Systemy elektroniczne są powszechnie wykorzystywane w procesie zakupowym na rynku komercyjnym – czyli przez podmioty nie zobowiązane do stosowania zasad przewidzianych w ustawie Prawo zamówień publicznych. Doświadczenia związane z realizacją procesu zakupowego z wykorzystaniem systemów elektronicznych są coraz częściej przenoszone do sektora publicznego.
Przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych umożliwiają wykorzystanie elektronicznych systemów (np. platform aukcyjnych) przy prowadzeniu procedury udzielenia zamówienia publicznego. Niestety nadal niewielu zamawiających decyduje się na korzystanie z procedur e-procurment.
Ponieważ rozwój zamówień elektronicznych udzielanych przez zamawiających z sektora budżetowego jest ściśle powiązany z przepisami prawa, Dziennik Gazeta Prawna zorganizował konferencję, (7 – 8 kwietnia) której celem było między innymi zdiagnozowanie barier jak i perspektyw rozwoju tego rodzaju procedur zakupowych.
Najnowsze rozwiązania
Uczestnicy konferencji mogli poznać najnowsze rozwiązania jakie oferowane są przez podmioty świadczące usługi w zakresie procedur związanych z udzielaniem zamówień elektronicznych.
Zaprezentowano między innymi możliwości platformy aukcyjnej firmy Open Nexus, która umożliwia prowadzenie aukcji i licytacji elektronicznej w formie dostosowanej do wymogów ustawy Prawo zamówień publicznych, a jednocześnie zapewnia bezpieczeństwo i transparentność procesu zakupowego oraz wsparcie zamawiającego w przypadku problemów technicznych z obsługą platformy aukcyjnej.
Jako alternatywne narzędzie, wykorzystywane już na rynku komercyjnym, zaprezentowano rozwiązanie Ivalua Buyer firmy Opti – Buy Procurment Solutions, które również może być dostosowane do wymogów ustawy Prawo zamówień publicznych. Podkreślono również pozytywne znaczenie, dla rozwoju zamówień elektronicznych, platformy aukcyjnej bezpłatnie udostępnionej przez Urząd Zamówień Publicznych, za pomocą której również można prowadzić aukcje lub licytacje elektroniczne.
Wnioski z doświadczeń
Uczestnicy konferencji mieli możliwość poznania doświadczeń jakie w udzielaniu zamówień publicznych mają zamawiający systemowo wykorzystujący procedury e-procurment.
Przedstawiciele Kompani Węglowej S.A. jak i Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy zaprezentowali kompleksowe rozwiązania jakie wdrożono w tych jednostkach w zakresie udzielania zamówień elektronicznych. Kilkuletnie doświadczenia zebrane przez wskazanych zamawiających potwierdziły słuszność stosowania procedur zamówień elektronicznych. Podkreślono, że dla efektywnego wdrożenia zamówień elektronicznych koniecznym jest objęcie tymi procedurami możliwie jak największej liczby udzielanych zamówień oraz wprowadzenie obowiązku ich stosowania a nie pozostawienie np. w kompetencji komisji przetargowej fakultatywnej decyzji odnośnie możliwości wykorzystywania procedur zamówień elektronicznych przy udzielaniu danego zamówienia publicznego.
Kompania Węglowa S.A. przeprowadziła w 2010 roku ponad 180 aukcji objętych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych a Urząd Miasta Stołecznego Warszawy ponad 230. Przeprowadzenie procedur aukcji elektronicznej pozwoliło na uzyskanie średnio 15% oszczędności kosztów zakupu w stosunku do ofert papierowych – a w pojedynczych przypadkach oszczędności przekraczały nawet 40%.
Przejrzystość i konkurencyjność
Uczestnicy konferencji podkreślali, że wykorzystanie aukcji elektronicznej oraz trybu licytacji elektronicznej przede wszystkim zwiększa przejrzystość mechanizmu udzielenia zamówienia publicznego oraz konkurencyjność składanych ofert. Ponadto dzięki przeprowadzeniu aukcji elektronicznych zamawiający ma możliwość uzyskania korzystniejszej oferty cenowej, co ma istotne znaczenie wobec braku możliwości negocjowania ceny po otwarciu ofert składanych w formie papierowej. Nabywanie towaru/usługi przy wykorzystaniu elektronicznych zamówień odbywa się po cenach w pełni rynkowych co w przypadku ofert tradycyjnych nie zawsze ma miejsce.
Dodatkowo podkreślano, że prowadząc postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie licytacji elektronicznej zamawiający nie musi opracowywać specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co zdecydowanie przyspiesza i upraszcza procedurę wyboru wykonawcy zamówienia.
Jednocześnie zauważono, że korzyści z udzielania zamówień publicznych z wykorzystaniem procedur elektronicznych odnoszą nie tylko zamawiający ale również wykonawcy ubiegający się o uzyskanie zamówienia. Katalog najistotniejszych korzyści dla wykonawców to:
• transparentność zasad wyboru podmiotu któremu zostanie udzielone zamówienie,
• możliwość wygrania przetargu poprzez zmniejszenie marży w trakcie prowadzonej aukcji/licytacji elektronicznej,
• powszechna dostępność do zamówienia udzielanego w trybie licytacji elektronicznej czego nie zapewnia np. tryb zapytania o cenę,
• zmniejszenie kosztów ubiegania się o zamówienie publiczne.
Określenie barier
W trakcie konferencji podjęto próbę zdefiniowania najistotniejszych problemów związanych ze stosowaniem elektronicznych procedur zakupowych jakie generują przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.
Przede wszystkim zwrócono uwagę na konieczność zgromadzenia trzech ofert nie podlegających odrzuceniu aby możliwe było przeprowadzenie aukcji elektronicznej. Ponadto zwrócono uwagę na ograniczenie kwotowe (określone w art. 74 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych) jakie ogranicza możliwość stosowania trybu licytacji elektronicznej. Zwrócono również uwagę na brak możliwości odstąpienia od konieczności stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego w przypadku każdego postąpienia składanego w trakcie aukcji elektronicznej.
Barierą pozaprawną jaką najczęściej wskazywano był brak szkoleń w zakresie stosowania zamówień elektronicznych przez podmioty zobowiązane do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych oraz brak międzynarodowego standardu umożliwiającego weryfikację i uznawalność e-podpisu.
Perspektywy rozwoju
Uczestniczący w konferencji przedstawiciele wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, przedstawiciele firm oferujących kompleksowe rozwiązania wspierające procedury zamówień elektronicznych jak i zamawiający którzy już wykorzystują aukcję elektroniczną oraz tryb licytacji elektronicznej zgodnie stwierdzili, że dalszy rozwój zamówień elektronicznych jest korzystny dla systemu udzielania zamówień publicznych.
W celu zwiększenia popularności korzystania przez zamawiających z elektronicznych zamówień publicznych koniecznym jednak jest przeprowadzenie szeregu działań do których w ocenie uczestników konferencji należy zaliczyć:
• rezygnację z konieczności posługiwania się bezpiecznym e-podpisem przy aukcji elektronicznej której wartość nie przekracza tzw. progów unijnych,
• zapewnienie dostępności dokumentów z Urzędu Skarbowego, ZUS-u, KRS-u w wersji elektronicznej,
• likwidację trybu zapytania o cenę, co zwiększy popularność licytacji elektronicznej,
• wdrożenie systemu szkoleń w zakresie e-procurment zwłaszcza dla zamawiających,
• skrócenie terminów składania ofert przy trybach przetargowych o wartości powyżej progów unijnych jeżeli zamawiający przewidzi możliwość przeprowadzenia aukcji elektronicznej,
• prowadzenie przez Urząd Zamówień Publicznych bazy danych podmiotów oferujących platformy aukcyjne umożliwiające prowadzenie zamówień elektronicznych zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych.
Wskazane działania nie tylko zwiększą popularność udzielania zamówień publicznych z wykorzystaniem procedur elektronicznych ale wpłyną na zwiększenie elektronizacji administracji państwowej i samorządowej, co jest jednym z elementów rozwoju kraju.
