Przepis art. 144 ust. 1 prawa zamówień publicznych (p.z.p.) określa zasady dokonywania zmian w umowie zamówienia publicznego. Ustawodawca podtrzymuje co do zasady zakaz zmian w umowie, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki zmiany. Jakich elementów umowy mogą dotyczyć te zmiany? Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 28 czerwca 2000 r. (IV CKN 70/00) możliwość zmiany obejmuje wszystkie istotne postanowienia umowy (essentialia negotii).

Zamawiający mają jednak pewne ograniczenia, gdyż nie mogą zwiększyć wielkości lub zakresu zamówienia poprzez wprowadzenie aneksu do umowy. Tego rodzaju zmiana do umowy jest zakazana, bo zamawiający powinien udzielić zamówienia dodatkowego albo uzupełniającego po przeprowadzeniu odrębnego postępowania i podpisaniu odrębnej umowy. Jeżeli jednak ktoś upierałby się przy aneksie zamiast odrębnej umowie (poprzedzonej przeprowadzeniem postępowania), to naruszyłby art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Zamawiający, chcąc prawidłowo wykonać dyspozycję analizowanego przepisu, muszą przewidzieć możliwość zmiany przedmiotu zamówienia, pod warunkiem że będą one korzystne dla zamawiającego.

Przy zamówieniach na dostawy zamawiający nie powinni przewidywać zmniejszenia przedmiotu zamówienia, chyba że w umowie określą jej wartość na górną granicę zobowiązania i dodatkowo określą, że przedmiot zamówienia będzie zrealizowany w co najmniej np. 80 proc. W takim wypadku zamawiający ma prawo ograniczyć realizację w zakresie przedmiotu zamówienia do 20 proc.

Gdy chodzi o usługi, to zamawiający ma możliwość zmiany umowy, jeżeli zaszły okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili jej zawarcia. Firma, której zlecono sprzątanie szpitala, nie będzie wykonywać swych usług, jeśli wybuchnie w nim pożar i spalą się niektóre pomieszczenia. Inne zmiany w przedmiocie zamówienia mogą dotyczyć okoliczności, które działają na korzyść zamawiającego. Załóżmy, że realizowane są usługi w zakresie tworzenia oprogramowania. Na rynku pojawiają się nowe rozwiązania i zamawiający chciałby mieć je w zrealizowanym przedmiocie zamówienia w ramach dotychczasowego wynagrodzenia.

W pewnych sytuacjach zamawiający powinien wskazać na możliwość zmiany terminu wykonania umowy, zwłaszcza gdy zmiana wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy.