Zgodnie z art. 32 k.p.a. strona może działać przez pełnomocnika we wszystkich sprawach, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Przepis ten nie ogranicza w swej treści zakresu pełnomocnictwa, a jedynie wyłącza możliwość działania pełnomocnika z uwagi na charakter czynności podejmowanych w postępowaniu. Osobiste działanie strony w toku postępowania może być wymagane z mocy przepisów prawa (np. złożenie wyjaśnień na podstawie art. 50 par. 1 k.p.a.), może wynikać z postanowień organu prowadzącego postępowanie albo jest powodowane samą naturą czynności procesowych. Wystąpić w charakterze pełnomocnika procesowego może tylko osoba fizyczna, która ma zdolność do czynności prawnych. Przepis art. 33 k.p.a. nie wskazuje – tak jak to ma miejsce w odniesieniu do stron postępowania – iż należy stosować przepisy prawa cywilnego, jednak nie można przyjąć, iż chodzi o inną zdolność do czynności prawnej niż ta, o której mowa w przepisach prawa cywilnego. Stąd też, zgodnie z brzmieniem powołanego przepisu, możliwe jest ustanowienie pełnomocnika, który posiada ograniczoną zdolność do czynności prawnych.

Zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub ustnie do protokołu. Aby prawidłowo ustanowić pełnomocnika, oświadczenie o jego powołaniu powinno zawierać wskazanie mocodawcy, tj. w przypadku osoby fizycznej imię i nazwisko oraz adres zamieszkania, a w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niebędącej osobą prawną nazwę firmy wraz ze wskazaniem adresu siedziby. Ponadto powinno zawierać imię i nazwisko pełnomocnika, jak również z czyjego wniosku sprawa się toczy, czego sprawa dotyczy oraz przed jakimi organami administracji pełnomocnik może zastępować stronę.

Podkreślić również należy, iż w związku z udzieleniem pełnomocnictwa należy uiścić opłatę skarbową od pełnomocnictwa w wysokości 17 zł na konto wójta, burmistrza lub prezydenta miasta, właściwego ze względu na miejsce złożenia dokumentu.

Zgodnie z treścią art. 33 par. 3 k.p.a. pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat lub radca prawny oraz rzecznik patentowy może sam uwierzytelnić odpis udzielonego mu pełnomocnictwa. Od zasady, iż należy organowi administracji publicznej przedstawić pełnomocnictwo, ustawodawca wprowadził wyjątek nieznany procedurze karnej i cywilnej, mianowicie nie wymaga się pełnomocnictwa, jeśli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny lub domownik strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu strony. Wyjątek ten może być zastosowany jedynie do osób fizycznych, a jego zastosowanie może dotyczyć tylko przypadku, gdy organ administracji dojdzie do przekonania na podstawie tzw. uznania administracyjnego, iż jest to sprawa mniejszej wagi, iż stwierdzi on, że występujący pełnomocnik należy do najbliższej rodziny i domowników.

Od chwili doręczenia organowi administracji pełnomocnictwa organ ten obowiązany jest zawiadamiać pełnomocnika o wszystkich czynnościach i wzywać go do udziału w nich na równi ze stroną. Jako przesłankę uzasadniającą wznowienie postępowania na zasadzie art. 145 par. 1 pkt 4 k.p.a. (tj. strona bez własnej winy nie brała udziału w postępowaniu) traktuje się bowiem również pominięcie przez organ administracji pełnomocnika strony, będące równoznaczne z pominięciem strony w postępowaniu administracyjnym.

Bartosz Frączyk,  radca prawny, partner w Kancelarii Frączyk & Frączyk w Krakowie