Sporządzenie dokumentów w formie aktu notarialnego nie zawsze daje gwarancję ich bezpiecznego przechowywania. Komenda Wojewódzka Policji w Lublinie prowadzi obecnie dochodzenie w sprawie odnalezienia 25 teczek z dokumentami (w tym aktami notarialnymi) w kontenerze na śmieci. Krajowa Rada Notarialna stoi na stanowisku, że dokumenty zostały umieszczone na śmietniku przez osobę niebędącą reprezentantem notariuszy. W takich sytuacjach notariusze mogą być nawet pozbawieni prawa prowadzenia kancelarii. Jeśli będą mieć więcej szczęścia, otrzymają naganę, upomnienie lub karę pieniężną. W szczególnych przypadkach możliwa jest również odpowiedzialność karna i cywilna.
Notariusze są zobowiązani do przechowywania dokumentów przy zachowaniu bardzo rygorystycznych norm. Reguluje je rozporządzenie z 12 kwietnia 1991 r. w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych oraz przekazywania na przechowanie dokumentów sądom rejonowym. Oryginały aktów, testamentów i protokołów, a także odpisy dokonanych protestów oraz księgi notarialne nie mogą być wydawane w żadnym wypadku poza lokal kancelarii. Stronom dokonującym czynności przed notariuszem są natomiast wydawane odpisy, wypisy i wyciągi.
– Zarówno oprawione oryginały dokumentów, jak i księgi notarialne przechowywane są w kancelarii notarialnej przez okres 10 lat, po czym notariusz przekazuje je do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego ze względu na siedzibę kancelarii – mówi notariusz Renata Greszta, członek Krajowej Rady Notarialnej.
Notariusze starają się dochować wszelkich starań, aby dokumenty były należycie przechowywane.
– W naszej kancelarii oryginały aktów notarialnych są przechowywane w ognioodpornych kasach pancernych – podkreśla notariusz Piotr Banderski. Niektóre kancelarie przygotowują nawet specjalnie zabezpieczone pomieszczenia.
– Dokumenty przechowujemy w archiwum zaopatrzonym w antywłamaniowe i przeciwpożarowe okna i drzwi. Nawet w przypadku włamania byłoby niezwykle trudno dostać się do tego pomieszczenia – wskazuje notariusz Maciej Celichowski.
Jak podkreślają notariusze dla bezpieczeństwa dokumenty nie są wynoszone z kancelarii nawet w celu ich oprawy. Oryginały nie trafiają również na biurka prowadzących śledztwa prokuratorów. Jeśli chcą oni zrobić jakieś ekspertyzy, wszystko odbywa się w siedzibie kancelarii notarialnej.
2 lata pozbawienia wolności maksymalnie grozi notariuszowi, który niszczy, czyni bezużytecznymi lub usuwa powierzone mu dokumenty
Podstawa prawna
Ustawa z 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (Dz.U. z 2008 r. nr 189, poz. 1158 z późn. zm.).