Prowadzenie rejestru stanu cywilnego należy do zadań zleconych gminy. Przekazanie tego obowiązku nastąpiło na podstawie art. 3 pkt 19 ustawy z 17 maja 1990 r. o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 34, poz. 198 z późn. zm.).

Zasadą jest, że urząd stanu cywilnego działa w każdej gminie, a jej terytorium stanowi okręg urzędu. Możliwe jest tworzenie urzędów stanu cywilnego właściwych dla kilku okręgów lub tworzenie kilku urzędów stanu cywilnego w obszarze jednej gminy. Uprawniony do decydowania w tej sprawie jest wojewoda.

Księgi stanu cywilnego

Rejestracja stanu cywilnego obejmuje takie zdarzenia, jak: urodzenie, małżeństwo i zgon, które miały miejsce na obszarze Polski, bez względu na obywatelstwo osób, których zdarzenia dotyczą.

Akty stanu cywilnego mają szczególną doniosłość prawną, stwierdzają bowiem zdarzenia prawne wpływające na stan cywilny osoby. Muszą dlatego odzwierciedlać zdarzenia w sposób jak najpełniejszy, jak najdokładniejszy, tak, aby objąć wszystkie istotne prawnie elementy. Obowiązek dążenia do uzyskania takiego stanu spoczywa na kierownikach urzędów stanu cywilnego (por. wyrok WSA w Warszawie z 7 grudnia 2005 r., IV SA/Wa 992/2005, LexPolonica).

Akty stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych. Ich niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym. Oznacza to, że do chwili wydania orzeczenia przez sąd o unieważnieniu aktu stwierdzającego zdarzenie niezgodne z prawdą, nikt nie może podważyć jego ważności. Nie jest to możliwe nawet w przypadku, gdy ta niezgodność z prawdą jest oczywista dla kierownika urzędu stanu cywilnego, innych organów państwowych oraz dla stron.

Akt stanu cywilnego nie jest aktem administracyjnym w rozumieniu kodeksu postępowania administracyjnego. Rejestruje on tylko zdarzenia mające wpływ na status cywilny osoby fizycznej. Sposób jego sporządzania określa ustawa z 29 września 1986 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego. Formularze aktów, sposób ich wypełniania oraz zapisywania danych reguluje rozporządzenie wykonawczym do ustawy.

Wydawanie dokumentów

Z ksiąg stanu cywilnego sporządza się:

● odpisy zupełne i skrócone;

● zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku;

● zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego.

Zaświadczenia o dokonanych wpisach dotyczą fragmentu aktu stanu cywilnego, najczęściej wzmianek dodatkowych, np. o uznaniu dziecka, o uznaniu ojcostwa, powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa, zmianie nazwiska lub imienia. Zaświadczenia te mogą też dotyczyć braku wpisu do ksiąg stanu cywilnego za określone lata. W przypadku gdy w przechowywanych księgach uległy zniszczeniu poszczególne akty stanu cywilnego w stopniu uniemożliwiającym ich odczytanie, należy wydać zaświadczenie, które będzie stanowiło podstawę do odtworzenia jego treści na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy.