Przez 10 lat od dnia sporządzenia dokumentu notariusz musi go przechowywać w swojej kancelarii. Jeśli oryginał trafi w niepowołane ręce, grożą mu za to nawet dwa lata pozbawienia wolności.
Sporządzenie dokumentów w formie aktu notarialnego nie zawsze daje gwarancję ich bezpiecznego przechowywania. Komenda Wojewódzka Policji w Lublinie prowadzi obecnie dochodzenie w sprawie odnalezienia 25 teczek z dokumentami (w tym aktami notarialnymi) w kontenerze na śmieci. Krajowa Rada Notarialna stoi na stanowisku, że dokumenty zostały umieszczone na śmietniku przez osobę niebędącą reprezentantem notariuszy. W takich sytuacjach notariusze mogą być nawet pozbawieni prawa prowadzenia kancelarii. Jeśli będą mieć więcej szczęścia, otrzymają naganę, upomnienie lub karę pieniężną. W szczególnych przypadkach możliwa jest również odpowiedzialność karna i cywilna.
Notariusze są zobowiązani do przechowywania dokumentów przy zachowaniu bardzo rygorystycznych norm. Reguluje je rozporządzenie z 12 kwietnia 1991 r. w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych oraz przekazywania na przechowanie dokumentów sądom rejonowym. Oryginały aktów, testamentów i protokołów, a także odpisy dokonanych protestów oraz księgi notarialne nie mogą być wydawane w żadnym wypadku poza lokal kancelarii. Stronom dokonującym czynności przed notariuszem są natomiast wydawane odpisy, wypisy i wyciągi.
– Zarówno oprawione oryginały dokumentów, jak i księgi notarialne przechowywane są w kancelarii notarialnej przez okres 10 lat, po czym notariusz przekazuje je do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego ze względu na siedzibę kancelarii – mówi notariusz Renata Greszta, członek Krajowej Rady Notarialnej.
Notariusze starają się dochować wszelkich starań, aby dokumenty były należycie przechowywane.
– W naszej kancelarii oryginały aktów notarialnych są przechowywane w ognioodpornych kasach pancernych – podkreśla notariusz Piotr Banderski. Niektóre kancelarie przygotowują nawet specjalnie zabezpieczone pomieszczenia.
– Dokumenty przechowujemy w archiwum zaopatrzonym w antywłamaniowe i przeciwpożarowe okna i drzwi. Nawet w przypadku włamania byłoby niezwykle trudno dostać się do tego pomieszczenia – wskazuje notariusz Maciej Celichowski.
Jak podkreślają notariusze dla bezpieczeństwa dokumenty nie są wynoszone z kancelarii nawet w celu ich oprawy. Oryginały nie trafiają również na biurka prowadzących śledztwa prokuratorów. Jeśli chcą oni zrobić jakieś ekspertyzy, wszystko odbywa się w siedzibie kancelarii notarialnej.
2 lata pozbawienia wolności maksymalnie grozi notariuszowi, który niszczy, czyni bezużytecznymi lub usuwa powierzone mu dokumenty
Podstawa prawna
Ustawa z 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (Dz.U. z 2008 r. nr 189, poz. 1158 z późn. zm.).
Komentarze (15)
Pokaż:
NajnowszePopularneNajstarszeA wiara w ustawowy zapis o nieskazitelności charakteru to jak życie pokazuje - naiwność.Poza tym usprawniło by to przesył dokumentów np. do Sądów. W Niemczech dokumenty dotyczące np. rejestracji sp. z o.o. w całości i tylko drogą elektroniczną przesyła do Sądu notariusz.
tylko ze za te oplaty maksymalne jak ty to nazwales udzielaja cale masy (porad) za ktore powinienes zaplacic gruba kase u adwokata albo radcy ale tego nikt juz nie widzi. Wiec te tysiac czy dwa za sporzadzenie aktu i udzielenie wszelkich informacji to naprawde niewiele. Chyba ze doliczasz notaruszowi do jego wynagrodzenia daniny publiczne ktore pobiera to wtedy z 1000,- robi sie 2000,- albo i wiecej, ale to nie wina notariusza. Taksa notarialna w 90% przypadkach to koszt do 500,- np za zalozenie sp z oo z min kapitalem notariusz pobiera ok300,- + podatki w sadzie zostawic musisz dodatkowo za wpis 1500,- wiec kto tu zdziera.
PRZECIEŻ TO WOŁA O POMSTĘ DO NIEBA !!! - ODPOWIEDZIALNY ZA TO POWINIEN BYĆ WYRZUCONY DYSCYPLINARNIE ZE SKUTKIEM NATYCHMIASTOWYM, Z ZAKAZEM PEŁNIENIA PODOBNYCH STANOWISK PRZEZ NAJMNIEJ 5 LAT!!!
Chyba ,że sądy i notariaty należy w Polsce traktować jako INSTYTUCJE NIEPOWAŻNE - przepraszam nie wiedziałem o tym.
Wystarczy na przykład być specem od nielegalnej inwigilacji...np.PODSŁUCHÓW!!
Internauci z numerem zewnętrznym zaczynającym się na cyfrę 83 bądź IP (tego na G.Prawnej pewna nie jestem) coś wiedzą na ten temat na pewno...
Ciekawe jest to forum...choćby ze względu na ten istotny, wydaje się, fakt...
Czy ma to coś wspólnego z aplikacją notarialną albo dzisiejszym egzaminem?
Tego na pewno nie można wykluczyć zważywszy,że dla niektórych aplikacja notarialna zaczęła się w roku w którym postanowili kogoś nękać pluskwam,tzn.2007 roku...
Zapewne jedna z takich pluskiew wylądowała w centrum Warszawy...