Zgodnie natomiast z wyrokiem Zespołu Arbitrów z 16 stycznia 2006 r. obowiązujące przepisy nie wymagają zachowania jakiejś szczególnej formy odnośnie do podpisania oferty w ramach procedury zamówień publicznych. Oferta musi być złożona na piśmie i podpisana przez uprawnioną osobę. Parafa plus pieczęć imienna umożliwiają zidentyfikowanie osoby składającej podpis i zamawiający może wówczas zweryfikować, czy osoba ta jest uprawniona do działania w imieniu składającego ofertę (UZP/ZO/0-30/06).

Problem ten jest o tyle istotny, że przepisy kodeksu cywilnego wymagają, w sytuacji gdy do dokonania pewnej czynności prawnej wymagana jest forma szczególna pełnomocnictwa, zawarcia go w takiej samej formie. Skoro zatem ustawa przewiduje formę pisemną, pełnomocnictwo do dokonywania czynności w ramach trwania procedury przetargowej powinno zostać udzielone w takiej samej formie.

Zasada jawności

Zamawiający ma obowiązek przygotowania w języku polskim niezbędnej dokumentacji postępowania (ogłoszenia, s.i.w.z. czy protokołu dokumentującego postępowanie). Jeśli jest to podyktowane specyfiką przedmiotu zamówienia, wersji polskiej mogą towarzyszyć materiały sporządzone w innym języku.

Równie istotną regulacją jest zasada jawności postępowania, która nakazuje prowadzić postępowanie w sposób jak najbardziej przejrzysty, a jednocześnie tak, by w pełni udokumentować przedsiębrane czynności. Należy zauważyć, że zasada jawności bardzo silnie wiąże się z pisemnością postępowania, lecz od zasady tej na gruncie prawa zamówień publicznych funkcjonują wyjątki: nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa na zasadzie zapisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca zastrzegł, że informacje te nie mogą zostać udostępnione.

Analogiczna sytuacja ma miejsce podczas negocjacji czy sporządzania protokołu w procedurze zamówienia z wolnej ręki. Dokumenty te mają charakter poufny, a żadna ze stron bez wyraźnej zgody drugiej nie może ujawnić informacji, o jakich mowa podczas negocjacji. W szczególności niemożliwe jest ujawnienie danych technicznych czy handlowych związanych z przedmiotowym zamówieniem pomimo zachowania zasady pisemności, a jednocześnie mając na względzie zasadę uczciwej konkurencji.

Przykład: Zapis specyfikacji istotnych warunków zamówienia

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej.

2. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w języku polskim.

3. W postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje mogą być składane w formie pisemnej za pomocą np. listu poleconego, faksem albo drogą elektroniczną, z tym że oferta wraz z wymaganymi dokumentami i oświadczeniami musi zostać złożona w formie oryginału na piśmie przed upływem terminu do składania ofert.

4. Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski zawiadomienia oraz informacje faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. W przypadku niepotwierdzenia ze strony wykonawcy odbioru przesłanych informacji (pomimo takiego żądania), zamawiający uzna, że wiadomość dotarła do wykonawcy po wydrukowaniu prawidłowego raportu faksu lub komunikatu poczty elektronicznej o dostarczeniu informacji.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655 z późn. zm.).