Przy zawieraniu umowy o pracę lub kontraktu menedżerskiego z członkiem zarządu spółki z o.o. należy pamiętać o regulacji zawartej w art. 210 k.s.h. Zgodnie z tym przepisem, w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Zgodnie z tą zasadą, przy zawieraniu umowy o pracę lub kontraktu menedżerskiego z członkiem zarządu, powołanym na postawie uchwały zgromadzenia wspólników spółki, spółka nie może być reprezentowana zgodnie z zasadami ogólnymi, tj. przez innego członka zarządu. Taką umowę w imieniu spółki może zawrzeć wyłącznie pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników spółki lub rada nadzorcza spółki.

W pierwszym przypadku konieczne jest zwołanie zgromadzenia wspólników i podjęcie w ramach porządku obrad uchwały o powołaniu konkretnej osoby, wskazanej z imienia i nazwiska, do reprezentowania spółki w umowach z członkami zarządu. Dopiero powołany w taki sposób pełnomocnik jest uprawniony do działania w imieniu spółki przy zawieraniu umowy o pracę lub kontraktu menedżerskiego z członkiem zarządu tej spółki.

W przypadku reprezentowania spółki przez radę nadzorczą, obowiązujące przepisy nie wskazują precyzyjnie, w jakim składzie rada nadzorcza powinna działać. W orzecznictwie przyjmuje się, iż w takich sytuacjach umowę z członkiem zarządu powinni podpisać albo wszyscy członkowie rady nadzorczej, albo przedstawiciel rady nadzorczej działający na podstawie uchwały rady nadzorczej upoważniającej go do zawarcia umowy z członkiem zarządu. Przyjmuje się, że dopuszczalne jest również określenie w regulaminie rady nadzorczej – o ile taki regulamin został w spółce uchwalony – osoby upoważnionej do działania w imieniu rady nadzorczej w umowach z członkami zarządu spółki.

Zasady reprezentacji spółki w umowach z członkami zarządu mają doniosłe znaczenie praktyczne, gdyż sankcją za ich naruszenie jest nieważność zawartej z członkiem zarządu umowy o pracę lub umowy menedżerskiej.