Kluczową kwestią dla wspólnot mieszkaniowych jest odpowiedź na pytanie, czy muszą prowadzić księgi rachunkowe.

Aby rozstrzygnąć ten problem, trzeba sięgnąć do przepisów o podatku dochodowym, do ustawy o rachunkowości, a także o własności lokali.

Można prowadzić księgi

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję rachunkową zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Z kolei art. 29 ustawy o własności lokali stanowi, że zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, musi prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej określoną przez wspólnotę ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Wyjaśnienie tych przepisów można odnaleźć w interpretacji wydanej przez Drugi Urząd Skarbowego w Bielsku-Białej z 7 sierpnia 2006 r. (nr PDP/423-7/06). Naczelnik urzędu wyjaśnia w niej, że art. 29 zwalnia wspólnoty mieszkaniowe z prowadzenia ewidencji według zasad rachunkowości zapisanych w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości i rozporządzenia ministra finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej.

Zgodnie z interpretacją (PDP/423-7/06) nie oznacza to jednak, że wspólnota nie może prowadzić ewidencji na zasadach określonych w tej ustawie i przywołanym rozporządzeniu. Sposób ustalenia zasad prowadzenia ewidencji księgowej zależy wyłącznie od uchwały podjętej przez członków wspólnoty mieszkaniowej.

Rachunkowość

Jeżeli więc zostanie podjęta decyzja o prowadzeniu ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości (będzie to konieczne, jeśli wspólnota zechce prowadzić działalność gospodarczą), trzeba się do tego przygotować.

Jest to o tyle ważne, że za ewentualne błędy w wprowadzeniu ksiąg rachunkowych i rozliczeń podatkowych odpowiada co do zasady kierownik jednostki, czyli tu - zarząd lub zarządca. Nie zwalnia od takiej odpowiedzialności prowadzenie rozliczeń przez biuro rachunkowe. Ewentualne opłaty, kary i zaległości urząd skarbowy egzekwuje bezpośrednio od podatnika. W przypadku ksiąg rachunkowych, nawet jeżeli obowiązki w tym zakresie są powierzone innej osobie i jest to potwierdzone pisemnie, kierownik jednostki odpowiada z tytułu nadzoru nad ich wykonaniem.

Warto pamiętać, że nawet prowadzenie ksiąg rachunkowych wbrew przepisom ustawy lub podawanie w nich nierzetelnych danych zagrożone jest - zgodnie z ustawą o rachunkowości - grzywną lub karą więzienia do lat dwóch albo obydwiema tymi karami łącznie.

Przygotowanie dokumentacji

W większości przypadków księgi rachunkowe prowadzone są za pomocą programu komputerowego. Jednak ustawa o rachunkowości nie wyklucza prowadzenia księgowości np. za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, tzw. księgowości ręcznej. Wymaga to od księgowego większych kwalifikacji niż w przypadku prowadzenia księgowości za pomocą specjalnego programu. Jest to również bardzo pracochłonne, ponieważ ustawa o rachunkowości nakłada wiele dodatkowych obowiązków. Do ich spełniania przystosowane są odpowiednie programy księgowe, które automatycznie generują pewne rodzaje dokumentów.

Polskie prawo bilansowe nakłada obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w języku i walucie polskiej. Dlatego też każda transakcja, która zostanie przeprowadzona w innej walucie, musi być ujęta w księgach w złotych polskich. Księgi powinny być prowadzone w siedzibie jednostki. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy prowadzenie księgowości zostanie zlecone jednostce lub osobie uprawnionej do świadczenia takich usług. Jeśli zaistnieje taki przypadek i księgi rachunkowe nie będą prowadzone w siedzibie jednostki, to jej kierownik musi powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg. Powinien to uczynić w terminie 15 dni od wydania ksiąg.

Niezależnie od sposobu i miejsca prowadzenia ksiąg, będą one zawsze składały się z tych samych elementów. Wymienia je art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym księgi rachunkowe obejmują: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Przed założeniem ksiąg rachunkowych należy pamiętać o sporządzeniu odpowiedniej dokumentacji księgowej. Konieczne jest opracowanie polityki rachunkowości, za którą odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości obejmuje ona przede wszystkim:

  •  określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
  •  spis wszystkich metod wyceny aktywów i pasywów, bez względu na to, czy ustawa daje możliwość wyboru czy nie oraz ustalanie wyniku finansowego.

Dokumentacja księgowa musi też opisywać sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych. Między innymi powinna przedstawiać wykaz kont księgi głównej, przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

Plan kont

Istotna będzie konstrukcja zakładowego planu kont. Jeżeli operacje gospodarcze nie są odpowiednio klasyfikowane, tworzone na ich podstawie sprawozdanie finansowe nie będzie rzetelnie odzwierciedlało sytuacji finansowej i majątkowej jednostki. Tymczasem jest to jedna z podstawowych zasad rachunkowości.

Plan kont musi uwzględniać przede wszystkim specyfikę wspólnoty mieszkaniowej. Należy rozbudować ewidencję, która będzie w największym stopniu wykorzystywana, a pozostałą część - zminimalizować.

W tym wypadku trzeba zwrócić uwagę na fakt, że w praktyce wspólnoty mieszkaniowe nie posiadają majątku trwałego. Będzie to oznaczało brak kont z zespołu 0. Konieczna natomiast będzie rozbudowa kont rozrachunków, czyli zespołu 2. Wynika to z faktu, że wspólnota będzie rozliczała się zarówno z dostawcami usług czy materiałów, właścicielami lokali, członkami zarządu czy z urzędem skarbowym.

Ważną decyzją będzie również wybranie sposobu ewidencji kosztów operacyjnych. Do tego przeznaczone są dwie grupy kont: 4 i 5. Co do zasady możliwe są trzy warianty:

  •  w układzie rodzajowym, z wykorzystaniem włącznie kont zespołu 4 Koszty według rodzajów (podstawą klasyfikacji jest przedmiot zakupu),
  •  w układzie funkcjonalnym, gdy operuje się jedynie na kontach zespołu 5 Koszty według typów działalności - (podstawą klasyfikacji jest cel zakupu),
  •  ewidencjonowanie równocześnie na kontach zespołu 4 i 5.

ELEMENTY KSIĄG RACHUNKOWYCH

■  Dziennik

Powinien zawierać chronologicznie ujęte zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Musi być tak prowadzony, by umożliwiał uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób ich dokonywania powinien umożliwiać jednoznaczne powiązanie zapisów ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.

■  Konta księgi głównej

Muszą zawierać zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów dokonuje się w kolejności chronologicznej.

■  Konta ksiąg pomocniczych

Zawiera się na nich zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Na kontach ksiąg pomocniczych można w ciągu okresu sprawozdawczego stosować - obok lub zamiast jednostek pieniężnych - jednostki naturalne. Należy wówczas sporządzić na koniec okresu sprawozdawczego zestawienie zapisów dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych w jednostkach naturalnych i ustalić ich wartość.

■  Zestawienie obrotów i sald

Sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego - na podstawie zapisów na kontach księgi głównej. Powinno ono zawierać co najmniej symbole lub nazwy kont, salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco, od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, a także sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.

Należy też co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządzać zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.

■  Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz)

Musi być potwierdzony inwentaryzacją, jeżeli wcześniej nie były prowadzone księgi rachunkowe w sposób określony ustawą. W takim przypadku pozycje inwentarza powinny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia poszczególnych pozycji bilansu otwarcia. Składniki aktywów i pasywów wycenia się według zasad określonych w ustawie o rachunkowości.

W sytuacjach przypadkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Warto pamiętać, że decyzja, jaka zostanie podjęta w tym zakresie, będzie miała wpływ na rodzaj tworzonego wariantu rachunku zysków i strat. Ustawa o rachunkowości wyróżnia dwa warianty: porównawczy lub kalkulacyjny. Obydwa odmiennie prezentują koszty i przychód. Wariant kalkulacyjny pokazuje wyłącznie koszty bieżącej działalności obejmujące koszty wytworzonej sprzedanej produkcji, a także koszty zarządu i koszty sprzedaży. Wariant porównawczy pokazuje koszty i przychody według ich rodzajów (np. wynagrodzenia, zużycie materiałów i energii).

Jeżeli natomiast korzysta się z kont wyłącznie w układzie funkcjonalnym (konta zespołu 5), będą tworzyły rachunek zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym. Jednostkom, które ewidencjonują koszty w układzie rodzajowym, pozostaje wariant porównawczy rachunku zysków i strat.

Funkcjonowanie kont

Wszystkie zdarzenia, przykładowo otrzymanie faktury, wpłata czynszu czy powstanie zobowiązania lub należności, muszą znaleźć odzwierciedlenie w księgach rachunkowych. Właśnie do tego celu służą konta rachunkowe, które muszą posiadać swój numer, nazwę. Konto księgowe ma dwie strony. Lewą stronę nazywaną Debet (Dt) lub Winien (Wn), a wprowadzane po niej wartości określa się jako obciążenie konta (zapisanie w jego ciężar). Prawą natomiast nazywa się Credit (Ct) lub Ma, a zapisane po niej operacje określa się jako uznanie konta.

Natomiast saldo konta to różnica między obrotami debetowymi i kredytowymi.

Konta księgowe podzielić można na:

  •  bilansowe do ewidencji składników aktywów i pasywów,
  •  pozabilansowe.

Salda kont bilansowych wykazywane są w sprawozdaniu finansowych w bilansie. W stosunku do tego rodzaju kont funkcjonuje zasada podwójnego zapisu. Polega ona na tym, że każda operacja zapisywana jest na dwóch kontach (w niektórych przypadkach na większej liczbie kont) po ich przeciwnych stronach w tej samej kwocie.

Informacje z kont pozabilansowych wykazywane są w sprawozdaniu finansowym jedynie w informacji dodatkowej. Natomiast ewidencja na tych kontach polega na dokonaniu jednostronnego zapisu w momencie wystąpienia zdarzenia. Przykładowo kontami pozabilansowymi są konta z zespołu 0 dotyczące obcych środków trwałych. Wprowadza się je do ewidencji pozabilansowej w przypadku ich dzierżawy czy najmu.

W zależności od tego, czy dane konto odzwierciedla stan aktywów czy pasywów, funkcjonuje ono w odmienny sposób. Warto więc pamiętać, że stan początkowy jego zwiększenia w przypadku:

  •  kont pasywów ewidencjonuje się po stronie Ma,
  •  kont aktywów ewidencjonuje się po stronie Wn.

Natomiast zmniejszenia:

  •  kont pasywów ewidencjonuje się po stronie Wn,
  •  kont aktywów ewidencjonuje się po stronie Ma.

Dowody księgowe

Podstawą ujęcie operacji gospodarczych w księgach rachunkowych są dowody księgowe.

Dowody zewnętrzne dzielą się na obce, czyli takie, które zostały otrzymane od kontrahentów, i własne, czyli przekazywane przez spółkę w oryginale kontrahentom (np. faktura VAT). Z kolei dowody wewnętrzne dokumentują operacje wewnątrz jednostki (np. wypłata wynagrodzenia członkom zarządu - na podstawie uchwały).

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

  •  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  •  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
  •  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
  •  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
  •  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  •  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jeżeli w dowodach księgowych wewnętrznych występują błędy, mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, tak aby skreślone wyrażenia lub liczby nadal pozostały czytelne. Następnie osoba upoważniona powinna wpisać prawidłową informacji oraz datę poprawki wraz ze swoim podpisem podpisu. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Nie jest również dopuszczalne dokonywanie przeróbek i wymazywanie danych w dowodach księgowych. Warto również pamiętać, że nie wolno poprawiać dowodów obcych i dowodów własnych, które zostały już przekazane kontrahentom.

Inwentaryzacja aktywów i pasywów

Tworzenie sprawozdania finansowego na koniec roku obrotowego musi być poprzedzone inwentaryzacją. Jest to zespół działań, które mają na celu weryfikację stanu faktycznego posiadanych aktywów i pasywów z zapisami w księgach rachunkowych.

Ustawa o rachunkowości nakazuje dokonanie takiej weryfikacji na dzień bilansowy, jednak w wielu przypadkach termin ten jest dotrzymany, jeżeli inwentaryzację rozpocznie się trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy do 15 dnia następnego roku. Ustawa zastrzega jednak, że ustalenie stanu musi nastąpić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Możliwość wcześniejszego rozpoczęcia działań nie obejmuje aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości.

Polskie prawo bilansowe w stosunku do niektórych składników majątku zezwala za mniejszą częstotliwość weryfikacji, ale w zasadzie nie dotyczy to wspólnot mieszkaniowych.

Ponieważ wspólnoty mieszkaniowe nie posiadają majątku trwałego, przeprowadzenie inwentaryzacji jest stosunkowo proste. Będzie dotyczyło przede wszystkim: środków pieniężnych (w kasie i na rachunku bankowym), materiałów, zobowiązań i należności, a także takich pasywów jak np. fundusz remontowy.

Sposoby weryfikacji

Środki pieniężne, a także papiery wartościowe (np. obce czeki i weksle) w kasie należy zinwentaryzować drogą spisu z natury. W tym celu kierownik (np. zarząd) jednostki powołuje komisją inwentaryzacyjną. Jednak w czasie przeprowadzanych przez nią działań niezbędna będzie obecność kasjera, czyli osoby materialnie odpowiedzialnej. Komisja przelicza wszystkie znajdujące się w kasie banknoty oraz monety i wpisuje je do protokołu. W razie ujawnionych różnic należy je zaewidencjonować w księgach i ustalić osoby za nie odpowiedzialne.

Środki na rachunku bankowym weryfikuje przez potwierdzenie salda przez bank, w tym przypadku termin weryfikacji jest wydłużony. Istotne jest również, aby na dzień bilansowy jednostka zweryfikowała konto „Środki pieniężne w drodze”. Jeżeli posiada na dzień bilansowy w ewidencji księgowej tego typu aktywa, musi je zweryfikować na podstawie dostępnych dokumentów.

W przeciwieństwie do środków pieniężnych na inwentaryzację rozrachunków jest więcej czasu - można to bowiem uczynić w ostatnim kwartale roku obrotowego. Jedną z możliwości jej przeprowadzenia, najbardziej właściwą, jest weryfikacja sald. W tym celu wierzyciel może żądać od kontrahenta potwierdzenia stanu należności na piśmie. Powinien on wysłać w dwóch egzemplarzach tzw. potwierdzenie sald (wykaz pozycji wskazujące na wykaz należności), z których jeden będzie mu odesłany. Dokument należy jednak odpowiednio przygotować, co oznacza, że powinny być w nim zawarte dane wystawcy, odbiorcy oraz te dotyczące faktury, z której wynika należność. Musi też zawierać pieczęć, datę wystawienia dokumentu, a także podpis wystawcy. Kontrahent potwierdza zgodność salda lub zgłasza zastrzeżenia. Jeżeli więc pojawią się rozbieżności, należy ustalić przyczyny tego stanu rzeczy. Mogą one wynikać np. z przeoczeń i braku wprowadzenia do ksiąg rachunkowych informacji o spłacie należności (potwierdzone wyciągiem bankowym) lub błędów w zaksięgowaniu faktury. Obowiązek przeprowadzenia takiej weryfikacji zgodnie z prawem bilansowym spoczywa na osobie wierzyciela. Weryfikacja należności od członków wspólnoty może natomiast nastąpić poprzez wysłanie informacji o stanie ich rozliczeń ze wspólnotą.

Z kolei weryfikacji pasywów, takich jak rezerwy czy funduszy remontowych, dokonuje przede wszystkim za pomocą weryfikacji dokumentów.

Sprawozdanie i deklaracje

Na koniec okresu sprawozdawczego wspólnota mieszkaniowa musi zamknąć konta i sporządzić sprawozdanie finansowe. Będzie się ono składało z trzech elementów: bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej.

Do bilansu przenosi się salda kont zespołu 1 - Kasa, 2 - Rozrachunki i rozliczenia, 3 - Materiały i towary, 6 - Rozliczenia międzyokresowe, 8 - Kapitały, rezerwy i wynik finansowy. Ponieważ wspólnoty nie posiadają środków trwałych, pominięte zostały konta z zespołu 0 - aktywa trwałe. Salda z kont aktywnych przenoszone są do aktywów bilansu, a z kont pasywnych do pasywów bilansu. W przypadku występowania podwójnych sald, saldo po stronie Wn zaliczamy do aktywów, natomiast Ma do pasywów.

Do rachunku zysków i strat przenosi się natomiast salda z kont wynikowych zespołów 4 lub 5 i 7.

Na sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego jednostka ma trzy miesiące od dnia bilansowego. Po tym czasie sprawozdanie powinno zostać przedstawione organom zatwierdzającym. Ustawa o rachunkowości wymaga, aby zatwierdzenia dokonać nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego.

Oprócz rozliczeń rachunkowych wspólnoty mieszkaniowe muszą rozliczyć się z urzędem skarbowym. W tym celu składa się do 31 marca roczne zeznanie CIT-8 o wysokości osiągniętego (poniesionej straty) dochodu za rok podatkowy.

Przypomnijmy również, że w ciągu roku podatnicy zobowiązani są do wpłat zaliczek miesięcznych na podatek dochodowy do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Zaliczkę za grudzień w wysokości należnej za listopad uiszcza się w terminie do 20 grudnia.

Warto pamiętać, że od początku 2007 roku nie składa się miesięcznych deklaracji C-2.

AGNIESZKA POKOJSKA

agnieszka.pokojska@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

■  Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. nr 54, poz. 654 ze zm.).

■  Ustawa z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 80, poz. 309 ze zm.).

■  Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).

■  Rozporządzenie ministra finansów z 29 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz.U. nr 137, poz. 1539 ze zm.).