Urzędnicy nadużywają trybu zamówienia z wolnej ręki przy udzielaniu zleceń na budowę systemów informatycznych. Urząd Zamówień Publicznych (UZP) podczas kontroli ujawnił, że przy przetargach na sprzęt czy oprogramowanie urzędy uzależniają się od pierwotnego producenta lub dostawcy.

Syndrom związanych rąk

W praktyce dochodzi do bardzo niekorzystnego tzw. związania rąk. Najpierw zamawiający udziela zamówienia na system informatyczny, a potem okazuje się, że z przyczyn technicznych albo z powodu ochrony praw wyłącznych musi udzielać kolejnych zamówień związanych z systemem dotychczasowemu wykonawcy. Tak dzieje się zwłaszcza w przypadku inwestycji dotyczących rozbudowy lub modyfikacji systemu czy świadczenia usług serwisowych.

– Uzależnienie to jest w dużej mierze konsekwencją niewłaściwego przygotowania postępowania przez zamawiających – ocenia UZP.

Przez nadużywanie zamówienia z wolnej ręki wielomilionowe kwoty z publicznej kasy trafiają wciąż do tych samych wykonawców. Brak konkurencji powoduje, że dostawy i usługi są droższe. Negocjowanie umów z jednym i tym samym wykonawcą rodzi także podejrzenia o korupcję.

Okazuje się, że urzędnicy popełniają najczęściej błędy już na etapie przygotowania specyfikacji i umowy.

Co proponuje UZP

Z tego powodu UZP przygotował dla nich specjalną rekomendację na temat udzielania zamówień na systemy informatyczne. Zaleca w niej objęcie zamówieniem podstawowym jak najszerszego zakresu usług związanych z systemem informatycznym, a więc także późniejszą eksploatację i modyfikację systemu. Natomiast w przypadku podziału zamówienia zamawiający powinien zagwarantować sobie możliwość udzielania zamówień innym wykonawcom na serwis i zmiany bez zgody pierwotnego wykonawcy.

Aby uzyskać prawo do swobodnej rozbudowy systemu informatycznego urzędy i samorządy powinny w umowie zawrzeć postanowienia o przeniesieniu autorskich praw majątkowych do kupionego systemu, łącznie z prawem na udzielanie zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego. Zamawiający powinni też szczegółowo określić pola eksploatacji obejmujące autorskie prawa majątkowe, np. uprawniające do modyfikacji oprogramowania.

Przeniesienie praw powinno dotyczyć również kodów źródłowych w stosunku do nowo utworzonego systemu i ich swobodnej modyfikacji. Zamawiający powinien również w umowie zobowiązać wykonawcę do wydania kodów źródłowych oraz pełnej dokumentacji technicznej systemu. Według UZP warunki gwarancji nie mogą ograniczać lub wyłączyć uprawnień zamawiającego z posiadania autorskich praw majątkowych. W umowie zamawiający musi także zagwarantować sobie przeniesienie praw do licencji lub sublicencji oprogramowania niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania zamawianego systemu.

BŁĘDY PRZY PRZETARGACH INFORMATYCZNYCH

● Zamawianie sprzętu bez obsługi serwisowej i konserwacji

● Nieobjęcie jednym zamówieniem gwarancji na wykonany system i prowadzenia prac rozwojowych

● Brak przeniesienia na zamawiającego autorskich praw majątkowych niezbędnych do rozwoju systemu w trybie konkurencyjnym

● Niezagwarantowanie kolejnym wykonawcom dostępu do informacji niezbędnych do rozbudowy systemu