Przepisy ustawy – Prawo zamówień publicznych nie definiują pojęcia aukcja elektroniczna. Najprościej opisać ją jako opcjonalny etap postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego albo negocjacji z ogłoszeniem, umożliwiający wykonawcom poprawienie warunków swoich ofert w zakresie kryteriów wybranych przez zamawiającego spośród tych kryteriów określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, które umożliwiają automatyczną ocenę ofert.

Aukcja elektroniczna musi być przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu. W tej sytuacji zamawiający nie może już odstąpić od jej przeprowadzenia, z wyjątkiem przypadku gdy w postępowaniu zostały złożone mniej niż trzy oferty niepodlegające odrzuceniu. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu sam określił okoliczności, których wystąpienie spowoduje, iż aukcja nie zostanie przeprowadzona. Okoliczności te muszą być jednak dostatecznie jasno sprecyzowane i dotyczyć sytuacji obiektywnych. Wówczas, jeżeli faktycznie one zaistnieją (a także w przypadku gdy w postępowaniu pisemnym nie zostaną złożone co najmniej trzy oferty niepodlegające odrzuceniu), aukcja elektroniczna nie zostanie przeprowadzona, a oferta najkorzystniejsza zostanie wybrana spośród pisemnych ofert – tak jakby aukcja elektroniczna w ogóle nie została w ogłoszeniu przewidziana. Warto jednak odnotować, że w takim przypadku zamawiający musi uzasadnić odstąpienie od przeprowadzenia aukcji, wskazując powody w protokole postępowania.

Kryteriami oceny ofert w toku aukcji elektronicznej mogą być tylko te spośród kryteriów wskazanych w specyfikacji (na podstawie których oferta była oceniana w toku pisemnej, tradycyjnej części postępowania), które umożliwiają automatyczną ocenę ofert. Oznacza to możliwość obliczenia punktacji w zakresie danego kryterium na podstawie wzoru matematycznego. Należy jednak mieć na uwadze, że zgodnie z art. 91b ust. 4 ustawy sposób oceny ofert w toku aukcji elektronicznej musi uwzględniać punktację otrzymaną przed jej otwarciem. Z praktycznego punktu widzenia oznacza to, iż zarówno oferta pisemna, jak i oferta składana w toku jej trwania, za takie same wartości w zakresie poszczególnych kryteriów muszą otrzymać jednakową liczbę punktów. Tym samym do oceny ofert pisemnych należy zastosować ten sam wzór matematyczny, według którego będzie liczona punktacja ofert w toku aukcji elektronicznej. Zamawiający ma obowiązek podać w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, które spośród kryteriów oceny ofert będą oceniane w toku aukcji elektronicznej.

Do jej prowadzenia nie jest wymagane dysponowanie podpisem elektronicznym. Wszelkie operacje związane z przyjmowaniem i weryfikacją postąpień opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym są wykonywane bezpośrednio przez program aukcyjny. Oczywiście, taki podpis muszą posiadać wykonawcy. O obowiązujących ich wymaganiach w zakresie podpisu elektronicznego należy poinformować w specyfikacji istotnych warunków zamówienia „wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców, w tym wymagania techniczne urządzeń informatycznych”. Ustawa wymaga, aby postąpienia w toku aukcji elektronicznej pod rygorem nieważności były opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Wskazać należy, że podpisem spełniającym wymogi ustawowe będzie podpis wydawany przez kwalifikowany podmiot certyfikujący – wpisany do rejestru prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji.

Na podstawie przewodnika zamieszczonego na stronie www.uzp.gov.pl