Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to jedna z najbardziej popularnych form prowadzenia działalności gospodarczej. W większości spółek z o.o. rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. Ma to swoje konsekwencje. Zwyczajne zgromadzenia wspólników w tych spółkach muszą zostać przeprowadzone do końca czerwca. Art. 231 kodeksu spółek handlowych stanowi, że powinny się odbyć w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.
Zgromadzenie to musi być przygotowane i przeprowadzone ściśle według regulacji prawnych. To niezwykle istotne. Ewentualne nieprawidłowości mogą być powodem m.in. do skutecznego zaskarżenia uchwał podjętych podczas obrad przez któregoś z niezadowolonych wspólników.

Trzeba zawiadomić

Zgromadzenie wspólników – generalnie – zwołuje zarząd. W orzecznictwie sądowym wskazano wprost, że inicjatywa powinna pochodzić od zarządu – jako organu – i przybrać formę uchwały. Potwierdza to m.in. wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 21 listopada 2006 r. (sygn. akt I ACa 713/06).
Po przyjęciu tego rodzaju uchwały trzeba w odpowiedni sposób zawiadomić wspólników, czyli wysłać im zaproszenia. Kto powinien je podpisać? Jeżeli zarząd spółki z o.o. składa się z wielu osób, to pod zaproszeniem na zgromadzenie nie muszą składać podpisów wszyscy jego członkowie. Wystarczy, aby sygnowała je jedna osoba – zwykle wyznaczony do tego członek zarządu. Jednocześnie taka osoba musi działać na podstawie właściwego upoważnienia. Zgodnie z art. 19 kodeksu spółek handlowych złożenie podpisów przez wszystkich członków zarządu pod dokumentem wystawionym przez spółkę jest wymagane tylko w przypadku, gdy tak stanowi ustawa.
Zawiadomienie można przekazać za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską. Należy je wysłać co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Można też skorzystać z poczty elektronicznej, jeżeli wspólnicy uprzednio wyrazili na to pisemną zgodę.
Warto też przypomnieć o wymogu przewidzianym w art. 68 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Spółki z o.o. są zobowiązane do udostępnienia wspólnikom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki, a jeżeli sprawozdanie podlega obowiązkowi badania – także opinii wraz z raportem biegłego rewidenta – najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników.

Ważny porządek obrad

W zaproszeniu trzeba podać dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian. W kwestii tej wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 14 maja 2009 r. (sygn. akt I CSK 406/08). Jak podkreślono, nie da się zbudować uniwersalnego określenia, co jest szczegółowym, a co tylko ogólnym oznaczeniem porządku obrad. Nie da się też tego uczynić przez jakieś wyliczenie, nawet przykładowe lub „w szczególności”. To zależy od rozpatrywanej kwestii, w każdym przypadku innej i wymagającej właściwych dla niej „szczegółów porządku obrad”. Nie chodzi też o przesłanie wspólnikom wraz z zaproszeniem treści wszystkich uchwał, które mogą być podjęte, bo często się ich jeszcze nie zna. Tylko w przypadku zmiany umowy spółki z o.o. wymaga się podania istotnych elementów proponowanej treści zmian, jednak nie dosłownie tej treści.
Sąd Najwyższy przyznał rację stanowisku wyrażonemu w doktrynie prawa, że porządek obrad należy sformułować na tyle szczegółowo, na ile w danej sytuacji można to uczynić zgodnie z najlepszą wiedzą na dzień zwoływania zgromadzenia wspólników.
Wspólnicy spółki powinni być traktowani jednakowo w takich samych okolicznościach. Dlatego zawiadomienia trzeba przesłać wszystkim wspólnikom. To ważna zasada.
Każdy wspólnik spółki z o.o. uprawniony jest do uczestniczenia w zwyczajnym zgromadzeniu. Jeżeli ustawa lub umowa spółki nie zawierają ograniczeń, to wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu przez pełnomocników. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności i dołączone do księgi protokołów. Jednak pełnomocnikami nie może być członek zarządu i pracownik spółki. Przepisy o wykonywaniu prawa głosu przez pełnomocnika stosuje się do wykonywania prawa głosu przez innego przedstawiciela.
Zgodnie z art. 247 kodeksu spółek handlowych głosowanie jest jawne. Przewidziano jednak przypadki, w których zarządza się tajne. Stosuje się je przy wyborach i nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, a także w sprawach osobowych. Poza tym należy zarządzić tajne głosowanie na żądanie choćby jednego ze wspólników obecnych lub reprezentowanych na zgromadzeniu. Można też powziąć uchwałę o uchyleniu tajności głosowania w sprawach dotyczących wyboru komisji powoływanej przez zgromadzenie.

Protokołowanie obrad

Uchwały powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Jeżeli dokument sporządza notariusz, to zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów.
Jeżeli chodzi o sam protokół, to – generalnie – należy w nim stwierdzić prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą i zgłoszone sprzeciwy. Należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników. Dowody zwołania zgromadzenia wspólników zarząd powinien dołączyć do księgi protokołów.
Wspólnicy mogą przeglądać księgę protokołów, a także żądać wydania poświadczonych przez zarząd odpisów uchwał.
Obrady musi protokołować notariusz, jeśli uchwały dotyczą: zmiany umowy spółki, jej rozwiązania oraz przeniesienia jej siedziby za granicę, a także połączenia, podziału oraz przekształcenia spółki.
WZÓR
Protokół zwyczajnego zgromadzenia wspólników
DEF spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Poznaniu, przy ul. Zacisznej 7.
Dnia szesnastego maja dwa tysiące czternastego roku (16.05.2014 r.) w siedzibie DEF spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (wpisanej do Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd .......... pod numerem .............., KRS ...................) w Poznaniu, przy ul. Zacisznej 7, odbyło się zwyczajne zgromadzenie wspólników.
● Zgromadzenie otworzyła pani Anna Majewska, która oświadczyła, że na 16 maja 2014 r., na godzinę 10.00, zostało zwołane zwyczajne zgromadzenie wspólników DEF spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, z następującym porządkiem obrad:
1. Otwarcie obrad.
2. Wybór przewodniczącego zgromadzenia.
3. Stwierdzenie prawidłowości zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników i jego zdolności do podejmowania uchwał.
4. Sprawozdanie finansowe spółki za 2013 r. oraz sprawozdanie zarządu z działalności spółki za 2013 r.
5. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki za 2013 r. oraz sprawozdania zarządu z działalności spółki za 2013 r.
7. Podjęcie uchwały w sprawie podziału zysku za 2013 r.
8. Podjęcie uchwały w sprawie udzielenia członkom zarządu spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w 2013 r.
9. Wolne wnioski.
10. Zamknięcie obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki.
● Zwyczajne zgromadzenie wspólników przyjęło porządek obrad.
● Dokonano wyboru przewodniczącego zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Na przewodniczącego wybrano pana Pawła Nowaka.
● Przewodniczący oświadczył, że zwyczajne zgromadzenia wspólników odbywa się zgodnie z art. 231 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1030 ze. zm.).
● Na podstawie sporządzonej listy obecności przewodniczący stwierdził, że na zgromadzeniu obecni są wspólnicy reprezentujący cały kapitał zakładowy spółki. Nikt z obecnych nie wniósł sprzeciwu do odbycia zgromadzenia ani do porządku obrad. W związku z tym zgromadzenie to jest zdolne do podjęcia uchwał.
● Prezes zarządu pan Jan Kowalski złożył sprawozdanie zarządu z działalności spółki za 2013 r., a także przedstawił sprawozdanie finansowe spółki za 2013 r.
● Przewodniczący zwyczajnego zgromadzenia wspólników DEF spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zaproponował podjęcie uchwały następującej treści:
Uchwała nr 1
Zwyczajne zgromadzenie wspólników DEF spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Poznaniu, postanawia zatwierdzić sprawozdanie zarządu spółki, bilansu za 2013 r., który zamknął się sumą bilansową 900 105 zł (słownie: dziewięćset tysięcy sto pięć złotych), oraz rachunek zysków i strat za 2013 r., który zamknął się zyskiem netto w wysokości 110 310 zł (słownie: sto dziesięć tysięcy trzysta dziesięć złotych).
● W głosowaniu jawnym uchwała została podjęta jednogłośnie.
● Następnie przewodniczący zwyczajnego zgromadzenia wspólników zaproponował podjęcie uchwały o następującej treści:
Uchwała nr 2
Zwyczajne zgromadzenie wspólników DEF spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Poznaniu, postanawia przeznaczyć wykazany w sprawozdaniu finansowym zysk na:
– kapitał zapasowy z przeznaczeniem ........................ – kwota 32 000 zł (słownie: trzydzieści dwa tysiące złotych),
– kapitał rezerwowy przeznaczony na ........................ – kwota 38 000 zł (słownie: trzydzieści osiem tysięcy złotych),
– pokrycie straty z lat ubiegłych – kwota 11 000 zł (słownie: jedenaście tysięcy złotych),
– wypłatę dywidendy – kwota 29 310 zł (słownie: dwadzieścia dziewięć tysięcy trzysta dziesięć złotych).
● W głosowaniu jawnym uchwała została podjęta jednogłośnie.
● Przewodniczący zwyczajnego zgromadzenia wspólników zaproponował podjęcie uchwały o następującej treści:
Uchwała nr 3
Zwyczajne zgromadzenie wspólników DEF spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Poznaniu, postanawia udzielić absolutorium z wykonania obowiązków w 2013 r. następującym członkom zarządu:
– panu Janowi Kowalskiemu,
– pani Edycie Wareckiej.
● W głosowaniu jawnym uchwała została podjęta jednogłośnie.
● Wobec braku wolnych wniosków i wyczerpania porządku obrad przewodniczący zamknął zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki oraz złożył do protokołu listę obecności.
...................................................................................
ProtokolantPrzewodniczący
Podstawa prawna
Art. 19, art. 227–254 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1030 ze zm.).
Art. 68 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).