W razie zaginięcia lub zniszczenia akt sprawy organ musi wszcząć procedurę ich odtworzenia. W tym celu może wykorzystać regulacje dotyczące zasad prowadzenia ogólnego postępowania administracyjnego.
Nie można wykluczyć, że w praktyce akta sprawy zaginą lub zostaną zniszczone. Może być to spowodowane zaniedbaniem urzędnika lub okolicznościami nadzwyczajnymi, niezależnymi od pracowników prowadzących dane postępowanie.

Zaginięcie lub zniszczenie

Zniszczenie akt sprawy oznacza, że wskutek zamierzonych bądź niezamierzonych czynności (np. podarcie, zużycie, usunięcie) nie będzie można wykorzystać akt w celu, dla którego zostały one wytworzone. Z kolei zaginięcie akt oznacza, że faktycznie one istnieją, lecz przepadły, zostały zagubione, skradzione. Również w tym przypadku nie jest możliwe ich wykorzystanie.
Opisane zdarzenia stanowią przeszkodę w dalszym prowadzeniu postępowania administracyjnego. Zdarzenia te nie mogą wpływać negatywnie na rozpoznanie i rozstrzygnięcie sprawy administracyjnej. Nie są podstawą do wydania decyzji umarzającej postępowanie z uwagi na jego bezprzedmiotowość, decyzji odmawiającej wznowienia postępowania bądź decyzji o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie nieważności decyzji.

Podstawa prawna odtworzenia

Pomimo realnej możliwości zaistnienia powyższych zdarzeń ustawodawca nie przewidział w kodeksie postępowania administracyjnego regulacji dotyczącej odtwarzania akt sprawy. Brak również jednolitego poglądu judykatury i doktryny w tym zakresie.
W literaturze uważa się, że w drodze analogii powinno się odpowiednio stosować przepisy postępowań sądowych (cywilnych albo przed sądem administracyjnym). Zgodzić się jednak należy z twierdzeniem, że nie ma potrzeby korzystać z tych uregulowań, bowiem czynności odtworzenia akt sprawy administracyjnej znajdują swoje oparcie w przepisach postępowania wyjaśniającego w ogólnym postępowaniu administracyjnym.

Istota postępowania

W celu odtworzenia akt należy przeprowadzić określoną grupę czynności procesowych. Uporządkowany zespół tych czynności można nazwać postępowaniem odtworzeniowym, rekonstrukcyjnym. Wszczęcie tego postępowania następuje z urzędu.
Procedura rekonstrukcji akt nie zmierza do rozpatrzenia sprawy. Jest niejako postępowaniem pomocniczym w stosunku do postępowania rozpoznawczego.

Granice rekonstrukcji

Zakres rekonstrukcji akt może dotyczyć całości lub ich części. Jeśli akta uległy zniszczeniu tylko w części, odtworzeniu podlega tylko ten ich fragment, którego brakuje. Zakres ten zależy także od trybu lub fazy rozpatrywanej sprawy. W sprawach, które zostały zakończone już ostateczną decyzją, odtworzenie dotyczy tylko ustalenia jej treści. Inaczej jest, gdy akta zaginęły w trakcie postępowania administracyjnego. Wówczas należy w zasadzie odtworzyć je w całości.
Granice rekonstrukcji akt zależą także od trybu postępowania zmierzającego do weryfikacji decyzji administracyjnej (stwierdzenie nieważności decyzji ostatecznej, wznowienie postępowania, uchylenie lub zmiana decyzji nieostatecznej). A nawet od określonej przesłanki uzasadniającej jego wszczęcie.



Właściwość organów

Do odtworzenia akt administracyjnych właściwy jest organ administracji publicznej, który prowadzi sprawę, czy to w postępowaniu zwykłym czy nadzwyczajnym. Należy wówczas stosować ogólne przepisy odnoszące się do właściwości rzeczowej, miejscowej lub instancyjnej.
W określonych granicach pojęcie organu właściwego do odtworzenia akt sprawy obejmuje także organ współdziałający, o którym stanowi art. 106 k.p.a. Granice rekonstrukcji w tym przypadku wyznacza zakres dokumentów wytworzonych przez organ zajmujący stanowisko w sprawie. Jest on wtedy zobowiązany do odtworzenia tej części akt, która dotyczy zajętego stanowiska.
Określone czynności rekonstrukcyjne czasami musi przeprowadzić organ udzielający pomocy prawnej (np. w przypadku zaginięcia protokołu przesłuchania świadka).

Przebieg czynności

W kwestii rozstrzygnięcia w sprawie odtworzenia akt organ jest zobowiązany do wydania rozstrzygnięcia w postaci postanowienia (art. 123 par. 2 k.p.a.). Wynika to z tego, że postępowanie to nie zmierza do merytorycznego rozpatrzenia sprawy. Na takie postanowienie nie przysługuje zażalenie.
Odtworzenie akt może wymagać podjęcia przez organ zróżnicowanych pod względem charakteru grupy czynności procesowych. Na ich postać zasadniczy wpływ będzie miał zakres odtworzenia akt. Zespół koniecznych czynności podzielić można na dwie grupy.
Pierwsza to te, które zmierzają do uzyskania odpisów utraconych dokumentów. Odbywa się to w formie wezwania do złożenia w określonym terminie odpisów dokumentów, w tym poświadczonych urzędowo, albo pisemnych wyjaśnień dotyczących nieposiadania takich odpisów (art. 50 par. 1 k.p.a.). Może być ono skierowane do każdej osoby, a więc do strony postępowania administracyjnego, podmiotów na prawach strony (np. prokurator), podmiotów doręczających (wydanie odpisu dowodu doręczenia pisma procesowego), innych organów administracji publicznej oraz sądów.
Druga grupa to czynności, które przeprowadza się, gdy nie można odtworzyć treści akt w postaci ich odpisów. W tej sytuacji organ może wykorzystać każdy dozwolony przez prawo środek dowodowy. Istotne znaczenie ma niewątpliwie dowód z zeznań świadków. W tym charakterze można przesłuchać pracowników organu administracji publicznej, prokuratora oraz przedstawiciela organizacji społecznej uczestniczących w postępowaniu, biegłych, świadków przesłuchiwanych w danym postępowaniu oraz inne osoby, które w jakimś jego etapie brały udział. Celem tych czynności nie jest jednak dokonanie nowych ustaleń faktycznych sprawy, lecz wyłącznie ustalenie treści utraconych dokumentów.
Ważnym źródłem odtworzenia treści akt sprawy mogą być wpisy w spisach spraw (prowadzone w formie np. rejestrów wpływających do urzędu spraw), w rejestrach kancelaryjnych. Wykorzystaniu mogą podlegać także wszystkie notatki służbowe sporządzone w trakcie postępowania przez pracowników organu (w tym przez pełnomocnika organu).
Z dniem wydania postawienia dotyczącego sposobu odtworzenia akt składniki akt nabierają przymiotu oryginalnych. Ważne jest, że na postanowienie to nie przysługuje zażalenie. Sposób odtworzenia akt może być kwestionowany przez stronę dopiero w odwołaniu od wydanej decyzji.
Postępowanie natomiast okaże się bezprzedmiotowe, jeżeli organ prowadzący postępowanie ustali, że nie toczyło się uprzednio żadne postępowanie administracyjne, które zostało zakończone rozstrzygnięciem merytorycznym. Wydanie postanowienia stwierdzającego bezprzedmiotowość rekonstrukcji jest również niezbędne w przypadku odnalezienia w trakcie czynności rekonstrukcyjnych zaginionych akt sprawy.
Podstawa prawna
Ustawa z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).