Przedsiębiorcy, którzy mają zbiór firmowych kontaktów w telefonie komórkowych, nie muszą go rejestrować u GIODO. Służy on bowiem do załatwiania bieżących spraw.
Właściciele firm, którzy gromadzą dane swoich kontrahentów, są zazwyczaj zobowiązani do zgłoszenia powstałego w ten sposób zbioru do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych. Za zaniechanie obowiązku grozi kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Surowe sankcje, a także błędne interpretacje ustawy o ochronie danych osobowych (dalej ustawa) sprawiają, że przedsiębiorcy zaczęli podchodzić do tego obowiązku bardzo przezornie.
Obowiązek rejestracji
– Czy obowiązek rejestracji dotyczy także bazy numerów telefonów z mojej firmowej komórki, którą na co dzień wykorzystuję do kontaktowania się z poszczególnymi osobami? – pyta Wojciech Kowal, właściciel firmy transportowej WoMart w Trzebieszowie (woj. lubelskie).
Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że zgodnie z art. 40 ustawy wszyscy administratorzy danych są zobowiązani zgłosić swoje zbiory danych do rejestracji GIODO. Zbiorem danych jest każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie. Obowiązek rejestracji zbioru nie jest jednak obowiązkiem absolutnym, a kilkanaście wyjątków w tym zakresie przewiduje art. 43 ust. 1 ustawy. Wśród nich są przypadki, gdy w zbiorze znajdują się dane niejawne, dotyczące osób korzystających z usług medycznych, powszechnie dostępne czy przetwarzane w zakresie drobnych bieżących spraw życia codziennego.
– Zbioru firmowych kontaktów zgromadzonych w telefonie nie trzeba rejestrować, o ile jest on tworzony wyłącznie na potrzeby porozumiewania się z poszczególnymi osobami, ma charakter pomocniczy, służy usprawnieniu i przyspieszeniu działalności administratora danych – mówi Małgorzata Kałużyńska-Jasak, rzecznik prasowy GIODO, i wyjaśnia dalej, że taki zbiór można uznać za zbiór danych przetwarzanych w zakresie drobnych bieżących spraw życia codziennego.
Ocena przedsiębiorcy
Każdy przedsiębiorca ocenia samodzielnie, czy jest zobowiązany do zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji GIODO i czy zachodzi którakolwiek z przesłanek zwalniająca go z tego obowiązku.
Zgłoszenia zbioru danych należy dokonać na specjalnym formularzu. Trzeba w nim podać takie informacje, jak cel przetwarzania danych, opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz zakres przetwarzanych danych oraz inne, o których mowa w art. 41 ust. 1 pkt 1 – 7 ustawy. Zgłoszenie można przesłać pocztą lub złożyć osobiście w biurze GIODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Od lipca 2006 r. zgłoszenia można dokonać także drogą elektroniczną z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego. Zgłoszenie można również dokonać drogą elektroniczną bez użycia podpisu elektronicznego, a następnie uzupełnić zgłoszenie w formie papierowej.