Trudno sobie wyobrazić, żeby na sali sądowej wójt w imieniu gminy występował osobiście. Zadanie to powierza się raczej fachowemu pełnomocnikowi, np. radcy prawnemu czy adwokatowi, którzy, reprezentując samorząd, powinni legitymować się odpowiednim pełnomocnictwem procesowym.

Wymogi formalne

Przy ustanawianiu profesjonalnego zastępstwa procesowego, samorządy powinny mieć na uwadze sposób ustanawiania swoich pełnomocników. Jest to istotna kwestia, gdyż nieprawidłowe umocowanie do występowania w sądzie w imieniu strony to błąd formalny.

Dlatego wójt, powierzając reprezentowanie gminy np. radcy prawnemu, powinien osobiście podpisać dokument pełnomocnictwa. Nie może tego zrobić za niego sekretarz gminy czy zastępca wójta. Nawet jeśli posiadają oni ogólne upoważnienie wójta do wykonywania określonych spraw w jego imieniu, udzielone na podstawie ustawy o samorządzie gminnym. Chyba że wójt udzielił im pełnomocnictwa procesowego, które umożliwia dalszą substytucję. Takie stanowisko wyraził Sąd Najwyższy w postanowieniu z 9 lipca 2009 r. (III CZP 19/09, Legalis).

Dalsze pełnomocnictwo

W przypadku kiedy pełnomocnik ustanowiony przez stronę udzielił dalszego pełnomocnictwa, pełnomocnik substytucyjny występujący w imieniu strony powinien przy pierwszej czynności procesowej przedłożyć, zarówno dokument pełnomocnictwa substytucyjnego, jak i pełnomocnictwa udzielonego osobie, która udzieliła pełnomocnictwa substytucyjnego. Obowiązkiem pełnomocnika procesowego reprezentującego stronę postępowania jest przedstawienie wszelkich stosownych dokumentów umożliwiających zweryfikowanie umocowania. Oznacza to konieczność przedstawienia całego ciągu dokumentów prowadzących aż do mocodawcy, potwierdzających także umocowanie organu udzielającego pełnomocnictwa do działania za mocodawcę. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w uchwałach z 19 maja 2004 r. (III CZP 21/04, OSNC 2005/7-8/118) oraz z 30 marca 2006 r. (III CZP 14/06, OSP 2006/12/140), a także w uchwale składu siedmiu sędziów z 23 stycznia 2009 r. (III CZP 118/08, niepublikowany). Tylko w ten sposób można zrealizować, przewidziany w art. 89 par. 1 k.p.c., obowiązek wykazania umocowania pełnomocnika.

Proces sądowy z udziałem osoby, która wprawdzie może być pełnomocnikiem, ale nie przedłożyła dokumentów pełnomocnictwa wykazujących umocowanie do występowania w imieniu strony i nie została wezwana w trybie art. 130 par. 1 k.p.c. do ich przedłożenia, a brak formalny pism procesowych w postaci nienależytego umocowania pełnomocnika nie został usunięty, jest dotknięte nieważnością w rozumieniu art. 379 pkt 2 k.p.c.

Niewłaściwe umocowanie

W sytuacji podpisania przez sekretarza lub zastępcę wójta tzw. pierwotnego pełnomocnictwa do reprezentowania gminy przed sądem, mamy do czynienia z niewłaściwym umocowaniem. To wójt jest organem, który kieruje bieżącymi sprawami gminy, a także reprezentuje ją na zewnątrz i tylko on może bezpośrednio reprezentować gminę przed sądem. To znaczy, że tylko on został ustawowo upoważniony do udzielania w imieniu gminy pełnomocnictwa procesowego. W związku z tym, to wójt powinien udzielić radcy prawnemu pełnomocnictwa.