Nowa Dyrektywa VAT 2006/112 obowiązująca od 1 stycznia 2007 r. samodzielnie reguluje zasady fakturowania, w przeciwieństwie do poprzedniej 77/388 Szóstej Dyrektywy VAT, która odsyłała do przepisów szczegółowych – ostatnio do Dyrektywy 2001/115/EC.

Pomimo dosyć wyczerpujących przepisów, postanowienia Dyrektywy 2006/112 nie spełniają pokładanych zamiarów i okazują się niewystarczające. Obrót handlowy pomiędzy 27 krajami UE, w którym obowiązują odrębne przepisy dotyczące fakturowania jest znacznie z tego powodu utrudniony. Okazało się bowiem, że pozostawienie niektórych kwestii do uregulowania przez poszczególne państwa członkowskie wywołuje mnóstwo wątpliwości, a czasami nawet sprzeczności uniemożliwiające wystawienie faktury.

Harmonizacja zasad fakturowania -remedium na problemy podatników

Nowa Dyrektywa 2006/112 zobowiązała Komisję Europejską do przedstawienia sprawozdania dotyczącego zmiany warunków mających zastosowanie do elektronicznego fakturowania w celu uwzględnienia nowych osiągnięć technicznych w tej dziedzinie – najpóźniej do 31 grudnia 2008 r. Jednak z uwagi na zaobserwowane inne problemy dotyczące fakturowania raport będzie obejmował także inne aspekty m.in.: archiwizowanie faktur, wydawanie osobom fizycznym, fakturowanie sprzedaży wysyłkowej, uchylenie niektórych rozwiązań opcyjnych i inne.

W tym celu 24 lipca 2008 r. KU wydała oficjalny komunikat przedstawiający proponowane zmiany w zakresie fakturowania VAT, które zostały przygotowane w oparciu o sugestie podatników. Z uwagi na fakt, iż planowana nowelizacja przepisów w zakresie faktur VAT wprowadza radykalne zmiany warto przyjrzeć się im bliżej i przygotować odpowiednie procedury wewnętrzne, zwłaszcza, że dotyczą regulacji obowiązujących w Polsce..

  • Po pierwsze uproszczenie metod fakturowania

Wśród propozycji znajduje się m.in. uchylenie obowiązku wystawiania faktur w sprzedaży wysyłkowej. Zdaniem KE nie ma dalszej potrzeby fakturowania, bowiem faktura nie jest niezbędna w celu kontroli prawidłowości i terminowości płatności VAT należnego. Ponadto takie faktury nie stanowią podstawy do odliczania VAT. Należy wyjaśnić, iż tego typu transakcje są podatkowe w kraju przeznaczenia niezależnie od państwa członkowskiego rozpoczęcia transportu lub wysyłki dostawy towarów. W tym wypadku, bowiem prawo do poboru podatku VAT przysługuje państwu członkowskiemu, do którego przewożone lub wysyłane są towary w ramach tzw. sprzedaży wysyłkowej.

  • Jednolite sposoby wzajemnej pomocy

Jednym z głównych celów nowelizacji jest uchylenie przepisów krajowych dotyczących wzajemnej pomocy państw członkowskich w przypadku kontroli podatkowej. Zasady udzielania pomocy władz podatkowych pomiędzy członkami UE mają być ujednolicone i nie powinny być zróżnicowane dla określonych krajów.

  • Brak obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym

Przepisy tzw. opcyjnie zobowiązujące podatników VAT dokonujących sprzedaży osobom fizycznym nie prowadzącym działalności opodatkowanej mają być uchylone. Uzasadnieniem tego rozwiązania jest brak prawa do odliczania VAT z takich faktur oraz ich bezcelowość dla rozliczania podatku należnego.

  • Jeden termin na wystawienie faktury VAT

KE rekomenduje wprowadzenie jednolitego terminu w ciągu którego powinna być wystawiona faktura VAT. Jako termin graniczny zaproponowano 15 dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce czynność opodatkowana. Dla porównania w Polsce regułą jest 7 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego.

  • Wystawianie faktur przez nabywcę bez zbędnych formalności

Wśród nowych propozycji mocno zaakcentowano uproszczenie wystawianie faktur przez nabywcę tzw. samofakturowanie poprzez m.in. uchylenie obowiązku zawierania specjalnej umowy między nabywcą (wystawcą faktury) a sprzedającym. Obecnie w Polsce warunkiem koniecznym samofakturowania jest zawarcie umowy z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi upoważniającą do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów - w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy. Kolejny wymóg to przekazanie pisemnej informacji o zawarciu takiej umowy naczelnikom urzędów skarbowych właściwych dla obu stron umowy w terminie 10 dni od dnia jej zawarcia.

Ustawodawca wymaga ponadto aby umowa zawierała wiele szczegółowych informacji m.in.: postanowienia, iż podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi: upoważnia nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów, w jego imieniu i na jego rachunek, nie będzie wystawiał faktur na rzecz nabywcy w okresie obowiązywania umowy, poinformuje nabywcę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa. Umowa powinna zawierać także postanowienia, iż podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług: będzie wystawiał faktury, faktury korygujące i duplikaty zgodnie z obowiązującymi przepisami, będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu, z tym że termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma tak być określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi; kopia faktury pozostaje u dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, poinformuje drugą stronę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa; określenie terminu jej obowiązywania, z tym że termin ten nie może być dłuższy niż jeden rok.

Dodatkowo faktura wystawiona przez nabywcę, powinna wskazywać kto był wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca.

Jak widać proces samofakturowania jest bardzo złożony i w praktyce podatnicy rezygnują z tej formy dokumentowania transakcji.

W celu wyeliminowania przeszkód utrudniających samofakturowanie KE proponuje wprowadzenie domniemanej zgody na wystawianie faktur przez odbiorcę, uznając, że władze podatkowe maja inne możliwości kontroli poprawności rozliczeń podatku naliczonego i należnego VAT. Ciekawym rozwiązaniem jest m.in. wprowadzenie zamiast specjalnej umowy warunkującej samofakturowanie dodatkowych rubryk w deklaracji VAT, z których wynikałoby kto wystawił fakturę.

  • Bez faktur zbiorczych

Zaskoczeniem jest propozycja uchylenia rozwiązań dopuszczających wystawianie faktur zbiorczych. W chwili obecnej Dyrektywa 2006/112 (art. 223) zezwala, na warunkach ustalonych przez państwa członkowskie, na wystawianie faktur zbiorczych, obejmujących szereg dostaw towarów lub usług. Z faktur zbiorczych korzystają najczęściej podatnicy świadczący usługi, gdzie trudne lub niemożliwe jest ustalenie momentu wykonania świadczenia. W takich przypadkach wskazanie okresu rozliczeniowego, który może pokrywać się z okresem fakturowania, jest jedynym sposobem wyznaczenia momentu powstania obowiązku podatkowego. Warto zauważyć, że art. 223 nie zawiera żadnych ograniczeń co do rodzajów dostaw objętych zbiorczym fakturowaniem. W gestii państw członkowskich pozostawiono m.in. określenie dopuszczalnej długości okresu, który może być objęty jedną fakturą zbiorczą. W Polsce faktury zbiorcze są często wystawiane w celu skorygowania niepoprawności za poprzednie okresy rozliczeniowe np. z powodu błędów systemowych powtarzających się przez ciągły okres.

  • Zdefiniowanie terminu „następny/kolejny numer faktury”

W celu wyeliminowania rozbieżnej interpretacji pojęcia „kolejny/następny” numer proponuje się wprowadzenie definicji tego pojęcia. Zgodnie z obecnym brzemieniem art. 226 zawierającym wymagane elementy faktury, powinna ona zawierać min.: kolejny numer, nadany w ramach jednej lub kilku serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę. W praktyce wywołuje to wiele wątpliwości jak rozumieć „kolejny numer”, czy powinien on być nadawany w oparciu o kryterium chronologiczne, czy inne.

  • Zniesienie obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej

Kolejnym zasługującym na podkreślenie nowym rozwiązaniem jest zniesienie obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej. Nic dodać nic ująć – podatnicy czekają na to z niecierpliwością.

  • Wszystkie archiwa w formie elektronicznej

KE uznaje, że dobie rozwiniętych technologii także archiwizowanie faktur powinno następować w formie elektronicznej, zatem przepisy zakazujące konwersji faktur papierowych w elektroniczne archiwa powinny zostać uchylone.

  • Jednolity okres przechowywania faktur

Obecnie państwa członkowskie samodzielnie ustalają okres przez, który podatnicy mają obowiązek przechowywania faktur np. w Polsce podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

KE proponuje wprowadzenie jednego 7 letniego terminu przechowywania faktur licząc od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym powstał obowiązek podatkowy..

Do innych proponowanych zmian należy także wprowadzenie zasady, iż zastosowanie powinny mieć przepisy obowiązujące w kraju siedziby podatnika w przypadku, gdy nie będzie możliwe wyeliminowanie wszystkich odrębnych rozwiązań pozostawionych w gestii państw członkowskich (z wyjątkiem samofakturowania). Natomiast gdyby, dostawca miał siedzibę poza UE wówczas zastosowanie miałyby przepisy tego kraju członkowskiego, który nadał numer identyfikacyjny VAT.