Jednym z problemów związanych z powstaniem wspólnoty mieszkaniowej po przekształceniu wszystkich lokali w odrębną własność w nieruchomości należącej pierwotnie do spółdzielni jest prowadzenie rachunkowości. Niewątpliwie wspólnota ma o wiele łatwiejszą sytuację niż spółdzielnia mieszkaniowa, ponieważ nie dotyczą jej przepisy ustawy o rachunkowości.

Zarządy spółdzielni muszą prowadzić dla poszczególnych nieruchomości odrębną ewidencję rozliczania przychodów i kosztów oraz wpływów i wydatków funduszu remontowego (art. 4 ust. 41 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych).
Zasady rachunkowości, jakie powinna przyjąć wspólnota mieszkaniowa, nie zostały odrębnie uregulowane. Ustawa o własności lokali wskazuje jednak na obowiązek prowadzenia ewidencji pozaksięgowej, która nie została jednoznacznie zdefiniowana. W praktyce nie ma przeszkód, by wspólnota mieszkaniowa prowadziła ewidencję księgową zdefiniowaną w ustawie o rachunkowości i sporządzała na jej podstawie sprawozdanie z prowadzonej działalności oraz ewentualnie sprawozdanie finansowe, modyfikując wzór sprawozdania finansowego zawartego w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości. Zawartość ewidencji księgowej oraz sprawozdania z jej działalności powinny odpowiadać przedmiotowi ewidencji pozaksięgowej, wskazanemu w ustawie o własności lokali.
Zgodnie wobec tego z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości wspólnota powinna przyjąć zakładowy plan kont, który umożliwi prowadzenie ewidencji księgowej.
Obowiązki zarządu
Niewątpliwie wspólnota mieszkaniowa w zakresie ewidencji ma o wiele łatwiejszą sytuację niż spółdzielnia mieszkaniowa, ponieważ nie dotyczą jej przepisy ustawy o rachunkowości. Ustawa o własności lokali nakłada na zarząd lub zarządcę, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, prowadzenie dla każdej nieruchomości wspólnej ewidencji pozaksięgowej:
  •  kosztów zarządu nieruchomością wspólną,
  •  zaliczek uiszczanych na pokrycie kosztów zarządu,
  •  rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.
Okresem rozliczeniowym wspólnoty mieszkaniowej jest rok kalendarzowy.
Z art. 30 ustawy wynika także, że zarząd ma obowiązek:
  •  dokonywania rozliczeń przez rachunek bankowy,
  •  zwoływania zebrania ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, nie później jednak niż w pierwszym kwartale każdego roku.
Przedmiotem zebrania ogółu właścicieli jest m.in. uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu oraz sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.
W ustawie o własności lokali termin ewidencja pozaksięgowa nie został jednoznacznie zdefiniowany. Jednocześnie z art. 29 u.w.l. wynika, że wspólnoty nie muszą prowadzić ksiąg rachunkowych według zasad określonych ustawą o rachunkowości. Nie dotyczy ich również rozporządzenie ministra finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej. Nie wyklucza to jednak możliwości prowadzenia ewidencji księgowej zamiast pozaksięgowej, określonej w art. 29 ust. 1 u.w.l. Ewidencja działalności wspólnot mieszkaniowych może być zatem prowadzona w formie:
  •  ewidencji pozaksięgowej, określanej we własnym zakresie przez każdą wspólnotę mieszkaniową lub
  •  ewidencji księgowej, która jest nieobowiązkowa.
Zarówno ewidencja pozaksięgowa, jak i księgowa powinny być prowadzone oddzielnie dla każdej wspólnoty mieszkaniowej. Muszą też zapewniać dane niezbędne do oceny prowadzonej działalności, sporządzania deklaracji podatkowych, a także do dokonywania wpłat i wypłat gotówkowych za pośrednictwem rachunku bankowego.
SPRAWOZDANIE FINANSOWE POZWALA NA ZAPREZENTOWANIE WŁAŚCICIELOM
1. przychodów z tytułu należnych wpłat od właścicieli lokali na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną,
2. przychodów z tytułu należnych wpłat od właścicieli lokali na pokrycie kosztów dostarczonych do lokali mediów,
3. pozostałych przychodów i pożytków,
4. kosztów zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności wydatków na:
- utrzymanie porządku i czystości,
- utrzymanie zieleni,
- ochronę,
- konserwacje, naprawy i przeglądy,
- media wykorzystywane w częściach wspólnych nieruchomości,
- ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne,
- wynagrodzenia członków zarządu lub zarządcy,
- wynagrodzenia firmy administrującej
5. kosztów mediów dostarczanych do lokali, a w szczególności:
- gazu (centralne ogrzewanie i ciepła woda),
- zimnej wody i odprowadzenia ścieków,
- wywozu nieczystości,
6. przychodów funduszu remontowego i funduszy celowych oraz wydatków z tych funduszy;
7. stanu rozrachunków (należności i zobowiązań);
8. stanu środków pieniężnych, ich przychodów i rozchodów;
9. stanu środków funduszu remontowego oraz funduszy celowych.
Przedmiot ewidencji pozaksięgowej
W prowadzonej ewidencji wspólnota powinna rejestrować wszystkie koszty ponoszone przez wspólnotę, przychody i pożytki związane z tymi kosztami, posiadane środki pieniężne oraz rozrachunki z dostawcami, odbiorcami, urzędami i współwłaścicielami i wszystkie pozostałe rozrachunki:
Koszty zarządu nieruchomością wspólną (wymienione w art. 14 u.w.l.) można podzielić na
  •  wydatki na remonty i bieżącą konserwację, poniesione w związku z utrzymaniem w należytym stanie budynków i znajdujących się w nich wind, domofonów, urządzeń sygnalizacyjno-alarmowych (alarmy, kamery i inne urządzenia zabezpieczające lub służące ochronie mienia wspólnego), koszty usług remontowych, wydatki na bieżącą konserwację, także wartość kupionych przez wspólnotę i zużytych materiałów:
  •  opłaty za wodę i energię w części dotyczącej nieruchomości wspólnej (koszty zużycia wody ciepłej i zimnej, elektryczności, gazu),
  •  podatki i inne opłaty publicznoprawne (m.in. podatek od nieruchomości, opłaty skarbowe, podatek od czynności cywiloprawnych i inne opłaty o charakterze publicznoprawnym, kary i grzywny orzeczone w trybie administracyjnym i karnym skarbowym),
  •  utrzymanie porządku i czystości - wydatki za wywóz śmieci i innych odpadów, usługi dezynsekcji i deratyzacji, koszty założenia i utrzymania zieleni, krzewów i drzew ozdobnych oraz inne związane z tym wydatki, przykładowo związane z nawożeniem lub nawadnianiem zieleni, drzew i krzewów,
  •  wynagrodzenia członków zarządu i zarządcy oraz osób doraźnie zatrudnionych do prac związanych z zarządzaniem nieruchomością wspólną (w kwocie brutto należnych im wynagrodzeń) oraz składki na ubezpieczenia społeczne i inne narzuty na wynagrodzenia,
  •  pozostałe koszty - wydatki za dozór nieruchomości wspólnej, opłaty i odsetki bankowe, odsetki z tytułu zwłoki w spłacaniu zobowiązań, wydatki na zbiorczą antenę, opłaty za telewizję kablową oraz inne wydatki poniesione w związku z utrzymaniem nieruchomości wspólnej, np. kary i grzywny obciążające wspólnotę mieszkaniową.
Przychody wspólnot
Przychody wspólnot mieszkaniowych stanowią przede wszystkim pobierane od właścicieli lokali opłaty na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zwłaszcza określone w art. 15 ust. 1 u.w.l. zaliczki w formie opłat bieżących, płatne z góry do 10 dnia każdego miesiąca na rachunek bankowy wspólnoty. Wielkość tych opłat powinna uwzględniać rzeczywiste koszty za poprzedni rok kalendarzowy, ich przewidywany wzrost w okresie (roku), na który są ustalane. Pożytki i inne przychody z nieruchomości wspólnej służą również pokrywaniu wydatków związanych z jej utrzymaniem. W części przekraczającej te potrzeby przypadają - w myśl art. 12 ust. 2 u.w.l. - właścicielom lokali w stosunku do ich udziałów. W takim samym stosunku właściciele ponoszą wydatki i ciężary związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej w części nieznajdującej pokrycia w pożytkach i innych przychodach. Uchwałą właścicieli lokali można ustalić zwiększenie ich obciążenia z tytułu posiadania lokali użytkowych, jeżeli uzasadnia to sposób korzystania z nich. Można zatem wyodrębnić dwie grupy przychodów wspólnoty mieszkaniowej:
  •  opłaty bieżące na pokrycie zarządu nieruchomością wspólną (określone w art. 15 ust. 1 u.w.l.) oraz
  •  pozostałe przychody z innych tytułów niż określone w art. 15, przykładowo - czynsze za wynajmowanie (wydzierżawianie) nieruchomości wspólnej, odsetki z tytułu zwłoki w zapłacie należności, otrzymane odszkodowania z tytułu ubezpieczeń majątkowych nieruchomości wspólnej za szkody spowodowane zdarzeniami losowymi oraz nieodpłatnie otrzymane składniki majątku rzeczowe lub pieniężne, także przychody ze sprzedaży nieruchomości wspólnej oraz przedawnione zobowiązania wobec kontrahentów wspólnoty.
Przedmiotem ewidencji - zarówno pozaksięgowej, jak i księgowej są również:
  •  operacje dokonywane za pośrednictwem prowadzonego dla każdej wspólnoty rachunku bankowego (art. 30 ust. 1 pkt 1 u.w.l),
  •  rozrachunki z właścicielami lokali tworzącymi wspólnotę mieszkaniową oraz innymi osobami fizycznymi lub prawnymi z tytułu dokonywanych przez nich świadczeń na rzecz wspólnoty,
  •  rozrachunki o charakterze publicznoprawnym z tytułu podatków, składek na ubezpieczenia społeczne i innych tytułów publicznoprawnych.
Plan kont wspólnoty
W celu prowadzenia ewidencji zarząd wspólnoty mieszkaniowej powinien opracować plan kont. Zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 1 ust. 1 pkt 3) zakładowy plan kont ustala:
  •  wykaz kont księgi głównej,
  •  przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń,
  •  zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej.
Sprawozdanie finansowe
Zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, jest obowiązany składać właścicielom lokali roczne sprawozdanie ze swojej działalności. Wspólnota natomiast nie musi sporządzać na koniec roku sprawozdania finansowego. Prowadzenie ewidencji księgowej umożliwia jej jednak sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego, które powinno obejmować bilans, rachunek wyników oraz dodatkowo zestawienie poniesionych kosztów i sprawozdanie z gospodarowania funduszem remontowym i funduszami celowymi.
Wspólnota mieszkaniowa powinna zdecydować w uchwale o sposobie rozliczenia różnicy między przychodami a kosztami w roku obrotowym. Różnicę tę wspólnota może osiągnąć z tytułu:
  •  zarządu nieruchomością wspólną - powinna zwiększać odpowiednio jej przychody lub koszty w następnym roku obrotowym,
  •  dostarczanych mediów do lokali - powinna być rozliczana z każdym właścicielem lokalu indywidualnie na podstawie ustalonych przez właścicieli lokali zasad rozliczania mediów,
  •  gospodarowania funduszem remontowym zwiększa stan środków funduszu remontowego w następnym roku obrotowym,
  •  gospodarowania funduszami celowymi powinna być rozliczana z każdym właścicielem lokalu indywidualnie, po zakończeniu inwestycji.
Pożytki, pozostałe przychody i koszty operacyjne oraz przychody i koszty finansowe, jakie osiągnęła wspólnota w danym roku obrotowym zwiększają odpowiednio przychody lub koszty utrzymania nieruchomości wspólnej.
Gdyby natomiast wspólnota zdecydowała się na prowadzenie ewidencji zgodnie z ustawą o rachunkowości, to w świetle art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości rachunkowość wspólnoty obejmuje:
  •  przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,
  •  prowadzenie na podstawie dowodów księgowych ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
  •  okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
  •  wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
  •  sporządzanie sprawozdań finansowych,
  •  gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
  •  poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.
MARIUSZ KARWOWSKI
Autor jest pracownikiem Katedry Rachunkowości Menedżerskiej SGH i MAC Auditor Sp. z o.o.
gp@infor.pl
Podstawa prawna
■ Ustawa z 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (Dz.U. z 2001 r. nr 4, poz. 27 ze zm.).
■ Ustawa z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 80, poz. 903, ze zm.).
■ Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).
■ Rozporządzenie ministra finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej.
Wykaz kont księgi głównej wspólnoty mieszkaniowej / DGP
Sprawozdanie finansowe wspólnoty mieszkaniowej za rok 2007 / DGP