"System e-konsulat, który umożliwia ubieganie się o wizę czy paszport przez internet przestawia technikę pracy urzędu. Dzięki temu zdjęte zostanie obciążenie z +okienek+, a pracownicy skupią się na rzeczywistych obowiązkach konsularnych" - powiedział PAP zastępca dyrektora departamentu konsularnego MSZ Włodzimierz Zdunowski.
Z drugiej strony - jak podkreślił - wdrożenie tego systemu ułatwi życie osobom aplikującym o wizy czy paszporty, ponieważ nie będą one musiały stać w kolejkach czy przyjeżdżać do urzędu po kilka razy, by załatwić jedną sprawę. System e-konsulat obejmuje trzy usługi: wizową, paszportową oraz prawną.
Osoba ubiegająca się o wizę krajową lub wizę Schengen będzie musiała wypełnić specjalny wniosek na stronie wybranego przez siebie konsulatu. Według Zdunowskiego, jest to bardzo proste, a cała procedura przypomina czynność, jaką wykonujemy np. przy rezerwacji biletu lotniczego.
Na stronie pojawia się też informacja, z jakimi dokumentami należy się stawić osobiście w konsulacie. Również w tej sprawie dla zainteresowanych przygotowano udogodnienie w postaci kalendarza internetowego. Tam można wybrać wygodną dla siebie datę i godzinę na spotkanie w konsulacie dla złożenia wymaganych dokumentów. Czas oczekiwania na wizę jest różny w zależności od kraju, którego obywatele ubiegają się o taki dokument. Np. w przypadku Rosji i Ukrainy, które podpisały porozumienie z Unią Europejską, na wizę czeka się do pięciu dni.
Są też kraje, w których wnioski o wydanie wizy muszą być konsultowane z urzędami innych państw i wtedy taka procedura trwa trochę dłużej. Jak mówił Zdunowski, konsul może podjąć decyzję o wydaniu wizy dopiero gdy ma pełne przekonanie, iż osoba, która wyjeżdża na terytorium strefy Schengen, nie stanowi zagrożenia nielegalną emigracją. Podobna procedura dotyczy wydawania polskich paszportów: można sobie wybrać dzień i godzinę na spotkanie w konsulacie; w przypadku wydawania paszportów istnieje wymóg posiadania w tym dokumencie drugiej cechy biometrycznej, czyli odcisków palców.
Jednak - jak podkreślił Zdunowski - system jest tak zaprogramowany, aby osoba ubiegająca się o paszport musiała stawić się w konsulacie tylko jeden raz. Zakładka dotycząca usługi prawnej będzie zawierać informacje np. o rodzaju dokumentów potrzebnych np. do wydania wizy.
Korzystając z niej będzie można również umówić się na osobiste spotkanie w konsulacie. Pierwszą placówką na Wschodzie, gdzie system e-konsulat był testowany, to konsulat generalny w Kaliningradzie. "Sprawdził się, więc zdecydowaliśmy się go wprowadzić we wszystkich konsulatach" - mówi Zdunowski. Dodał, że obecnie w Kaliningradzie aż 95 proc. osób aplikujących o wizy robi to przez internet.
Jeśli chodzi o funkcjonalność e-konsulatu, w USA oraz Kanadzie wykorzystywana jest głównie usługa paszportowa. Na Wschodzie usługa wizowa, co jest związane z wymogiem posiadania tego dokumentu przez np. obywateli rosyjskich czy ukraińskich przy przekraczaniu granicy państw strefy Schengen. Z kolei w Europie praca urzędów konsularnych skupia się np. na pomaganiu Polakom, którzy znaleźli się w trudnej sytuacji.
Docelowo usługa e-konsulatów będzie rozbudowywana tak, by za pomocą internetu można było złożyć wniosek o wydanie karty w ramach funkcjonowania małego ruchu granicznego czy zarejestrować się jako wyborca. Zdunowski zastrzegł jednak, że system e-konsulat jest na etapie wdrażania i nie działa jeszcze we wszystkich placówkach.
Mobilny konsulat to kolejny projekt, który ma m.in. ułatwić kontakt z konsulem. Przewiduje on wyposażenie konsulów w specjalne laptopy, które umożliwią im pracę w terenie. Sprzęt - jak tłumaczy Zdunowski - będzie pełnił rolę tylko przekaźnika danych, nie będzie zawierał poufnych informacji, co nie stwarza zagrożenia w przypadku kradzieży czy zagubienia. Projekt rusza od kwietnia, na początek - w sześciu wybranych placówkach dyplomatycznych na świecie.
Ideą mobilnego konsulatu jest ułatwienie klientom spotkania z konsulem, zwłaszcza tam gdzie na jeden urząd przypada bardzo duży okręg konsularny. Jednak konsul "nie będzie na zawołanie każdego". W teren będzie udawał się w nadzwyczajnych sytuacjach i do miejsc, gdzie wcześniej umówi się z większą liczbą osób. Jako przykład Zdunowski podał sytuację wyrobienia paszportu dla więźnia deportowanego do kraju. "W takiej sytuacji szybciej może załatwić sprawę konsul, który przyjedzie do więzienia, niż więzień do konsula" - powiedział.
Rozmówca podkreślił, że wprowadzanie nowych systemów informatycznych oraz modernizacja już istniejących od ponad dwóch lat odbywa się regularnie. Przykładem jest wprowadzony w połowie ubiegłego roku system informatyczny wydruku paszportów. Miało to związek z wejściem w życie obowiązku wprowadzenia do paszportów drugiej cechy biometrycznej. Z racji tego, że wnioski o paszporty konsulaty przesyłają do Polski drogą elektroniczną, a nie jak wcześniej pocztą, zmniejsza się czas oczekiwania na dokument. Teraz klienci składający wnioski za granicą czekają na paszporty tyle samo ile osoby w kraju - zauważył Zdunowski.