Przedsiębiorca prowadzi książkę kontroli i przechowuje ją w swojej firmie razem z upoważnieniami i protokołami kontroli. Może mieć ona formę zbioru dokumentów.

Przepisy nie określają jednolitego formularza kontroli przedsiębiorcy i dlatego w praktyce sposób prowadzenia w zasadzie jest dowolny, pod warunkiem że wynika z niej, jak często były prowadzone kontrole w firmie, jaka inspekcja je wykonywała oraz jaki był ich skutek. Służy więc ona przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności.

Książka kontroli może być prowadzona nawet w formie elektronicznej. Jednak w takim przypadku dane zawarte w książce powinny mieć potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę. Do obowiązków właściciela firmy należy, aby dokonywał do niej wpisów oraz aktualizacji danych.

W książce kontroli muszą być też wpisy informujące o tym, że zostały wykonane zalecenia pokontrolne, a także wpisy o ich uchyleniu przez organ kontroli lub organ nadrzędny nad nim czy też przez sąd administracyjny.

Inspektorzy, którzy prowadzą kontrole w firmie, zapoznają się z treścią książki kontroli i mogą skorzystać z ustaleń, które zostały poczynione wcześniej przez inne organy. Natomiast nie mogą sprawdzać, czy przedsiębiorca wykonał zalecone przez te inne organy zalecenia pokontrolne.

W razie wszczęcia kontroli trzeba niezwłocznie okazać im: książkę, kopie odpowiednich ich fragmentów lub wydruki z systemu informatycznego, w którym jest prowadzona. Wydruki muszą być poświadczone przez przedsiębiorcę za zgodność z wpisem w książce kontroli.

Zapoznanie się przez inspektorów z książką kontroli nie jest jednak traktowane tak jak wykonywanie czynności kontrolnych. Nie mogą jej też zająć i traktować tak, jak formy zabezpieczenia dowodów, dokonywać w niej skreśleń i podkreśleń. Natomiast mogą w niej dokonywać wpisów, fotografować ją, a także powielać.

W razie przedłużenia czasu kontroli z przyczyn niezależnych od organu inspektorzy uzasadniają ten fakt na piśmie i wpisują do książki kontroli przed podjęciem dalszych czynności kontrolnych.

Przedsiębiorca nie musi inspektorom okazać książki wówczas, gdy w tym samym czasie została udostępniona innemu organowi kontroli. Dopiero po zwróceniu mu jej powinien w ciągu trzech dni roboczych okazać mu ją w siedzibie organu kontroli.

WAŻNE!

Przedsiębiorca ma obowiązek bezterminowo przechowywać książkę kontroli, ponieważ przepisy nie określają czasu, w którym ma to robić.

WPISY DO KSIĄŻKI KONTROLI

Organ kontroli dokonuje w książce kontroli wpisów dotyczących:

● oznaczenia organu kontroli

● oznaczenia upoważnienia do kontroli

● zakresu przedmiotowego przeprowadzonej kontroli

● daty podjęcia i zakończenia kontroli

● zaleceń pokontrolnych oraz określających zastosowane środki pokontrolne

● uzasadnienia braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli

● uzasadnienia wszczęcia kontroli jedynie po okazaniu legitymacji służbowej

● uzasadnienia niedokonania zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli

● uzasadnienia przedłużenia czasu trwania kontroli

● uzasadnienia czasu trwania przerwy w kontroli

Podstawa prawna

● Art. 81-81a ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. nr 173, poz. 1807 z późn. zm.).