Dziś każda decyzja administracyjna i postanowienie jest doręczane stronom na piśmie. Natomiast tylko od dobrej woli urzędnika zależy, czy inne dokumenty urzędowe zostaną przedstawione stronie w formie elektronicznej. To wkrótce się zmieni. Taki cel przyświeca Ministerstwu Spraw Wewnętrznych i Administracji, które skierowało do Rady Ministrów projekt nowelizacji ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Projekt ten będzie omawiany na jutrzejszym posiedzeniu rządu.

– To kolejny etap w ramach strategii, która ma doprowadzić do informatyzacji administracji. Pojawią się przepisy umożliwiające stosowanie elektronicznej skrzynki podawczej i urzędowego poświadczenia odbioru – ocenia adwokat Marek Gruchalski z Kancelarii Nowakowski i Wspólnicy.

Klucz do sukcesu

W nowelizacji k.p.a. kluczowe znaczenie będzie miała zmiana art. 14 par. 1. Dziś kreuje on zasadę pisemności postępowania. Resort spraw wewnętrznych proponuje więc, by wszystkie sprawy administracyjne można było załatwiać w formie pisemnej lub w postaci dokumentu elektronicznego. Będzie to kolejna rewolucja w k.p.a. Do pierwszej doszło cztery lata temu, gdy do kodeksu wprowadzono możliwość doręczenia pisma drogą elektroniczną. Jednak wówczas wszystko uzależniono (teraz jest tak samo) od dobrej woli urzędu. Gdy strona postępowania zwróciła się lub wyraziła zgodę na doręczenie pisma drogą elektroniczną, urząd mógł negatywnie ustosunkować się do jej wniosku. Tak więc doręczenie pisma za pomocą poczty elektronicznej jest nadal w gestii uznania urzędu. Dziś resort proponuje usunięcie z art. 391 zwrotu „może”, który pozwala na fakultatywne działanie urzędnika. Rozszerzony ma zostać zakres podmiotowy prze- pisu. Obejmie on też innych uczestników postępowania. W praktyce więc urząd będzie musiał doręczyć elektronicznie pismo stronie, gdy o to ona wystąpi lub wyrazi na to zgodę.

– Istotne złagodzenie wymogów formalnych w stosunku do uczestników postępowania oraz wprowadzenie obowiązków w zakresie wykorzystania dokumentów elektronicznych przez organy administracji doprowadzi do upowszechnienia poczty elektronicznej – uważa dr Marek Świerczyński z Kancelarii Baker & McKenzie.