1 kwietnia i 8 września 2016 r. wejdą w życie ważne zmiany w postępowaniu cywilnym dotyczące doręczeń pism.
Zmiany wynikają z:
- ustawy z dnia 15 stycznia 2015 r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw,
- ustawy z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy - Kodeks cywilny, ustawy - Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (ustawa wprowadzająca formę dokumentową czynności prawnych).
Zmiany te mają na celu usprawnienie doręczeń pism w postępowaniach i opierają się głównie na utworzeniu systemu teleinformatycznego obsługującego przepływ korespondencji pomiędzy stronami/uczestnikami i sądem. Zostanie zatem utworzona aplikacja nosząca nazwę „Elektroniczne Biuro Podawcze”. Aplikacja ta będzie bazowała na funkcjonującym dotychczas systemie „Elektroniczne Postępowanie Upominawcze” (za pomocą tego systemu E-Sąd, czyli SR Lublin-Zachód w Lublinie, VI Wydział Cywilny, rozpatruje wszystkie elektroniczne postępowania upominawcze w kraju, http://www.e-sad.gov.pl/). Każdy zainteresowany korzystaniem z tej aplikacji będzie musiał założyć w niej konto. Wszystkie sądy będą musiały umożliwić stronom wnoszenie pism procesowych drogą elektroniczną za pomocą aplikacji „Elektroniczne Biuro Podawcze" w terminie 3 lat od wejścia w życie nowych przepisów (art. 20 ustawy nowelizującej z dnia 10 lipca 2015 r.), czyli w terminie do 8 września 2019 r.
Zmiany można podzielić na trzy istotne części, wyszczególnione poniżej.
I. Zmiany w postępowaniu wieczystoksięgowym.
1. Od 1 kwietnia 2016 r. zaczną obowiązywać przepisy (art. 6264 k.p.c.), na mocy których notariusz, komornik oraz naczelnik urzędu skarbowego działający jako administracyjny organ egzekucyjny będą mogli złożyć wniosek o wpis w księdze wieczystej wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
2. Wnioski o wpis w księdze wieczystej pochodzące od strony lub jej pełnomocnika będą mogły być nadal składane w tradycyjnej, „papierowej” formie.
3. Od 1 kwietnia 2016 r. na wniosek uczestnika postępowania zawarty w akcie notarialnym zawiadomienie o wpisie będzie doręczać się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, na konto wskazane w tym systemie.
II. Zmiany w doręczeniach w całym postępowaniu cywilnym
4. Od 8 września 2016 r. zaczną obowiązywać przepisy przewidujące możliwość dokonania wyboru (w konkretnej sprawie) wnoszenia pism procesowych w całym postępowaniu cywilnym za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, także w „tradycyjnych” postępowaniach.
5. Wybór doręczenia elektronicznego będzie prawem, a nie obowiązkiem, przy czym dokonywanie doręczeń elektronicznych będzie uzależnione od uprzedniego dokonania wyboru (dla konkretnej sprawy) wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
6. Wybór sposobu wnoszenia pism będzie się odbywał przez złożenie stosownego oświadczenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
7. Jeżeli ustawa będzie stanowić, że wnoszenie pism za pomocą systemu teleinformatycznego jest obligatoryjne (jak ma to miejsce w przypadku elektronicznego postępowania upominawczego) albo strona wybierze wnoszenie pism za pośrednictwem tego systemu, to pismo wniesione z pominięciem tej drogi nie wywoła skutków, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu.
8. Jeżeli adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, radca Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa, organ władzy publicznej albo inny organ państwowy dokona wyboru wnoszenia pism za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, to doręczenia zawsze będą dokonywane elektronicznie i nie będzie możliwe zrezygnowanie z tych doręczeń, chyba że złoży się oświadczenie o rezygnacji z wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Rezygnacja z wnoszenia pism za pomocą systemu teleinformatycznego będzie bowiem obejmowała także rezygnację z doręczeń elektronicznych.
9. W przypadku innych podmiotów, które wybrały wnoszenie pism za pomocą systemu teleinformatycznego, dopuszczalne będzie rezygnacja z doręczeń elektronicznych bez uprzedniej rezygnacji z wnoszenia pism za pomocą systemu teleinformatycznego.
10. Pismo procesowe wnoszone za pośrednictwem systemu teleinformatycznego będzie podpisywane podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo podpisem elektronicznym potwierdzonym profilem zaufanym e-PUAP. Przepisy szczególne będą mogły odmiennie regulować tę kwestię. Przykładowo, w odniesieniu do pism składanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym nadal będzie dopuszczalne posługiwanie się podpisem elektronicznym nadawanym w systemie teleinformatycznym obsługującym to postępowanie.
11. Doręczenie elektroniczne nastąpi w chwili wskazanej w potwierdzeniu odbioru korespondencji (faktycznie będzie to chwila „wejścia” na konto użytkownika w systemie informatycznym), co wynika z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 października 2015 r. w sprawie trybu i sposobu dokonywania doręczeń elektronicznych (zaczyna ono obowiązywać od 1 kwietnia 2016 r.). Do doręczeń elektronicznych nie znajdą zastosowania ograniczenia przewidziane dotyczące doręczania w porze nocnej oraz w dni ustawowo uznane za wolne od pracy. W razie braku potwierdzenia odbioru, doręczenie elektroniczne będzie uznawane za skuteczne z upływem 14 dni od daty umieszczenia pisma w systemie teleinformatycznym.
12. Jeżeli pismo procesowe zostanie wniesione za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo orzeczenie lub inne pismo sądowe zostanie utrwalone w tym systemie, a ich odpisy będą podlegać doręczeniu w tradycyjny sposób, to zamiast odpisu pisma lub orzeczenia będzie mógł być doręczony dokument uzyskany z systemu teleinformatycznego, czyli wydruk pisma z tego systemu. Dokument ten będzie posiadać cechy umożliwiające weryfikację istnienia i treści pisma w systemie teleinformatycznym. Dokument posiadający powyższe cechy będzie miał moc dokumentu wydawanego przez sąd.
13. Zmieniono także art. 142 k.p.c., na mocy którego doręczenie będzie mogło być potwierdzone nie tylko pisemnie, za pomocą tradycyjnego potwierdzenia odbioru, ale również w postaci danych informatycznych w systemie teleinformatycznym operatora pocztowego, co będzie stanowić elektroniczne potwierdzenie odbioru.
III. Zmiany w doręczeniach pomiędzy profesjonalnymi pełnomocnikami
14. Od 8 września 2016 r. zmienia się art. 132 par. 1 kpc (doręczenia pomiędzy profesjonalnymi pełnomocnikami). W związku z tym wystarczające będzie samo oświadczenie pełnomocnika w treści pisma wnoszonego do sądu o nadaniu pisma drugiej stronie przesyłką poleconą (a więc nie będzie już konieczne wrzucanie do koperty potwierdzenia nadania). Oczywiście dalej będzie możliwe załączanie pocztowego potwierdzenia nadania przesyłki.
1 kwietnia 2016 r. wchodzą w życie następujące przepisy wykonawcze do k.p.c. związane z utworzeniem systemu teleinformatycznego (Elektronicznego Biura Podawczego):
(a) rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 października 2015 r. w sprawie trybu i sposobu dokonywania doręczeń elektronicznych (wydane na podstawie art. 1311 par. 3 k.p.c.),
(b) rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 października 2015 r. w sprawie sposobu wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe (wydane na podstawie art. 125 par 31 k.p.c.).