Koszty prac związanych z oznaczeniem przedmiotu odrębnej własności lokali są refundowane z budżetu państwa. Podstawowym jednak warunkiem jest wybranie wykonawców zgodnie z przepisami prawa zamówień publicznych. Podmioty niepubliczne, takie jak spółdzielnia mieszkaniowa, muszą stosować prawo zamówień publicznych, o ile zamówienie jest finansowane z udziałem środków, których przyznanie jest uzależnione od zastosowania procedury udzielania zamówienia określonej w ustawie. A w art. 41 ust. 1 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych nałożono właśnie na spółdzielnie mieszkaniowe obowiązek niezwłocznego podjęcia czynności i prac umożliwiających oznaczenie przedmiotu odrębnej własności lokali. Prace te mają prowadzić do takiego przygotowania dokumentów dotyczących nieruchomości, by umożliwić spółdzielniom ustanawianie odrębnej własności lokali. Prowadzenie prac i podejmowanie czynności wynikających z art. 41 u.s.m. jest możliwe wyłącznie w odniesieniu do nieruchomości spółdzielni o uregulowanym i jednolitym stanie prawnym. Muszą one zatem stanowić własność spółdzielni lub być przedmiotem użytkowania wieczystego. Przy tym koszty zleconych przez spółdzielnie uzasadnionych czynności i prac prowadzących do umożliwienia oznaczenia przedmiotu odrębnej własności lokali, określonych w art. 41 ust. 4 u.s.m., refunduje z budżetu państwa wojewoda. Podstawowym warunkiem zrefundowania kosztów jest jednak wyłonienie wykonawców prac zgodnie z przepisami prawa zamówień publicznych (art. 41 ust. 6 u.s.m.). Żeby więc dostać refundację kosztów, spółdzielnie muszą przygotować dokumenty finansowe oraz potwierdzające wykonanie czynności i prac, o których mowa w art. 41 ust. 4 u.s.m. Wniosek spółdzielnia powinna złożyć do wojewody właściwego ze względu na jej siedzibę. Ponadto procedury prawa zamówień publicznych spółdzielnie muszą stosować, gdy łącznie zostaną w jakimś przypadku spełnione trzy przesłanki wymienione w ustawie:
  •  ponad 50 proc. wartości udzielanego zamówienia jest finansowane ze środków publicznych,
  •  wartość zamówienia jest równa lub przekracza tzw. wartości unijne (dla dostaw i usług jest to 137 tys. euro dla administracji centralnej, 211 tys. euro dla samorządów; dla robót budowlanych natomiast - 5 278 mln euro),
  •  przedmiotem zamówienia są roboty budowlane obejmujące wykonanie czynności w zakresie inżynierii lądowej lub wodnej, budowy szpitali, obiektów sportowych, rekreacyjnych lub wypoczynkowych, budynków szkolnych, budynków szkół wyższych lub budynków wykorzystywanych przez administrację publiczną lub chodzi o usługi związane z takimi robotami budowlanymi.
EWA GRĄCZEWSKA-IVANOVA