieniami odrębnymi.

Zamówienia w częściach

Zgodnie z przepisami niedopuszczalny jest nie tylko podział zamówienia na części, ale również taka sytuacja, w której podmiot publiczny zmierza do uniknięcia stosowania właściwej procedury dla zamówienia o określonej wartości szacunkowej. W tym kontekście z zamówieniem w częściach mamy do czynienia w sytuacji, gdy zamawiający z góry przewiduje zakres całego zamówienia i możliwe jest jego jednorazowe udzielenie, lecz ze względów organizacyjnych, technicznych, gospodarczych podejmuje decyzję o dokonywaniu zakupów sukcesywnych.

Podjęcie decyzji o udzielaniu zamówienia w częściach jest zawsze wynikiem wcześniejszego planu zamawiającego. Jeżeli zatem określone zamówienia mają charakter nieprzewidywalny, każde następne zamówienie o tym samym przedmiocie należy potraktować jako zamówienie odrębne, a nie część zamówienia udzielonego wcześniej.

Przykładowo, jeżeli w studium wykonalności opracowanym dla realizacji projektu, który jest w całości finansowany ze środków UE, przewidziano wyłącznie tłumaczenie materiałów, które zostaną przekazane w formie odpowiedzi do Komisji Europejskiej, a po jego sporządzeniu okazało się, że ta zażyczy sobie dodatkowych dokumentów, a beneficjent nie dysponuje osobą, która dokona rzetelnego tłumaczenia, zamówienie to nie będzie traktowane jako dzielenie zamówienia na części.

Dzieje się tak, gdyż dodatkowe tłumaczenie nie było przewidziane na etapie planowania budżetu projektu. Podobnie będzie w przypadku, gdy potrzeba udzielenia określonego zamówienia pojawi się dopiero po udzieleniu innego zamówienia tożsamego przedmiotowo. Jest to możliwe z uwagi na brak tożsamości czasowej takich zamówień.

Projekty unijne

Przy szacowaniu wartości zamówień udzielanych w ramach projektu współfinansowanego ze środków UE konieczne jest wyodrębnienie tych zamówień, których zakres może być oszacowany z góry na cały okres realizacji projektu i które mogą być udzielone jednorazowo w ramach jednego postępowania. W odniesieniu do tych zamówień ich szacunkowa wartość powinna być ustalona z uwzględnieniem wszystkich dostaw, usług lub robót budowlanych przewidywanych do wykonania w całym okresie realizacji projektu.

Podstawą uznania, iż mamy do czynienia z samodzielnymi zamówieniami, jest przyjęty okres realizacji projektu, który nakazuje traktować usługi, dostawy lub roboty budowlane, które mają być wykonane w ramach projektu, jako jedno zamówienie. Warunkiem kwalifikacji jest możliwość oszacowania usług, dostaw lub robót budowlanych, które mają być wykonane i sfinansowane w ramach projektu dla całego okresu jego realizacji. Nie znajdzie bowiem zastosowania zasada sporządzania rocznych planów zamówień publicznych i rocznego szacowania ich wartości.

Aby nie popełnić błędu mogącego skutkować odebraniem dofinansowania czy wymierzaniem korekt finansowych, można zebrać informacje głównie w kontekście zaszeregowania poszczególnych postępowań przetargowych do planowanych grup zakupu sprzętu w ujęciu kodów CPV. Kody te samodzielnie nie służą do szacowania wartości zamówienia, ale są przydatnym narzędziem służącym do zaszeregowania w ramach poszczególnych grup określonych sprzętów, które zamierza nabyć zamawiający.

Wyeliminowanie błędów

Udzielenie zamówienia publicznego, zawierającego wadę, w trakcie realizacji projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej może nieść ze sobą daleko idące konsekwencje związane z naruszeniem dyscypliny finansów publicznych. Mogą one również powodować obowiązek zwrotu otrzymanych środków. Tworząc konsorcjum ubiegające się o dofinansowanie ze środków UE, należy zatem wybrać podmiot, który będzie pełnił funkcję lidera. To on będzie odpowiadał za kontakty z instytucją pośredniczącą oraz instytucją zarządzającą, a także jako beneficjent podpisze umowę o dofinansowanie projektu. To na nim ciążyć będzie ryzyko niepowodzenia w realizacji projektu i związane z tym konsekwencje w postaci zwrotu dofinansowania. Trzeba w tym miejscu zaznaczyć, że lider musi w szczegółowy sposób opisać obowiązki wynikające dla poszczególnych członków konsorcjum w formie dwustronnych umów współpracy. Jest to o tyle istotne, że na podstawie tych umów może się zabezpieczyć na wypadek niewywiązania się z harmonogramu rzeczowo-finansowego w części realizowanej przez członka konsorcjum. To na lidera nałożone mogą zostać korekty finansowe zgodnie ze wskaźnikami procentowymi za naruszenia przy udzieleniu zamówień publicznych współfinansowanych ze środków funduszy UE, co może powodować obowiązek zwrotu nawet 100 proc. pobranej dotacji.

Promocja projektu

Projekt realizuje konsorcjum składające się z pięciu podmiotów i każdy z nich ma w harmonogramie rzeczowo-finansowym założoną kwotę 50 tys. zł brutto na działania promocyjne. Pojedynczy konsorcjanci nie przekraczają kwoty wolnej od stosowania przepisów ustawy, lecz w ramach projektu należy przyjmować kwotę zbiorczą zarezerwowaną na konkretne zadanie, w tym wypadku działania promocyjne.

Oznacza to, że każdy z konsorcjantów będzie zobowiązany do przeprowadzenia na swą część postępowania przetargowego, przyjmując jako wartość szacunkową sumę kwoty przewidzianej na działania promocyjne w projekcie.

Kancelaria radcy prawnego Jan Naróg

Podstawa prawna

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655).