Odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) jest tak naprawdę dowodem osobistym podmiotów wpisywanych do niego, w tym spółek prawa handlowego. Jest on okazywany podczas stawania do przetargów, a także przy zawieraniu większych umów w obrocie gospodarczym. W konsekwencji przedsiębiorcy nie raz zadają sobie pytanie – jak długo aktualny jest odpis z KRS.

Nie ma przepisów, które regulowałyby tę kwestię w obrocie gospodarczym, zaś odpis z KRS jest aktualny tak naprawdę dopóty, dopóki zamieszczone w nim dane nie ulegną zmianie. Tak więc może się okazać, że aktualny będzie odpis z KRS nawet sprzed dwóch lat.

W miejsce powyższego pytania postawić można inne, a mianowicie – jak stare odpisy z KRS można honorować przy zawieraniu umów tak, by nie narazić się na zarzut, że nie dołożono należytej staranności podczas badania swojego kontrahenta. Kwestia ta pozostaje sprawą uznaniową, brak jest bowiem przepisów, które by to regulowały. Jak pokazuje praktyka, w obrocie gospodarczym przedsiębiorcy zazwyczaj honorują odpisy z KRS nie wcześniejsze niż do trzech miesięcy. Nie można jednak tego okresu traktować jako reguły. I przy naprawdę poważnych umowach na poziomie kilkudziesięciu czy też kilkuset tysięcy złotych warto pomyśleć, by ten czas skrócić np. do jednego miesiąca (a nawet do kilku tygodni). Kwestia ta powinna zostać uregulowana odgórnie przez osoby kierujące firmą – nie jest właściwe, by to pracownicy według własnego uznania podejmowali decyzje w tak ważnej sprawie.

Do nielicznych przepisów, które wskazują datę, do której można honorować odpisy z KRS, należy rozporządzenie prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich dokumenty te mogą być składane. Zgodnie z par. 1 ust. 1 pkt 2 tego rozporządzenia zamawiający może żądać odpisu z rejestru, względnie Ewidencji Działalności Gospodarczej wystawionego nie wcześniej niż na sześć miesięcy przed upływem terminów składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o zamówienia albo składania ofert. Rozporządzenie to dotyczy jednak wyłącznie spraw z zakresu prawa zamówień publicznych.

Należy pamiętać, że w chwili obecnej istnieje możliwość analizy treści odpisu z KRS także przez internet. Do przeglądarki można wejść przez stronę Ministerstwa Sprawiedliwości (www.ms.gov.pl). Niestety, przez internet nie można uzyskać dostępu do wszystkich danych, tak jak przy odpisie w formie papierowej, ale jedynie do podstawowych, takich jak: siedziba i adres, sposób reprezentacji, osoby uprawnione do działania w imieniu podmiotu...