Nie można wykluczyć, że w praktyce akta sprawy zaginą lub zostaną zniszczone. Może być to spowodowane zaniedbaniem urzędnika lub okolicznościami nadzwyczajnymi, niezależnymi od pracowników prowadzących dane postępowanie.

Zaginięcie lub zniszczenie

Zniszczenie akt sprawy oznacza, że wskutek zamierzonych bądź niezamierzonych czynności (np. podarcie, zużycie, usunięcie) nie będzie można wykorzystać akt w celu, dla którego zostały one wytworzone. Z kolei zaginięcie akt oznacza, że faktycznie one istnieją, lecz przepadły, zostały zagubione, skradzione. Również w tym przypadku nie jest możliwe ich wykorzystanie.

Opisane zdarzenia stanowią przeszkodę w dalszym prowadzeniu postępowania administracyjnego. Zdarzenia te nie mogą wpływać negatywnie na rozpoznanie i rozstrzygnięcie sprawy administracyjnej. Nie są podstawą do wydania decyzji umarzającej postępowanie z uwagi na jego bezprzedmiotowość, decyzji odmawiającej wznowienia postępowania bądź decyzji o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie nieważności decyzji.

Podstawa prawna odtworzenia

Pomimo realnej możliwości zaistnienia powyższych zdarzeń ustawodawca nie przewidział w kodeksie postępowania administracyjnego regulacji dotyczącej odtwarzania akt sprawy. Brak również jednolitego poglądu judykatury i doktryny w tym zakresie.

W literaturze uważa się, że w drodze analogii powinno się odpowiednio stosować przepisy postępowań sądowych (cywilnych albo przed sądem administracyjnym). Zgodzić się jednak należy z twierdzeniem, że nie ma potrzeby korzystać z tych uregulowań, bowiem czynności odtworzenia akt sprawy administracyjnej znajdują swoje oparcie w przepisach postępowania wyjaśniającego w ogólnym postępowaniu administracyjnym.

Istota postępowania

W celu odtworzenia akt należy przeprowadzić określoną grupę czynności procesowych. Uporządkowany zespół tych czynności można nazwać postępowaniem odtworzeniowym, rekonstrukcyjnym. Wszczęcie tego postępowania następuje z urzędu.

Procedura rekonstrukcji akt nie zmierza do rozpatrzenia sprawy. Jest niejako postępowaniem pomocniczym w stosunku do postępowania rozpoznawczego.

Granice rekonstrukcji

Zakres rekonstrukcji akt może dotyczyć całości lub ich części. Jeśli akta uległy zniszczeniu tylko w części, odtworzeniu podlega tylko ten ich fragment, którego brakuje. Zakres ten zależy także od trybu lub fazy rozpatrywanej sprawy. W sprawach, które zostały zakończone już ostateczną decyzją, odtworzenie dotyczy tylko ustalenia jej treści. Inaczej jest, gdy akta zaginęły w trakcie postępowania administracyjnego. Wówczas należy w zasadzie odtworzyć je w całości.

Granice rekonstrukcji akt zależą także od trybu postępowania zmierzającego do weryfikacji decyzji administracyjnej (stwierdzenie nieważności decyzji ostatecznej, wznowienie postępowania, uchylenie lub zmiana decyzji nieostatecznej). A nawet od określonej przesłanki uzasadniającej jego wszczęcie.