Cena kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie pozwala na upowszechnienie e-podań. Zaufany profil może upowszechnić elektroniczne pisma administracyjne do urzędów gmin.
Elektroniczne skrzynki podawcze, które miały zinformatyzować urzędy gmin i umożliwić składanie przez obywateli e-dokumentów, są puste. Do żadnego z urzędów, z którymi się skontaktowaliśmy, nie trafiło jeszcze nigdy elektroniczne pismo w sprawie administracyjnej. Urzędnicy samorządowi mówią: to jest prawdziwa klęska.

Przykład nie idzie z góry

– W tym roku nie dostaliśmy na elektroniczną platformę nawet jednego podania od mieszkańca gminy – mówi Mariusz Żukowski, zastępca wójta gminy Narew (4 tys. mieszkańców, woj. podlaskie).
– Podobnie było w 2008 roku. Gmina otrzymała środki unijne na informatyzację, za które kupiono komputery. Stworzono system obiegu dokumentów, ale na platformę nie wpływają jednak dokumenty administracyjne od indywidualnych osób. To jest dla pracowników urzędu gminnego niezrozumiałe, są środki techniczne, ale nie używa się ich zgodnie z przeznaczeniem.
Teraz w urzędzie skanowane są jedynie dokumenty papierowe.
– Mimo że wprowadzamy je do elektronicznego obiegu, to i tak musimy rejestrować wszystkie dokumenty w kancelarii. Byłoby dobrze, gdyby urząd wojewódzki przysyłał do nas materiały w formie elektronicznej, ale tego nie robi. Przykład nie idzie z góry – tłumaczy urzędnik samorządowy.
Wyjaśnia, że wszystkie dokumenty, które krążą między urzędami w terenie, są papierowe. Od czasu do czasu przychodzą tylko maile z opiniami.



Urzędy są przygotowane

– Jesteśmy gotowi do odbierania urzędowych pism od mieszkańców, ale oni nie korzystają z platformy – tłumaczy Mariusz Żukowski.
Z kolei Arkadiusz Nowak, odpowiedzialny za informatyzację w Urzędzie Gminy w Mińsku Mazowieckim (13,3 tys. mieszkańców, woj. mazowieckie), mówi:
– Ani w tym roku, ani w latach poprzednich nigdy nie dostaliśmy na naszą elektroniczną platformę podania od mieszkańca albo jakieś firmy, którego celem byłoby załatwienie sprawy administracyjnej. Podobnie nie otrzymujemy od urzędów wojewódzkich dokumentów w formie elektronicznej. Oczywiście urząd jest zinformatyzowany i przygotowany na e-dokumenty. Przeszkodą w ich upowszechnieniu jest konieczność posiadania przez petenta kwalifikowanego podpisu elektronicznego – dodaje informatyk.
Nasz urząd przesyła jedynie akty prawne do redakcji Dziennika Urzędowego w postaci dokumentów elektronicznych za pomocą modułu komunikacyjnego „E-Dziennik”, podpisując je kwalifikowanym e-podpisem – uzupełnia Lech Sędek, zastępca wójta w Mińsku Mazowieckim.
Podobnie jest w gminie Żórawina w woj. dolnośląskim.
– Nigdy na naszą elektroniczną skrzynkę nie wpłynęło od osób fizycznych albo podmiotów gospodarczych pismo w formie dokumentu elektronicznego – podaje Maria Firecka, sekretarz gminy w Żurawinie (8 tys. ludzi, woj. dolnośląskie). Gmina chce zachęcić do e-kontaktów z władzą lokalną.
– Wkrótce sołtysi zostaną wyposażeni w laptopy. Być może uda się uruchomić w gminie zainteresowanie e-podaniami – dodaje sekretarz.
Nie inaczej jest w gminie Wiązowna (10 tys. mieszkańców, woj. mazowieckie).
– Na elektroniczną skrzynkę, która działa od maja 2008 r. nie wpłynęło żadne e-pismo – informuje Janusz Budny, naczelnik Wydziału Administracji i Spraw Obywatelskich w Urzędzie Gminy Wiązowna.
Uzupełnia, że pokutuje jeszcze stereotyp o konieczności osobistego załatwiania spraw urzędowych za pomocą dokumentów papierowych.
– Ludzie mają zakodowane, że przyjście do urzędnika daje większą gwarancję załatwienia konkretnej sprawy. Nie bez znaczenia jest też cena elektronicznego podpisu kwalifikowanego, czyli 200–300 zł – dodaje Janusz Budny.



Posłowie pracują

Obecnie Sejm pracuje nad nowelizacją ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i kodeksu postępowania administracyjnego. Nowe rozwiązania mają zliberalizować przepisy o elektronicznych formach aktów administracyjnych i podań obywateli. Zmiany w k.p.a. przewidują też możliwość wydawania decyzji i postanowień w formie elektronicznej. Obywatele będą też mogli wnosić podania do urzędów, czyli żądania, wyjaśnienia, odwołania i zażalenia, także pocztą elektroniczną już bez kwalifikowanego podpisu.
– Istotne złagodzenie wymogów formalnych w stosunku do uczestników postępowania oraz wprowadzenie obowiązków w zakresie wykorzystania dokumentów elektronicznych przez organy administracji doprowadzą do upowszechnienia poczty elektronicznej – ocenia dr Marek Świerczyński z kancelarii Baker&McKenzie.
Agata Pastuchow-Brzezińska z kancelarii TGC Corporate Lawyers jest mniej optymistyczna:
– Wiele pism wymaga załączenia oryginałów dokumentów lub ich poświadczonych kopii. Niestety, nowe przepisy nie zajmują się tą kwestią. Dlatego też w praktyce może okazać się, że ciągle łatwiej jest udać się do urzędu pocztowego i nadać podpisany wniosek na poczcie, niż wysłać wniosek w formie elektronicznej i uzupełniać go w papierowe załączniki.

Nowa szansa

– Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom społecznym, MSWiA zaproponowało w nowelizowanej ustawie o informatyzacji nową metodę uwierzytelniania klientów administracji – Zaufany Profil. To będzie darmowe narzędzie udostępnione przez elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej ePUAP. Umożliwi ono składanie pism do administracji bez konieczności stosowania podpisów elektronicznych – wyjaśnia Witold Drożdż, wiceminister MSWiA.
Aby móc posługiwać się tym narzędziem, obywatel lub przedsiębiorca po założeniu konta (profilu) na platformie ePUAP, uda się do urzędu, gdzie zostanie uwierzytelniony w platformie ePUAP na podstawie dokumentu tożsamości – dodaje wiceminister.
Na nowe przepisy czekają samorządowcy, a przede wszystkim mieszkańcy gmin.