Autorzy raportu zalecają szeroki program szkoleń dla pracowników sądów, którzy kontaktują się z obywatelami. Szkolenia powinny obejmować zasady komunikacji interpersonalnej oraz standardy rozmowy (także telefonicznej) z interesantem.

W każdym sądzie powinny być również wyznaczone odpowiednio przeszkolone osoby do pomocy osobom niepełnosprawnym, bo - jak się okazuje - gdzieniegdzie szwankuje jeszcze gwarantowany Konstytucją i konwencjami ONZ dostęp do sądu osoby niepełnosprawnej.

PAP poznała treść tego raportu przed jego oficjalną publikacją, we wtorek. Badanie zasad, sposobów i profesjonalnego poziomu komunikacji sądów z obywatelami odbyło się jesienią zeszłego roku, pozostały czas to analiza wniosków. Badanie objęło 39 polskich sądów - zarówno apelacyjnych, okręgowych jak i rejonowych.

Wiadomo już, że resort sprawiedliwości w niedługim czasie chce przedstawić na specjalnej konferencji prasowej swoje pomysły na polepszenie komunikacji sądu z obywatelami.

Generalny wniosek z badania, to duża różnorodność rozwiązań stosowanych przez polskie sądy w zakresie komunikacji. "Wiele jest efektem +twórczości własnej sądów+, zarówno w pozytywnym, jak i negatywnym sensie" - czytamy w opracowaniu. Powraca temat konieczności zorganizowania w każdym sądzie punktu obsługi interesanta - nie wszędzie takie punkty funkcjonują. Czasem brak nawet tablicy ściennej, na której można byłoby znaleźć wszystkie wokandy z danego dnia.

Z dokonanej w raporcie analizy pism sądowych wynika, że nie odpowiadają one ogólnie przyjętym standardom zarówno pod kątem ich treści, jak i niekiedy formy. "Ankietowani zgłosili najwięcej zastrzeżeń co do języka używanego w pismach, braku informacji precyzyjnie wyjaśniających polecenia w nich zawarte, a także konsekwencje niezastosowania się do wydanych pouczeń i poleceń" - głosi raport.

Na podstawie tych uwag autorzy opracowali nowe wzory pism, zindywidualizowane w zależności od adresata pisma i łączące oficjalny charakter pisma urzędowego z wartościami informacyjnymi dla obywatela (np. treść pouczenia, czytelne wskazanie danych kontaktowych sądu, co bywało nieczytelne).

W oparciu o opinie ankietowanych i analizę pism sądowych, raport postuluje: całkowitą rezygnację z formularzy uzupełnianych odręcznie - zamiast tego "firmowy papier" z nadrukowaną na piśmie nazwą i danymi odpowiedniego wydziału sądu zamiast pieczątki; każde wezwanie/zawiadomienie do obywatela powinno wskazywać: kto jest wzywany, w jakim charakterze, w jakiej sprawie jest się wzywanym (sprawa cywilna, z czyjego powództwa, przeciw komu, sprawa karna, przeciw komu, itp.; w jakim celu jest się wzywanym (np. na przesłuchanie, czy badanie); dokładne określenie miejsca i czasu przesłuchania; informację, czy obecność jest obowiązkowa czy nie; "pismo powinno być opatrzone formułami grzecznościowymi, jak "Szanowny Panie", "Z poważaniem" itp." - głosi rekomendacja. Musi też być informacja o konieczności wzięcia ze sobą dowodu tożsamości oraz o tym, kiedy można się ubiegać o zwrot kosztów dojazdu do sądu.

Według raportu, w 15 proc. przypadków na stronie internetowej sądu nie było nawet adresu, na który można by było wysłać e-mail. Także zaledwie w 15 proc. badanych sądów na stronie internetowej sądu dostępna była e-wokanda. W kilku kolejnych sądach funkcjonowanie e-wokandy jest dopiero w planach - na stronie pojawiał się komunikat "Strona w przygotowaniu".

Raport zaleca, by zarządzający sądem zadbali o zamieszczanie na stronie internetowej sądu adresów e-mail do prezesa sądu i do sekretariatów poszczególnych wydziałów; założenie odrębnego adresu e-mail, który będzie służył wyłącznie do celów informacyjnych, lub specjalnego formularza kontaktowego, ze wskazaniem na stronie internetowej sądu, że w ten sposób można zwrócić się do sądu z prośbą o informacje. "Ważna jest też dbałość o podstawowe zasady dotyczące formy korespondencji, takie jak użycie form grzecznościowych na początku i na końcu odpowiedzi, pismo z użyciem polskich znaków, przejrzystość graficzna odpowiedzi" - czytamy.

Gdy chodzi o kontakt telefoniczny z sądem autorzy raportu zauważają, że obywatel zwracający się do sądu zapewne tą drogą wybrał ją zapewne nie bez przyczyny, bo np. nie może udać się osobiście do sądu lub też nie ma dostępu do internetu, więc on także powinien uzyskać wyczerpującą informację.

W raporcie zamieszczono też listę wzorów pism procesowych, które powinny być do pobrania ze strony www każdego sądu: np. pozew, odpowiedź na pozew, sprzeciw od wyroku zaocznego; formularz oświadczenia o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania z informacją jak należy go wypełnić; przykładowy druk wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych i wniosku o ustanowienie pełnomocnika z urzędu; przykładowy druk usprawiedliwienia nieobecności na rozprawie; druki przelewów bankowych (przekazów pocztowych) z wydrukowaną nazwą sądu i numerem sądowego rachunku bankowego (dla ułatwienia uiszczania opłat sądowych, zaliczek na wydatki, a także grzywien i kar pieniężnych) i kilkanaście innych formularzy.