W praktyce niektórych sądów popularność zyskuje wysyłanie pism bez podpisu. Takie działanie jest pozbawione podstaw prawnych i jako takie – niedopuszczalne - piszą Marzena Knap, starszy inspektor ds. biurowości w SO w Rzeszowie oraz Marcin Świerk, sędzia SO w Rzeszowie.

Podstawy prawnej do wysyłania pism bez podpisu (również za pośrednictwem centrów wysyłkowych, których na terenie kraju funkcjonuje kilka) upatruje się w par. 19 ust. 4 zarządzenia ministra sprawiedliwości z 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz. MS z 31 grudnia 2003 r. ze zm.) i załączniku nr 3 do tego zarządzenia. Problem w tym, że wskazany przepis sprzeczny jest z par. 43 rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 25 czerwca 2015 r. (Dz.U. z 2015 r. poz. 925) – Regulamin urzędowania sądów powszechnych, który dotyczy wszystkich pism wysyłanych z sądów (ale też wewnątrz sądów) i z którego jasno wynika, że podpisany musi być każdy dokument.
Ma to znaczenie o tyle, że rozporządzenie jest aktem wyższego rzędu i w razie sprzeczności z nim przepisy wskazanego zarządzenia nie mogą mieć zastosowania. Przesądza to zresztą w tym przypadku par. 19 ust. 5 zarządzenia, według którego ust. 4 (stanowiący podstawę do wysyłania pism bez podpisu własnoręcznego) nie ma zastosowania w sytuacji, gdy przepisy szczególne ustaw bądź rozporządzeń wymagają zamieszczenia podpisu pod określonym pismem sądowym oraz dla przypadków wydawania odpisów i wypisów na wniosek uprawnionych osób.
Wskazane regulacje zarządzenia ministra mogły zostać od biedy uznane za zgodne z aktami prawnymi wyższego rzędu, w tym z par. 52 poprzednio obowiązującego rozporządzenie MS z 23 lutego 2007 r. – Regulamin urzędowania sądów powszechnych (choć i w tym wypadku zasadnicze wątpliwości wynikały – w związku z art. 7 Konstytucji RP – z braku podstawy prawnej do ich wydania). Jednak wobec treści par. 43 rozporządzenia MS z 25 czerwca 2015 r. kwestia legalności wskazanego zarządzenia rysuje się odmiennie. Przepisy zarządzenia ministra nie mogą mieć zastosowania, bo są sprzeczne z rozporządzeniem i to kwestię przesądza. Innymi słowy, wysyłanie pism bez podpisu pozbawione jest podstaw prawnych i jako takie – niedopuszczalne.
Niezależnie od powyższego, zasadnicze wątpliwości natury prawnej rodzi korzystanie z centrów wysyłkowych przy obsłudze korespondencji w sprawach karnych. Pojawiają się one w związku z art. 148 par. 2a i 2b k.p.k. Otóż treść przepisów wskazuje jednoznacznie, że dane adresowe pokrzywdzonych i świadków pozostają do wiadomości organu prowadzącego postępowanie, a za taki z pewnością nie można uznać pracowników centrów wysyłkowych, niezależnie od statusu tych jednostek.
Ponieważ załącznik, o którym wcześniej była mowa, dotyczy też orzeczeń, w tym nawet niektórych wyroków, nie od rzeczy będzie zwrócenie uwagi na art. 128 par. 1 k.p.k., zgodnie z którym orzeczenia i zarządzenia dostarcza się w uwierzytelnionych odpisach, jeżeli ustawa nakazuje ich doręczenie. Jeśli uznamy, za słownikiem języka polskiego, że uwierzytelnienie to uczynienie czegoś wiarygodnym, stwierdzenie autentyczności dokumentu lub podpisu, to odpowiadający takiej definicji odpis omawianych dokumentów zawierać powinien jakieś urzędowe potwierdzenie zgodności z oryginałem i autentyczności znajdujących się na nim podpisów.
W sądach przyjęto, że uwierzytelnianie orzeczeń dokonywane będzie poprzez opatrzenie ich pieczęcią urzędową (okrągłą) oraz podpisem osoby poświadczającej zgodność z oryginałem. Taki jednak sposób uwierzytelniania wyklucza przesłanie tego rodzaju pism za pośrednictwem centrów wysyłkowych, bez podpisu. Na ratunek przychodzi tu par. 26 ust. 5 zarządzenia, w którym czytamy, że wysyłane pisma i odpisy, wskazane w par. 19 ust. 4, nie wymagają do uwierzytelnienia podpisu własnoręcznego i pieczęci. Natomiast w par. 19 ust. 4 zd. 3 określono, że wysyłając pisma bez podpisu, nie stosuje się wskazanego w par. 26 wymogu zamieszczenia pieczęci urzędowej oraz poświadczania za zgodność z oryginałem.
Problem tylko w tym, że art. 128 par. 1 kodeksu postępowania karnego nakazuje uwierzytelnianie wszystkich wysyłanych orzeczeń i zarządzeń (domniemywać należy, że jeśli ustawa nie nakazuje doręczania wskazanych dokumentów, to sądy wobec braku podstawy prawnej ich tak po prostu nie rozsyłają). Skoro do uwierzytelnienia nie wymaga się stosowania pieczęci urzędowej i podpisu, to zadać trzeba pytanie, w jaki inny sposób należy urzędowo potwierdzić zgodność z oryginałem i autentyczność podpisów. Na to zarządzenie ministra sprawiedliwości odpowiedzi nie daje.
Kolejną kwestią wymagającą rozważenia jest pewność obrotu. Nie trzeba chyba szerzej uzasadniać, że inne znaczenie w społecznym odbiorze ma pismo podpisane i opieczętowane albo jedynie opieczętowane, a inne pismo bez pieczęci i podpisu.
Naszym zdaniem nieeleganckie i uderzające w wizerunek sądu jest zróżnicowanie wymogów pism kierowanych przez uczestników postępowań do sądów oraz przez sądy do uczestników. O ile w pierwszym wypadku uczestnicy powinni formułować pisma o określonym stopniu formalizmu, w tym zawierające podpis, a jego brak w znakomitej większości wypadków stanowi przeszkodę w procedowaniu, to w drugim – pisma nie byłyby podpisane, co mogłoby być niezrozumiałe dla obywateli i rodzić ich rozgoryczenie.
Istnieje ryzyko, że wysyłanie tego typu pism z jednej strony obniżyłoby prestiż wymiaru sprawiedliwości, zaś z drugiej powodowałoby obniżenie znaczenia władzy sądowniczej wobec innych władz. Zauważamy przy tym, że pisma przesyłane przez SN, NSA, TK, sądy administracyjne, wojskowe, przez prokuratury, organy administracji są podpisane.
Trzymając się naszego podwórka (Sądu Okręgowego w Rzeszowie) wskazujemy na jeszcze inny problem, który może przecież pojawić się w większości sądów korzystających z usług centrów wysyłkowych. Otóż w związku z tym, że centra umiejscowione są przeważnie w miejscowościach poza siedzibą danego sądu (dla Rzeszowa byłoby to prawdopodobnie centrum w Gliwicach), a większość korespondencji wysyłana jest do adresatów mających miejsce zamieszkania albo siedzibę w okręgu danego sądu, z dużym stopniem prawdopodobieństwa wzrośnie czas doręczania przesyłek. Jest bowiem jasne, że korespondencja wysłana z Rzeszowa do Rzeszowa z reguły zostanie dostarczona szybciej niż wysłana z Gliwic do Rzeszowa, a różnica może wynosić nawet kilka dni (pomijając nawet kwestię dostarczenia korespondencji przez woźnych sądowych, w tym do zakładu karnego).
Pozostaje do rozważenia kwestia naruszenia, po pierwsze, tajemnicy zawodowej poprzez przekazywanie pism osobom nieuprawnionym do zapoznania się z treścią dokumentów, po wtóre art. 128 par. 2 k.p.k., stanowiącego wypełnienie gwarancji zapisanych w art. 47 i art. 51 Konstytucji RP oraz w przepisach ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).
Reasumując, brak jest podstaw prawnych do wysyłania przez sądy niepodpisanych pism. Nie jest to również ze wskazanych powodów właściwe. Natomiast być może zasadne byłoby uregulowanie przesyłania pism bez podpisu, ale jedynie pomiędzy sądami powszechnymi oraz sądami i prokuraturami. Do rozważenia pozostaje kwestia utworzenia, w ramach każdego sądu, komórki organizacyjnej, której pracownicy zajmowaliby się wysyłaniem pism, co miałoby jednak sens jedynie przy przyjęciu, iż będą oni „kopertować przesyłki” szybciej niż pozostali pracownicy.
Marcin Świerk, sędzia SO w Rzeszowie, przewodniczący II Wydziału Karnego
Marzena Knap, starszy inspektor ds. biurowości w Sądzie Okręgowym w Rzeszowie