● Urzędnicy mogą przystąpić do działania, tylko jeśli zawiadomili podatnika o swoich planach co najmniej z 7-dniowym wyprzedzeniem
Reklama
Podatnicy, płatnicy, inkasenci bądź ich następcy prawni, którzy otrzymają zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, powinni się do niej odpowiednio przygotować. Najpierw – uważnie przeczytać zawiadomienie, ponieważ to w nim urząd wskazuje, czego będzie dotyczyć kontrola. Następnie powinni sprawdzić związane z tym rozliczenia oraz dokumentację podatkową, a jeśli coś się w nich nie zgadza – jak najszybciej podjąć stosowne kroki. Dobrze też być przygotowanym na żądania, jakie mogą się pojawić w trakcie kontroli. Określa to ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.), przy czym do kontroli działalności gospodarczej podatnika będącego przedsiębiorcą stosuje się przede wszystkim przepisy rozdziału 5 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Zgodnie z nimi przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna bądź jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną – wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą. Za przedsiębiorców uznaje się też wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej.

Reklama
Ordynacja ma zastosowanie do kontroli przedsiębiorców jedynie w przypadkach, gdy dana kwestia nie została uregulowana w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej, co potwierdził m.in. WSA w Gliwicach w wyroku z 6 lutego 2012 r. (sygn. akt I SA/Gl 905/11).
W artykule skupimy się na przepisach ordynacji i wskażemy jedynie podstawowe zasady wynikające z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej dotyczące przedsiębiorców.

Najpierw zawiadomienie

Procedura przewidziana w obu wymienionych ustawach przewiduje, że upoważnieni pracownicy organu podatkowego najpierw zawiadamiają podatnika o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, a następnie – nie wcześniej niż po upływie 7 dni, ale nie później niż przed upływem 30 dni od doręczenia dokumentu – wszczynają kontrolę. W przypadku gdy od doręczenia minie więcej niż 30 dni, organ ma obowiązek ponownie zawiadomić o zamiarze wszczęcia kontroli. Ordynacja przewiduje też, że organ może przystąpić do kontroli przed upływem 7 dni, ale jedynie w sytuacji, gdy kontrolowany, np. osoba fizyczna, wyrazi na to zgodę. Z kolei w przypadku przedsiębiorców to oni mogą wnioskować o wcześniejsze wszczęcie kontroli, ale organ nie musi się na to zgodzić.
Jeśli jednak ma taki obowiązek, to musi odpowiednio sformułować zawiadomienie. W dokumencie muszą się więc znaleźć takie informacje, jak:
● który organ podatkowy wszczyna kontrolę (może nim być naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego, wójt, burmistrz lub prezydent miasta),
● data i miejsce wystawienia dokumentu,
● kogo organ chce skontrolować,
● jaki jest zakres kontroli,
● pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji,
● podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.
Podobnie powinien wyglądać dokument doręczony przedsiębiorcy, z tą różnicą, że nie będzie zawierał pouczenia o możliwości złożenia korekty deklaracji.
Są też przypadki, gdy organ nie musi zawiadamiać osób nieprowadzących działalności o zamiarze wszczęcia kontroli. Określa je art. 282c ordynacji (m.in. gdy chodzi o nieujawnione źródła przychodów). Z kolei przypadki tego rodzaju dotyczące przedsiębiorców wskazuje art. 79 ust. 2 ustawy o swobodzie działalności.
Formalnie rzecz biorąc, wszczęcie kontroli następuje w momencie doręczenia kontrolowanemu lub jego reprezentantowi upoważnienia do jej przeprowadzenia przez pracownika organu podatkowego oraz okazanie legitymacji służbowej. Ta zasada dotyczy i osób, i przedsiębiorców.
Osoba fizyczna, która ma być kontrolowana, ma obowiązek wskazać swojego reprezentanta, który będzie ją zastępował w trakcie kontroli, w czasie jej nieobecności, jeżeli wcześniej nie podała takiej osoby (może to zrobić już po otrzymaniu zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli). Przedsiębiorca może natomiast ustanowić pełnomocnika.

Osiem godzin dziennie

Przepisy (art. 285a ordynacji) określają również miejsca, w których organy podatkowe mogą prowadzić kontrole. Zwykle dokonuje się jej w siedzibie kontrolowanego lub w innym miejscu przechowywania dokumentacji. W piśmiennictwie podkreśla się, że w tym wypadku chodzi o kontrole dotyczące podmiotów, które mają obowiązek prowadzenia ksiąg podatkowych (zostały wymienione w art. 3 pkt 4 ordynacji). Można je realizować również w miejscach związanych z działalnością gospodarczą podatnika i w godzinach jej prowadzenia. Regulacja ta dotyczy również osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, ale w takiej sytuacji kontrolę przeprowadza się w miejscu zamieszkania podatnika.
Zgodnie z ordynacją, jeśli jednak ze względu na kontrolę firma skróci swoje zwykłe godziny pracy, to kontrolerzy mają prawo do prowadzenia czynności przez 8 godzin dziennie. Kontrola lub poszczególne czynności mogą być też przeprowadzane w siedzibie organu podatkowego, o ile może to usprawnić działania lub gdy kontrolowany zrezygnował z uczestnictwa w nich. Na prowadzenie kontroli w siedzibie organu musi się zgodzić kontrolowany.
Jak wynika z kolei z art. 80a ustawy o swobodzie, kontrolę u przedsiębiorcy (dotyczącą jego działalności) przeprowadza się w siedzibie kontrolowanego lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej. Kontrola lub poszczególne czynności mogą być też przeprowadzane w siedzibie organu, pod warunkiem że usprawni to działanie oraz zgodzi się na to kontrolowany.

Uprawnienia skarbówki

Osoba, u której ma się rozpocząć kontrola, powinna mieć świadomość, kiedy i jakie czynności mogą podejmować urzędnicy – co daje szansę na odpowiednie przygotowanie się do nich. Pozwoli to też uniknąć niepotrzebnego stresu i ewentualnych sporów. Uprawnienia określa ordynacja podatkowa (patrz ramka). Ponieważ ustawa o swobodzie działalności nie mówi nic na ten temat, również w odniesieniu do przedsiębiorców należy stosować zasady z ordynacji.
W praktyce obawy podatników budzi m.in. możliwość wstępu kontrolujących do budynku lub mieszkania w celu dokonania oględzin.
Co do zasady kontrolujący mają prawo wejścia na każdy grunt, a także do budynków i lokali kontrolowanego, pod warunkiem że czynności te mieszczą się w zakresie przysługującego im upoważnienia. Wyjątek od tej zasady dotyczy lokali mieszkalnych. Wstęp do mieszkania oraz dokonanie jego oględzin lub oględzin i przeszukania jest możliwe jedynie w przypadku, gdy zgodzi się na to kontrolowany lub – w przypadku odmowy – prokurator rejonowy. Przykładowo pracownicy organu podatkowego w ramach kontroli mogą chcieć dokonać oględzin mieszkania w celu zweryfikowania, czy podatnik poniósł wydatki na cele mieszkaniowe uprawniające go do skorzystania z ulg podatkowych (chodzi o zwolnienie z PIT przychodu ze sprzedaży mieszkania, jeśli w ciągu dwóch lat od tego zdarzenia pieniądze zostały przeznaczone na inne cele mieszkaniowe).
Ponadto organy podatkowe mogą przeprowadzić oględziny, a nawet przeszukać mieszkanie oraz inne pomieszczenia lub rzeczy, o ile wcześniej dotarła do nich informacja, że podatnik prowadzi niezgłoszoną do opodatkowania działalność gospodarczą albo gdy np. w mieszkaniu przechowuje przedmioty, księgi podatkowe, akta lub inne dokumenty mogące mieć wpływ na ustalenie, czy istnieje obowiązek podatkowy, lub określenie wysokości podatku.
Po przeszukaniu lub oględzinach musi zostać sporządzony protokół z przeprowadzonych czynności. Jeśli kontrola odbyła się za zgodą prokuratora, musi on zatwierdzić protokół. Jeśli odmówi, to organ podatkowy nie może wykorzystać zebranych w taki sposób informacji.
Ponadto jeśli nieruchomości albo rzeczy są w posiadaniu osób trzecich, to na żądanie organu podatkowego powinny je udostępnić w celu dokonania przeszukania lub oględzin. Jeśli tego nie zrobią, to urzędnicy mogą podjąć czynności jedynie pod warunkiem przedstawienia zgody prokuratora rejonowego.
Organy podatkowe w trakcie kontroli mogą również przesłuchać świadków i powoływać biegłych. Jak wynika z art. 289 ordynacji, organ ma obowiązek zawiadomić kontrolowanego lub osobę go reprezentującą o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków i opinii biegłych przynajmniej na 3 dni przed ich terminem. Natomiast w przypadku oględzin organ może zawiadomić podatnika bezpośrednio przed podjęciem czynności. Przepisy przewidują też, że organy nie muszą zawiadamiać podatnika o zamiarze przesłuchania świadków, jeśli kontrolujący lub jego reprezentant są nieobecni, a okoliczności sprawy uzasadniają natychmiastowe przeprowadzenie dowodu. Przepisy nie określają jednak, jakie to okoliczności.
Dodatkowo. jak wynika z art. 286a par. 1 ordynacji, kontrolujący mogą w razie uzasadnionej potrzeby wezwać (w pilnych przypadkach nawet ustnie) do pomocy policję, straż graniczną lub miejską (gminną), jeżeli trafią na opór uniemożliwiający lub utrudniający im przeprowadzenie czynności. Mogą też zwrócić się o asystę np. policji, gdy zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że z takim oporem się spotkają.
Przepisy ustawy o swobodzie (art. 83) określają maksymalny czas trwania kontroli. Z kolei ordynacja podatkowa przewiduje (art. 284b par. 1), że kontrola powinna zostać zakończona bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie wskazanym w upoważnieniu.

Prawa i obowiązki

Kontrolowani powinni przede wszystkim mieć świadomość, że w okresie między otrzymaniem zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli a formalnym jej wszczęciem przysługuje im prawo do złożenia korekt deklaracji. Mają minimum 7 dni na sprawdzenie swoich rozliczeń. Osoby fizyczne powinny zweryfikować przede wszystkim złożone zeznania roczne PIT. Przedsiębiorcy zaś powinni skupić się na rozliczeniach za okres, którego będzie dotyczyła kontrola. W praktyce może się to wiązać również z koniecznością wystawienia faktur korygujących.
Podatnicy muszą wiedzieć, że prawo do skorygowania deklaracji zostaje zawieszone na czas kontroli – dlatego tak ważne jest wykorzystanie okresu przed jej wszczęciem. Muszą przy tym pamiętać o obowiązku podania przyczyn korekty oraz możliwości skorzystania – w celu uniknięcia odpowiedzialności karnej skarbowej – z czynnego żalu.

Do jakich czynności uprawnieni są kontrolujący

Mają prawo m.in. do:

● wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego;

● wstępu do lokali mieszkalnych w przypadku, o którym mowa w art. 276 par. 1 ordynacji, a więc za zgodą podatnika i gdy jest to konieczne;

● żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin;

● żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej;

● zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;

● zabezpieczania zebranych dowodów;

● legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;

● żądania przeprowadzenia spisu z natury;

● przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych osób wymienionych w art. 287 par. 4 ordynacji;

● zasięgania opinii biegłych,

● przeglądania akt postępowania przygotowawczego i sądowego, akt sądowych i dokumentów zawierających informacje niejawne lub stanowiące tajemnicę zawodową, a także sporządzanie z nich odpisów i notatek, ale z zachowaniem właściwych przepisów (kodeksów postępowania: cywilnego, administracyjnego, karnego),

● zażądania wydania, na czas trwania kontroli, za pokwitowaniem próbek towarów, akt, ksiąg i innych dokumentów związanych z przedmiotem kontroli, zwłaszcza gdy kontrolowany nie udostępnia kontrolującym samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów.

Podstawa prawna
AArt. 281–292 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.),
Art. 77–84d ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 672 ze zm.).