Nie. Nie jest to jedyna dozwolona dziś forma zawiadamiania o zebraniach właścicieli lokali w dużej wspólnocie mieszkaniowej. Jest wprawdzie przepis w ustawie o własności lokali mówiący, że o zebraniu członków wspólnoty zarząd lub profesjonalny zarządca powinien zawiadomić każdego właściciela na piśmie, przynajmniej na tydzień przed wyznaczonym terminem (art. 32 ust. 1 u.w.l.), ale nie znaczy to wcale, że trzeba angażować do tego pocztę. W zawiadomieniu należy oczywiście podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. W wypadku zaś zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali zarząd musi wskazać treść tej zmiany (art. 32 ust. 2 u.w.l.). To wszystko wymaga zamieszczenia na co najmniej jednej kartce, ale wystarczy przecież wpisać konieczne informacje do komputera, wydrukować w odpowiedniej liczbie egzemplarzy (w państwa wspólnocie byłoby to 119 albo nawet mniej stron, jeżeli nie wszystkie lokale w budynku zostały już sprzedane) i wysłać dozorcę lub pracownika firmy zarządzającej na obchód mieszkań. Osoba roznosząca zawiadomienia powinna mieć również listę wszystkich członków wspólnoty, ponieważ lokatorom, którzy są najemcami, nie zostawia się zawiadomień o zebraniu właścicieli lokali. Na takiej liście osoba przyjmująca zawiadomienie może składać podpis. Tym samym zarząd lub zarządca odnosi podwójna korzyść - zawiadomił zainteresowanych i ma na to dowód, na wypadek gdyby ktoś narzekał, że nie dostał koniecznej informacji. Pocztą trzeba wysyłać zawiadomienia o zebraniach tylko tym członkom wspólnoty, którzy nie mieszkają w należących do nich lokalach. Dotyczy to zarówno osób fizycznych (np. pana Iksińskiego, który kupił lokal użytkowy, ale wynajmuje go pani Igrekowskiej), jak i prawnych (np. pierwotnego właściciela-dewelopera, który działa w formie spółki z o.o., jeśli nie wyodrębnił jeszcze wszystkich lokali, albo gminy, która ma w budynku jeszcze kilka mieszkań). Wszyscy oni powinni zostawić zarządowi lub zarządcy adres do doręczeń po to, żeby wspólnota mogła z nimi korespondować. Nie tylko zresztą w sprawie zebrań. Wysyłanie listów - czy to zwyczajnych, czy poleconych - żeby zawiadomić o zebraniu członków wspólnoty mieszkających na miejscu jest czystą stratą czasu i pieniędzy na koperty i znaczki. Właściciele lokali powinni więc zaprotestować przeciwko temu na najbliższym zebraniu. Skutek powinien być taki, że zarząd lub zarządca zaprzestanie tej praktyki, za którą płacą przecież członkowie wspólnoty. Proszę jednak pamiętać, że wysyłanie zawiadomień to jedno z rutynowych zajęć, które nazywają się czynnościami zwykłego zarządu. Zarząd czy zarządca wykonuje je samodzielnie (art. 22 ust. 1 u.w.l.). Nie musi w takich sprawach pytać o zgodę wspólnoty. Jeśli więc założyć, że wysyłanie zawiadomień pocztą jest wygodne dla zarządzających wspólnotą lub daje im poczucie, że właściciele nie zaskarżą żadnej uchwały wspólnoty z powodu, że nie zostali prawidłowo zawiadomieni o zebraniu, to będą się oni bronić argumentem, że mają do tego prawo. Proszę jednak replikować, że wysyłanie listów zamiast roznoszenia zawiadomień jest dowodem niegospodarności zarządu i że każdy właściciel lokalu ma prawo i obowiązek współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną, więc może namawiać zarząd lub zarządcę do zmiany sposobu działania (art. 27 u.w.l.).

DNJ