Wszyscy beneficjenci realizujący projekty w ramach starej i nowej perspektywy finansowej muszą liczyć się z koniecznością kontroli przeprowadzanych zarówno przez instytucje krajowe, jak i wspólnotowe. Kontrola wydatkowania środków unijnych polega w pierwszej kolejności na sprawdzeniu, czy beneficjenci realizują projekty zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, przepisami prawa oraz wytycznymi instytucji zarządzającej programem. Oprócz instytucji odpowiedzialnych za prawidłowe wdrażanie programów czynności sprawdzające mogą wykonywać również inne niezależne organy kontroli. W Polsce taką funkcję sprawuje Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej (GIKS), który realizuje te kontrole za pomocą urzędów kontroli skarbowej. Takie kontrole polegają m.in. na wyrywkowym sprawdzaniu poniesionych przez samorząd wydatków kwalifikowanych. Do kontroli upoważnione są również instytucje Unii Europejskiej: Komisja Europejska, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych OLAF oraz Europejski Trybunał Obrachunkowy. Samorządy realizujące projekty ze środków unijnych mogą również spodziewać się kontroli ze strony Urzędu Zamówień Publicznych oraz Najwyższej Izby Kontroli.

Najważniejsza z punktu widzenia samorządów jest kontrola przeprowadzana przez instytucje zaangażowane we wdrażanie programów, która oznacza weryfikację kwalifikowalności wydatków oraz potwierdzenie wykonania usług/dostaw. Sprawdzane są przede wszystkim dokumenty przedstawione przez beneficjenta - dotyczy to wniosku o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami oraz wniosków o płatność wraz z załącznikami (fakturami lub innymi dokumentami o równoważnej wartości dowodowej). Podczas kontroli sprawdzana jest również zgodność realizowanego projektu z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych. Kontroli podlega także sposób księgowania wydatków (w szczególności prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dla potrzeb projektu, zgodnie z wymogami instytucji zarządzającej danym programem operacyjnym) oraz osiąganie celów określonych przez beneficjenta w projekcie.

Możliwe jest również przeprowadzenie kontroli na miejscu realizacji projektu. Należy również pamiętać, że sprawdzeniu podlega każdy projekt po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową (jest to tzw. kontrola na zakończenie realizacji projektu). Odrębną kwestią jest monitoring, w szczególności monitoring realizacji wskaźników założonych we wniosku o dofinansowanie. Monitoring, w odróżnieniu od kontroli, przeprowadzany jest przez samego beneficjenta bądź poprzez zastosowanie wskaźników monitoringowych określonych przez instytucję zarządzającą, bądź poprzez monitorowanie tzw. wskaźników autorskich. Stan realizacji projektu, w tym postęp w osiąganiu wskaźników, wykazywany jest we wniosku o płatność, którego elementem składowym jest część monitoringowa. Weryfikacja zapisów wniosku o płatność w części monitoringowej jest dokonywana podczas kontroli projektu.

Decyzja o powołaniu zespołu gminnego do monitorowania projektu w gminie należy do samorządu. Z pewnością działanie takiego zespołu jest korzystne dla całego przedsięwzięcia i zmniejsza ryzyko popełnienia błędów przy realizacji inwestycji z udziałem unijnego dofinansowania.

Posiadanie opiekuna projektu jest szczególnie przydatne podczas kontroli realizacji projektu. Praktyka pokazuje, że pożądane jest również posiadanie wykwalifikowanych osób w zakresie przeprowadzania procedury zamówień publicznych, gdyż uchybienia w tym zakresie mogą za sobą pociągnąć korekty finansowe.

EWA WNUKOWSKA, dyrektor Departamentu Koordynacji i Wdrażania Programów Regionalnych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego