Tendencja do prowadzenia wyłącznie elektronicznej dokumentacji, rosnąca liczba nowych przepisów prawnych, czy zwiększające się wymagania klientów sprawiają, że zakres ryzyka i ilość możliwych zagrożeń związanych z zarządzaniem kancelarią prawną stale się powiększa. Ich właściciele zdają sobie z tego sprawę. Coraz więcej z nich decyduje się na zakup narzędzi, które umożliwią inteligentne zarządzanie ryzykiem. Mają świadomość, że choć nie wyeliminują one wszystkich problemów, pozwolą zmniejszyć liczbę popełnianych błędów, wnoszonych skarg, czy roszczeń. Pozwolą tym samym zminimalizować ryzyko zwiększenia kosztów ubezpieczenia, strat finansowych, czy utraty reputacji, bądź klientów. Debiutująca na polskim rynku platforma, która usprawnia działanie kancelarii wyróżnia się na tle jej podobnych zupełnie nową funkcjonalnością. Pozwala ona jako pierwsza w Polsce zarządzać ryzykiem związanym z rozproszeniem klientów pośród poszczególnych pracowników.

Dwa podstawowe ryzyka

Coraz więcej mówi się o nowoczesnym zarządzaniu ryzykiem w kancelarii prawnej, a także o samych czynnikach ryzyka. Często są nimi klienci kancelarii, kwestie związane z prowadzeniem dokumentacji i przesyłaniem informacji, stosowane w firmie procedury, a także rodzaj oferowanych usług. Mimo, że temat czynników ryzyka poruszany jest coraz częściej, wielu właścicieli kancelarii wciąż nie zdaje sobie sprawy, że zalicza się do nich również personel.

Funkcjonowanie kancelarii prawnej opiera się na pracy i zaangażowaniu pracowników, którzy powinni być kompetentni, doświadczeni i odpowiednio przygotowani do wykonywania powierzonych im zadań. Stąd wielu właścicieli kancelarii upatruje największe ryzyko ze strony personelu w braku odpowiedniego nadzoru i wewnętrznych procedur. Aby je zminimalizować, kancelarie wprowadzają wewnętrzne instrukcje i zasady postępowania, które ograniczają liczbę ewentualnych błędów i zaniedbań. Adwokat Błażej Robaszyński, zwraca jednak uwagę na innego rodzaju zagrożenie związane z personelem:

“Bardzo często zdarza się, że niewielka grupa pracowników obsługuje aż 80 procent kluczowych klientów. Znane są przypadki, w których podobne wyniki osiągał nawet pojedynczy pracownik. Problem leży w tym, że odejście takiego pracownika najczęściej jest jednoznaczne z odejściem klienta, którego obsługiwał.”

Platforma CasuSoft umożliwia automatyczną ocenę dwóch podstawowych ryzyk związanych z personelem. Są to: ryzyko wynikające ze zbyt dużej ilości klientów przypisanych do jednego opiekuna oraz ryzyko związane ze zbyt dużą ilością przypisanych do niego spraw.

„Moduł zarządzania ryzykiem pozwala na analizę rozproszenia klientów oraz generowanego przychodu pośród poszczególnych pracowników i maksymalne zabezpieczenie się użytkownika na wypadek zerwania z nimi współpracy” – dodaje mecenas Robaszyński.

Moduł pozwala również organizować i kontrolować czas pracy pracowników, oraz generuje raporty dotyczące ich efektywności.

Zapobiegaj i zarządzaj ryzykiem

Zarządzanie ryzykiem w kancelarii polega na identyfikacji czynników ryzyka, ich analizie, monitorowaniu i kontroli, przewidywaniu zakresu ich wpływu na funkcjonowanie i reputację firmy, a także ocenie przyjętych działań. CasuSoft opiera się na innowacyjnej formule, która zarządza ryzykiem przy użyciu wzorów i algorytmów. Umożliwia prowadzenie repozytorium zidentyfikowanych ryzyk i przeprowadza analizę zarówno ilościową, jak i finansową, czyli według przychodu generowanego przez konkretnych prawników. Na podstawie wyników partnerzy zarządzający kancelarią są w stanie zdywersyfikować rozkład kluczowych klientów pośród pracowników i zabezpieczyć się na wypadek zakończenia współpracy z kluczowymi prawnikami.

Oprogramowanie CasusSoft to nowoczesny system, który został opracowany z myślą o małych i dużych kancelariach. Umożliwia efektywne zarządzanie nimi oraz rzetelną i sprawną obsługę klienta. To swego rodzaju repozytorium informacji i procesów zachodzących w każdej kancelarii prawnej. Oprócz modułu zarządzania ryzykiem, oferuje takie funkcjonalności, jak stały dostęp do dokumentów on-line, bezpieczne przechowywanie danych, czy automatyczne wprowadzanie do systemu ukazujących się aktów prawnych.

ikona lupy />

DOTACJE NA INNOWACJE - INWESTUJEMY W WASZĄ PRZYSZŁOŚĆ

Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka