Joanna Jasiewicz adwokat w Gide Loyrette Nouel oraz Robert Jędrzejczyk, radca prawny, partner Gide Loyrette Nouel.
Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest poszanowanie godności pracownika oraz innych dóbr osobistych (art. 11(1) kodeksu pracy). W ocenie Sądu Najwyższego poszanowanie godności pracownika jest na tyle istotne, iż pracodawcy nie wolno naruszać godności przysługującej pracownikowi bez względu na to, czy pracownik odczuwa zachowanie pracodawcy jako krzywdę i przeciwko niej protestuje, czy też godzi się na złe traktowanie.
Jednym z dóbr osobistych pracownika jest prawo do zachowania prywatności, co przekłada się na tajemnicę korespondencji wysyłanej lub odbieranej z prywatnej skrzynki pocztowej pracownika. Prawo do zachowania poufności korespondencji może niekiedy kolidować z obawami pracodawcy w zakresie korzystania przez pracownika z prywatnej skrzynki pocztowej do celów niezwiązanych z obowiązkami pracowniczymi podczas godzin pracy.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, pracodawca może kontrolować treść poczty wysyłanej lub odbieranej ze służbowej skrzynki pocztowej, lecz nie ma uprawnień do kontroli wiadomości wysyłanych z prywatnej skrzynki pocztowej.
Korzystanie z prywatnej skrzynki pocztowej
Pracodawca nie może kontrolować treść prywatnej poczty pracownika wysyłanej czy odbieranej z prywatnej skrzynki mailowej, nawet jeśli pracownik korzysta ze sprzętu służbowego pracodawcy (za zgodą czy bez zgody pracodawcy). Prawo pracownika do zachowania prywatności ma wartość nadrzędną i przeważa nad wszelkimi innymi względami pracodawcy w tym zakresie. Natomiast w przypadku uzasadnionego podejrzenia pracodawcy o naruszeniu prawa przez pracownika, dowody potwierdzające tę okoliczność znajdujące się na prywatnej skrzynce pocztowej pracownika powinny być weryfikowane w trybie stosownego postępowania sądowego, które umożliwia zabezpieczenie dowodów niedostępnych dla pracodawcy.
Korzystanie ze służbowej skrzynki pocztowej
Chcąc prowadzić monitoring poczty mailowej pracownika wysyłanej/odbieranej ze skrzynki służbowej należy:
- zawrzeć stosowne porozumienie z pracownikami/związkami zawodowymi czy też uzgodnić stosowane zapisy dotyczące monitoringu korespondencji w regulaminie pracy/układzie zbiorowym pracy. Należy także wskazać czy pracodawca stosuje zasady pomiaru efektywności pracy pracownika;
- w przypadku braku regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy u danego pracodawcy, stosowne zapisy powinny zostać zawarte w umowie o pracę;
- zapisy w w/w dokumentach powinny w szczególności wskazywać czy pracownik może korzystać z poczty służbowej także do celów prywatnych oraz w jakich sytuacjach (rekomendowane jest stworzenie dodatkowego folderu w skrzynce mailowej pracownika na korespondencję prywatną).
Korzystanie z elektronicznej skrzynki pocztowej stało się powszechną praktyką stanowiącą część naszego życia prywatnego oraz służbowego, którą pracodawcy powinni uwzględnić przy ustalaniu zasad polityki korporacyjnej. W celu poszanowania idei wyrażonej w orzecznictwie, iż pracodawcy nie wolno wkraczać w sferę uznawaną przez pracownika za prywatną, zalecane jest jasne ustalenie zasad polityki spółki w zakresie korzystania z poczty e-mail w miejscu pracy oraz zasad monitoringu wiadomości wysyłanych/odbieranych ze skrzynki służbowej.
Odpowiedzialność
Naruszenie godności pracownika prowadzi do odpowiedzialności cywilnej pracodawcy, nawet jeśli pracownik godzi się na takie traktowanie. Dla stwierdzenia naruszenia godności wystarczy, jeśli w obiektywnej ocenie społecznej określone zachowanie pracodawcy narusza godność innego człowieka. Jeśli roszczenie pracownika zostanie podtrzymane postanowieniem sądu, pracodawca zostanie wezwany do zapłaty zadośćuczynienia. Ponadto naruszenie tajemnicy korespondencji pociąga za sobą odpowiedzialność karną.
Podstawa prawna
Zasady dotyczące monitorowania korespondencji w przedsiębiorstwach zostały wskazane w rekomendacji Nr R (89) 2 z memorandum wyjaśniającego Komitetu Ministrów dla Państw Członkowskich w sprawie ochrony danych osobowych z dnia 18 stycznia 1989 roku. Szersze omówienie kwestii dotyczących obiektywnej oceny naruszenia godności pracownika znajduje się w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 8 października 2009 roku (II PK 114/09).
Zobacz także: