W postępowaniu przed sądami jeszcze nie można swobodnie wnosić pism procesowych drogą elektroniczną. Zasada równoważności skutków prawnych dokumentów elektronicznych z dokumentami tradycyjnymi, którą w 2002 roku wprowadziła ustawa o podpisie elektronicznym, jest dziś stosowana jedynie przy składaniu wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego i Rejestru Zastawów. Od 2010 roku możliwe będzie wnoszenie pism procesowych w toku elektronicznego postępowania upominawczego. Niestety, na razie tylko do tych spraw ogranicza się w Polsce określenie e-postępowanie.

Wszystko przez to, że pisma procesowe wnoszone w formie elektronicznej wywołują skutki prawne wyłącznie w przypadkach określonych w przepisach szczególnych, które niejednokrotnie nie zostały jeszcze wydane. Kolejne rządy przez ponad siedem lat obowiązywania ustawy o podpisie elektronicznym nie poradziły sobie z przygotowaniem odpowiednich aktów prawnych wcielających ją w życie. Ministerstwo Gospodarki pracuje właśnie nad nowym projektem ustawy.

- Wobec braku funkcjonowania instytucji podpisu elektronicznego droga elektroniczna nie pozwala na identyfikację strony wnoszącej pismo procesowe - mówi sędzia Elżbieta Zywar, rzecznik Sądu Okręgowego w Szczecinie.

Postępowanie karne i administracyjne

Możliwość wnoszenia pism procesowych drogą elektroniczną nie jest przewidziana w procedurze karnej, wykroczeniowej ani sądowo-administracyjnej.

- Błędne jest przekonanie, jakoby przesłanie pisma procesowego w formie dokumentu elektronicznego, zgodnie z wymogami ustawy o podpisie elektronicznym, wywierało jakikolwiek skutek - podkreśla z kolei dr Maciej Skory, radca prawny z kancelarii Iurico.

W postępowaniu w sprawach o wykroczenia strony mogą składać oświadczenia procesowe na piśmie albo ustnie do protokołu. W procedurze wykroczeniowej ustawodawca dopuszcza doręczenie pisma za pośrednictwem poczty elektronicznej, jednak przepisy dotyczące doręczeń adresowane są do organów procesowych, a nie do stron, a więc nie odnoszą się do zasad wnoszenia przez stronę pisma procesowego. Apelacja musi mieć postać pisemnego dokumentu opatrzonego własnoręcznym podpisem osoby go sporządzającej.

Postępowanie rejestrowe i rejestr zastawów

Możliwe jest natomiast składanie wniosków elektronicznych o wpis do rejestrów w Krajowym Rejestrze Sądowym i Rejestru Zastawów oraz uzyskiwanie odpisów z Centralnej Informacji tych rejestrów.

- W wydziale Krajowego Rejestru Sądowego można zwracać się drogą elektroniczną o wpis zmiany do KRS, ale już np. nie o rejestrację podmiotu - mówi sędzia Elżbieta Zywar.

Zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym odpowiednio złożony dokument elektroniczny wywołuje takie same skutki prawne jak dokument opatrzony podpisem własnoręcznym.

- Wniosek złożony w drodze elektronicznej powinien zostać opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu - mówi Anna Kozanecka-Żarnecka, adwokat z kancelarii Chałas i Wspólnicy.

- Brak podpisu stanowi tzw. brak formalny, który stanowi podstawę do zwrotu pisma w przypadku jego nieuzupełnienia na wezwanie sądu - tłumaczy sędzia Elżbieta Zywar.

Odpis umożliwia identyfikację autora pisma. Należy też pamiętać, że jeżeli dokumenty załączone do wniosku o dokonanie wpisu w rejestrze potwierdził za zgodność z oryginałem notariusz, to muszą one zostać opatrzone przez niego bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Rejestracja na stronie internetowej

Składanie elektronicznych wniosków w postępowaniu rejestrowym możliwe jest dzięki uruchomionej przez Ministerstwo Sprawiedliwości aplikacji.

- Obecnie na naszej stronie mamy zarejestrowanych około 900 użytkowników - mówi Wioletta Olszewska z Ministerstwa Sprawiedliwości.

W celu złożenia wniosku należy dokonać rejestracji użytkownika poprzez złożenie ważnego bezpiecznego podpisu elektronicznego na wygenerowanym pliku podczas tej rejestracji. Po uzyskaniu dostępu do aplikacji strona składająca wnioski załącza je w postaci pliku, który musi być opatrzony bezpiecznym podpisem.

Jeśli wniosek taki wpłynie poprawnie, nadawana zostaje sygnatura.

- Po pozytywnym rozpatrzeniu sprawy wnioskodawca otrzymuje orzeczenie lub postanowienie opatrzone podpisem elektronicznym przez pracownika sądu - tłumaczy Wioletta Olszewska.

W przypadku odpisów z KRS i Rejestru Zastawów strona składająca poprzez portal wniosek o udostępnienie informacji otrzymuje wydany odpis także w formie elektronicznej.

- Decydując się na złożenie wniosku z wykorzystaniem drogi elektronicznej, należy mieć na uwadze to, iż wszelkie doręczenia orzeczeń i pism sądowych dokonywane będą na adres elektroniczny, z którego wysłany został wniosek - radzi Anna Kozanecka-Żarnecka.

Po 1 stycznia 2010 r., gdy w życie wejdzie nowelizacja kodeksu postępowania cywilnego, możliwe będzie wnoszenie pism procesowych drogą elektroniczną w toku tzw. elektronicznego postępowania upominawczego.

Elektroniczne postępowanie upominawcze

W elektronicznym postępowaniu upominawczym przewidziano alternatywną dla podpisu elektronicznego formę identyfikacji stron poprzez uzyskanie loginu i hasła. Co więcej, wniesienie pisma będzie skorelowane z uiszczeniem opłaty przekazem internetowym. Dzięki powiązaniu z rachunkiem bankowym prowadzonym dla konkretnej osoby, łatwo będzie ją zidentyfikować.

- Postępowanie takie będzie mogło być wszczęte jedynie w przypadku roszczeń pieniężnych, w których postawą wniesienia pozwu jest dokument, najczęściej faktura bądź rachunek - wyjaśnia dr Maciej Skory.

Zdaniem prawników, mało prawdopodobne jest, aby przepisy zaczęły już wtedy funkcjonować. Konieczne bowiem będzie nie tylko wprowadzenie przepisów wykonawczych, ale przede wszystkim uzyskanie pewności co do technicznego przygotowania sądów do prowadzenia takiego postępowania.